Trudno wyobrazić sobie działalność nowoczesnej firmy bez korzystania z wygodnych i zazwyczaj tanich usług dostępnych online. Ich przewaga nad instalowanym oprogramowaniem jest taka, że są dostępne na dowolnym komputerze z dostępem do Sieci. Wymiana sprzętu w firmie nie stanowi więc żadnego problemu, gdyż nie ma wpływu na dostęp do programów online. I właśnie dlatego warto wiedzieć jak usługi „w chmurze” rozliczać w firmie.
Zdjęcie royalty free z Fotolia | Autorem tekstu jest Sebastian Bobrowski z inFakt.pl
Dlaczego rozliczanie usług „w chmurze” jest ważne?
Podatek dochodowy obliczany na zasadach ogólnych lub liniowo daje prawo do rozliczania kosztów uzyskania przychodu. Są to takie wydatki, które da się powiązać z działalnością firmy (mówiąc językiem przepisów: zostały poniesione w celu uzyskaniu przychodu, zachowania lub zabezpieczenia jego źródła). Każdy koszt rozliczony w firmie przyczynia się do obniżenia podatku dochodowego, dlatego pomijanie jakiegokolwiek wydatku, który można rozliczyć jest wysoce nieopłacalne. Skutkuje koniecznością zapłaty wyższego podatku dochodowego.
Druga kwestia to VAT. Firma zarejestrowana jako czynny podatnik VAT ma prawo obniżać VAT od sprzedaży (należny) odejmując od niego VAT od zakupów (naliczony). Gdy VAT od sprzedaży nie występuje (np. dlatego, że nie ma sprzedaży) to nadwyżkę VAT-u od zakupów można wypłacić, wnioskując do urzędu skarbowego o zwrot. W praktyce skutkuje to dokonywaniem zakupów bez VAT – w cenach netto. Jeśli więc sprzedawca danej usługi wystawia faktury zawierające VAT, to zdecydowanie należy należy je rozliczać w ramach firmy – o ile tylko są powiązane z jej działalnością.
Kiedy usługa „w chmurze” spełnia kryteria kosztu?
W związku z tym może pojawić się pytanie jakie kryteria usługa online musi spełnić, żeby można ją było rozliczyć w firmie.
Przede wszystkim, musi ona służyć osiągnięciu przychodu lub zachowaniu (zabezpieczeniu) jego źródła. To kryterium może spełnić praktycznie każda usługa, którą da się w działalności wykorzystać, np. hosting i utrzymanie domeny, poczta e-mail, płatne serwisy ogłoszeniowe i aukcyjne, narzędzia do marketingu internetowego, pakiety biurowe online, narzędzia graficzne online, narzędzia do analityki internetowej, itd.
Jednocześnie, w kosztach nie można rozliczyć tych usług, które służą potrzebom prywatnym przedsiębiorcy, jak np. gry online. Chyba że aspektem działalności jest np. publicystyka dotycząca gier online.
Usługi „w chmurze” od dostawców z Polski
Stosunkowo najprostsza sytuacja z rozliczaniem usług online występuje wtedy, gdy dostawca ma siedzibę w Polsce i ta siedziba obsługuje polskich klientów. Chodzi o to, by na dokumencie sprzedaży widniały dane firmy z polskim adresem. Wówczas:
- faktura na pewno jest zgodna z polskimi przepisami (jeśli nie jest, to jest to wynikiem błędu, który można poprawić błędy notą korygującą lub fakturą korygującą),
- jeśli sprzedawca jest VAT-owcem, to można odliczyć VAT z faktury – na usługi elektroniczne obowiązuje stawka 23%.
Dla usług online obowiązuje standardowy termin wystawiania faktur i rozliczania z nich VAT-u. A zatem fakturę należy wystawić do 15 dnia od końca miesiąca, w którym miało miejsce wykonanie usługi. Nabywca może odliczyć VAT w okresie przypadającym na termin wykonania usługi lub w dwóch kolejnych okresach.
Oczywiście, może się tak zdarzyć, że firma posiada oddział, czy przedstawicielstwo w Polsce, zaś sama usługa ma polską wersję językową, ale dane sprzedawcy na fakturach nie zawierają polskiego adresu. W takiej sytuacji wydatek na usługę należy rozliczyć tak, jak usługi importowane, czyli kupione od zagranicznego dostawcy.
Usługi online zakupione poza Polską
Nieco inaczej sytuacja wygląda w przypadku zakupu usługi online od sprzedawcy, który nie ma siedziby w Polsce. Tę kwestię można podzielić na współpracę z firmami z UE oraz mającymi siedzibę poza unią.
1. Usługi „w chmurze” od firm z UE
- Rejestracja jako podatnik VAT-UE
W przypadku zakupu usługi od firmy z UE trzeba pamiętać o rejestracji jako podatnik VAT-UE. Dokonuje się tego za pomocą VAT-R, czyli tego samego formularza, którym dokonuje się rejestracji VAT. Tutaj warto zaznaczyć, że firmy korzystające ze zwolnienia z VAT nie tracą go dokonując rejestracji jako podatnik VAT-UE.
Po dokonaniu zgłoszenia, polski przedsiębiorca może posługiwać się numerem NIP-UE, czyli polskim NIP-em poprzedzonym oznaczeniem PL (ten numer bywa też nazywany numerem VAT-UE lub VAT-EU, ew. lub europejskim numerem VAT). Uzyskany numer musi pojawić się na dokumencie sprzedaży wystawianym przez zagranicznego dostawcę usług.
Zakup usług zagranicznych nie wymaga wypełniania i składania formularza VAT-UE.
- Uzyskanie właściwego dokumentu potwierdzającego sprzedaż
Z uwagi na to, że na terenie UE zasady fakturowania są ujednolicone, polski przedsiębiorca nie powinien mieć problemów z uzyskaniem właściwego dokumentu potwierdzającego zakup. Należy pamiętać, aby na dokumencie znalazły się zwłaszcza dane obu stron transakcji wraz z ich numerami VAT-UE (NIP-UE), opis usługi, kwota, a także data wystawienia i data wykonania usługi (jeśli jest określona i różni się od daty wystawienia).
Tak sporządzony dokument może służyć jako podstawa do rozliczenia kosztu, przy czym oczywiście kwotę w obcej walucie należy przeliczyć na złotówki według średniego kursu NBP danej waluty z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu (w związku z tym faktem mogą pojawić się też różnice kursowe, które także trzeba rozliczyć – ta kwestia nie jest opisana w tym artykule).
- Usługi zagraniczne – specyficzne rozliczenie VAT
Na dokumencie uzyskanym od zagranicznego sprzedawcy nie ma ani stawki, ani kwoty VAT. Dzieje się tak dlatego, że w przypadku usług importowanych, do rozliczenia VAT-u jest zobowiązany nabywca – a nie sprzedawca. Jak dokonać polski nabywca powinien rozliczyć VAT?
Do kwoty figurującej na fakturze od zagranicznej firmy należy doliczyć VAT według stawki, która obowiązuje w Polsce dla tego rodzaju usług (zwykle jest to 23%). Czynny podatnik VAT może doliczony w ten sposób podatek ująć zarówno w rejestrze sprzedaży, jak i zakupów, dzięki czemu transakcja jest neutralna podatkowo – nie trzeba płacić dodatkowej kwoty VAT do urzędu skarbowego.
W nieco gorszej sytuacji są firmy zwolnione z VAT, które nie mają prawa do odliczania VAT-u od zakupów. Muszą one doliczyć VAT podobnie jak czynni VAT-owcy, ale ten podatek odprowadzają do urzędu skarbowego. Wraz z tym faktem, składają deklarację VAT-9M. VAT doliczony w takich okolicznościach może stanowić koszt uzyskania przychodu.
Kiedy trzeba dopełnić obowiązków związanych z VAT? Rozliczenia trzeba dokonać albo według terminu wykonania usługi, albo według terminu zapłaty – o ile zapłata nastąpiła przed wykonaniem usługi. Termin wystawienia faktury przez zagranicznego sprzedawcę nie ma wpływu na termin rozliczenia VAT w przypadku usług importowanych.
2. Usługi „w chmurze” od firm spoza UE
Oczywiście, istnieje duża szansa, że przydatna i niezbędna usługa online nie jest świadczona przez firmę z siedzibą na terenie UE. Z pewnością istnieje sporo narzędzi „w chmurze”, które są tworzone i obsługiwane np. w USA. Czy ten fakt wyklucza opcję rozliczenia zakupu usługi w kosztach?
Nie. Również zakupy spoza UE mogą być rozliczane w firmie, przy czym tylko wówczas, gdy spełnione są pewne kryteria.
W związku z zakupem od firmy spoza UE nie ma konieczności rejestracji jako podatnik VAT-UE – ten obowiązek dotyczy tylko transakcji pomiędzy firmami ze wspólnoty. Co za tym idzie, nie ma także konieczności posługiwania się numerem NIP-UE w kontaktach np. z firmami z USA.
Z kolei rozliczenie VAT dla usług importowanych wygląda tak samo, niezależnie od tego z jakiego kraju poza Polską pochodzi sprzedawca. W przypadku zakupu poza UE również to nabywca rozlicza VAT, który następnie ujmuje zarówno w sprzedaży, jak i w zakupach. Podatnik zwolniony z VAT natomiast składa VAT-9M i wpłaca podatek do urzędu.
Właściwy dokument potwierdzający zakup jest niezbędny
Jaka kwestia może być problematyczna w przypadku zakupu od firmy spoza UE? Chodzi przede wszystkim o właściwy dokument potwierdzający zakup.
Z uwagi na odmienne przepisy dotyczące dokumentowania transakcji, nie ma pewności, że firma np. z Indii, czy z RPA wystawi dokument, który spełnia kryteria dla polskiej faktury. O ten fakt trzeba się upomnieć u sprzedawcy.
Czy jeżeli sprzedawca odmawia lub nie daje technicznych możliwości wystawienia właściwego dokumentu sprzedaży, to należy zrezygnować z rozliczenia kosztu? Niekoniecznie. Istnieje szansa, że na podstawie innej dokumentacji urzędnicy uznają fakt poniesienia kosztu. Tę dokumentację mogą stanowić potwierdzenia zapłaty, czy wydruki z konta użytkownika danej usługi. Co do tego nie ma jednak pewności, więc należy zachować ostrożność.
Czy podatek u źródła może dotyczyć usług elektronicznych?
Ostatnia kwestia związana z zakupami od firm zagranicznych to mało znana danina określana jako podatek u źródła (ang. withholding tax). Podatek u źródła musi niekiedy pobrać nabywca zagranicznej usługi – może wynosić do 20% płaconej kwoty. Tutaj nie ma znaczenia, czy sprzedawca ma siedzibę na terenie UE, czy też poza wspólnotą. Dotyczy on jednak tylko określonych przepisami transakcji, do których należą m.in.:
- przychody z praw autorskich (np. sprzedaż licencji, tekstu, filmu, zdjęć),
- przychody ze sprzedaży know-how (wiedzy wynikającej z doświadczenia w dziedzinie przemysłowej, handlowej, czy naukowej),
- przychody z użytkowania urządzeń przemysłowych, handlowych lub naukowych,
- usługi doradcze, księgowe, badania rynku, prawne, reklamowe, przetwarzania danych, HR.
Czy usługi online mogą podlegać podatkowi u źródła? Z dużą dozą prawdopodobieństwa można założyć, że w większości przypadków nie, jeśli chodzi np. o hosting, utrzymanie domen, e-mail, narzędzia biurowe, czy graficzne. Jednak np. usługa doradcza (nawet jeśli jest udzielana zdalnie), czy też zakup logo od grafika z Indii, może podlegać podatkowi u źródła. Na szczęście można go uniknąć. W jaki sposób?
Aby uniknąć podatku u źródła trzeba dysponować certyfikatem rezydencji podatkowej sprzedawcy. To dokument, który potwierdza, że dana firma lub osoba opodatkowuje swoje przychody w danym kraju. Np. w Polsce taki certyfikat można uzyskać składając w urzędzie skarbowym formularz CFR-1.
Sebastian Bobrowski
Dyrektor finansowy
Pracuje w firmie inFakt, oferującej usługę księgową w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym ze stałym dostępem do dokumentów i kurierem w cenie. Oprócz tego inFakt oferuje Program do Fakturowania i Program do Księgowości online oraz usługę Zakładania Firmy.
