Od momentu założenia własnej firmy, sposoby bycia kimś bardziej produktywnym stały się dla mnie czymś priorytetowym. Znałem już kilka prostych technik wyznaczania celów, dokładnego planowania i wybiegania myślami, ale co z tego, jeśli nie przynosiły mi efektów.
Zacząłem się więc zastanawiać, co zrobić, aby to zmienić. Jak wyrobić w sobie nawyki, które zwiększą moją produktywność pamiętając jednocześnie o czasie wolnym dla siebie oraz o tym, że dobra ma tylko 24 godziny? Wnioski z tych rozmyślań zebrałem poniżej.
Zdjęcie royalty free z Fotolia
Po kilkunastu miesiącach praktykowania, własnych doświadczeń, przemyśleń i popełnianych przeze mnie najczęściej błędów, stworzyłem listę 6 zasad bycia bardziej produktywnym. Pomogła mi ona nabrać świadomości, że nie sztuką jest robić dużo każdego dnia, ważne natomiast jest by robić to, co najważniejsze.
1. Wyrób w sobie nawyk planowania
To chyba jeden z najważniejszych nawyków, jaki wyrobiłem w sobie na przełomie ostatnich lat. Stanowi on fundament, na którym możesz budować kolejne kondygnacje dalszego rozwoju. Jak go wyrobiłem? Założyłem sobie, że co sobotę będę zasiadał do swojego kalendarza, aby zaplanować nadchodzący tydzień. Zajmowało mi to około 20 minut wraz z czasem, który poświęcałem na rozmyślanie oraz głowienie się, co w tym tygodniu jest do zrobienia na pierwszym miejscu. Oczywiście były to „luźne” notatki, bo nie zawsze wszystko dało się zaplanować.
Żeby zajrzeć do planu, który przygotowałem wczoraj, kładłem kalendarz w miejsce, na które patrzę każdego poranka. Dla mnie było to biurko, przy którym działam codziennie rano. Szybki rzut oka i już wiedziałem, co i kiedy należy zrobić. Aby poradzić sobie z negatywnymi myślami, które często próbowały odciągnąć mnie od porannego przeglądu zadań, nie zastanawiając się wiele po prostu siadałem i przeglądałem kalendarz. Pozwoliło mi to wyrobić w sobie nawyk, który dziś jest już czymś naturalnym.
2. Planuj każdy poranek, dzień, tydzień, miesiąc
Kolejnym krokiem na drodze zwiększania produktywności było stworzenie planu, który pozwoli mi wybiec myślami w przód. To dzięki niemu wiedziałem, co tak naprawdę chce osiągnąć w przyszłym tygodniu czy miesiącu. Plan był dla mnie, jak mapa, która pokazywała mi gdzie dokładnie jestem i ile mnie jeszcze czeka. Sprawdzało się to zwłaszcza w realizowanych przeze mnie projektach, które wymagały większego zaangażowania.
Dla mnie najlepszą porą do planowania i w ogóle podejmowania się bardziej wymagających zadań były godziny wieczorne. To właśnie o tych godzinach potrafiłem siedzieć w pełni skoncentrowany i robić to, co powinno być zrobione.
3. Pamiętaj o priorytetach, którymi chcesz się zająć
Następne w kolekcie były priorytety. Nie chodziło bowiem o to, by robić wszystko. Zależało mi przede wszystkim na robieniu tego, co było dla mnie ważne i przynosiło mi najwięcej korzyści. W tym przypadku zastosowałem dwie techniki, które pomogły mi osiągnąć zamierzony cel.
Pierwszą z nich była metoda 80/20, mówi ona o tym, że 20% czynności, które wykonujemy zajmują nam przeważnie 80% naszego czasu. Zastanowiłem się więc, które z zadań przeze mnie wykonywanych zajmują mi najwięcej czasu. Następnie wykorzystałem kolejną technikę zwaną metodą A, B, C, D. Polegała ona na nadaniu każdemu z zadań swojej rangi. I tak rzeczy najważniejsze zaznaczałem literą A, a te mniej ważne oznaczone były literą D.
4. Czytaj każdego dnia
Jak to mówią: „nie samym chlebem człowiek żyje”, dlatego aby wciąż rozwijać swoje umiejętności i zdobywać nową wiedzę czytałem każdego dnia. Codziennie rano po szybkim rozciąganiu chwytałem w dłoń książkę i czytałem. Żyjemy w czasach, w których z książek może dowiedzieć się jak zacząć biegać, jak gotować, jakich metodyk użyć przy tworzeniu projektów, dosłownie wszystkiego, co tylko przyjdzie nam go głowy. Dlatego, aby z każdym dniem wiedzieć coraz więcej w temacie, którym się interesujesz, czytaj codziennie.
5. Zapisuj każdy swój pomysł w notatniku
Tak niestety zostaliśmy skonstruowani, że nasza pamięć jest mocno ograniczona. Pamiętam wiele sytuacji, w których pojawiające się w mojej głowie pomysły przepadały w mgnieniu oka, gdy chwile później o nich zapominałem. Dlatego, aby zapobiegać takim sytuacjom od dłuższego czasu noszę ze sobą niewielki szkicownik. Należę do osób, które uwielbiają mazać, rysować i malować, kreślić, tworzyć schematy, a do tego szkicownik sprawdza się idealnie.
Gdy tylko w mojej głowie pojawi się pomysł, nawet ten najbardziej absurdalny, sięgam do odpowiedniej zakładki i szybko go zapisuje. Pozwala mi to w wolnej chwili spojrzeć na ideę raz jeszcze, przyjrzeć się jej dokładniej i pomyśleć, co można zrobić z nią dalej.
6. Znajdź swój własny styl pracy
Tak jak wielu jest ludzi na świecie, tak każdy z nas ma swój indywidualny styl i tryb pracy. Jedni wstają godzinę wcześniej, bo lubią pracować rano, jeszcze inni (tak jak ja) wolą przesiadywać przy nocnej lampce. Pamiętaj, że podane przeze mnie informacje to model, który działa u mnie. Potraktuj go jako wskazówkę i dostosuj do swoich potrzeb tak, aby wykorzystać go jak najlepiej.
Mariusz Kowalczyk
Trener rozwoju osobistego
Autor bloga o rozwoju osobistym mariuszkowalczyk.eu. Pasjonat rozwoju osobistego, trener i coach zmiany osobistej w trakcie akredytacji ICF (International Coach Federation). Specjalizuje się w life coachingu, pracując indywidualnie z klientami od ponad 6 lat wspiera ich w procesie dokonywania życiowych zmian.
