7 porad dla wystawiających faktury

Przedsiębiorca nie musi być ekspertem w zakresie księgowości, gdyż jej prowadzenie może zlecić. Musi jednak znać aktualnie obowiązujące zasady wystawiania faktur i śledzić zmiany w tym zakresie, zwłaszcza jeżeli nie zatrudnia osoby odpowiedzialnej za księgowość. Oto 7 praktycznych kwestii, na które trzeba zwracać uwagę wystawiając faktury.

Zdjęcie royalty free z Fotolia

1. Kiedy fakturę trzeba wystawić, a kiedy NIE jest to konieczne?

Mimo że fakturowanie nierozłącznie kojarzy się z prowadzeniem firmy, warto wiedzieć, że faktura jest konieczna tylko w niektórych sytuacjach. Fakturę trzeba wystawić, gdy:

• sprzedawca jest VAT-owcem, a nabywca to inny przedsiębiorca,
• nabywca żąda faktury (wtedy nie ma znaczenia, czy sprzedawca jest VAT-owcem).

W przypadku, gdy nabywca jest osobą prywatną może pojawić się konieczność stosowania kasy fiskalnej. Tę kwestię opisaliśmy w innym artykule na MamStartup.pl. Przy okazji warto pamiętać, że od początku 2014 r. faktury wystawiają również przedsiębiorcy zwolnieni z VAT, którzy wcześniej dokumentowali sprzedaż rachunkami.

2. Faktura na żądanie – do jakiego terminu trzeba ją wystawić?

W kontekście faktury na żądanie warto pamiętać, że przepisy szczegółowo określają do kiedy trzeba ją wystawiać. Przed 2014 r. nie było to sprecyzowane w Ustawie o VAT, więc można było spotkać się z odmową wystawienia faktury. A jak to wygląda obecnie?

Fakturę na żądanie klienta (np. do paragonu) trzeba wystawić w terminie 3 miesięcy licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę. Jeżeli klient zgłosi zapotrzebowanie na fakturę po tym okresie, to jego prośbę można nadal spełnić – ale nie ma już takiego obowiązku.

3. Moment rozliczenia VAT-u zależy od daty sprzedaży, a nie od wystawienia faktury

Przed 2014 r. VAT z faktury należało rozliczyć z chwilą wystawienia faktury (nie później niż w 7 dniu, licząc od wykonania usługi lub sprzedaży towaru), dzięki czemu istniała możliwość wpływania na okres, w którym rozliczało się VAT.

Np. gdy usługa była wykonana 29 maja, to fakturę można było wystawić w maju (i VAT rozliczyć za maj) lub w czerwcu (i VAT rozliczyć za czerwiec). Obecnie zaś w większości przypadków data wystawienia faktury nie ma znaczenia dla momentu rozliczenia VAT.

VAT z faktury sprzedażowej rozlicza się w okresie przypadającym na dostarczenie towaru lub wykonanie usługi. Tym samym, nie jest obecnie możliwe opóźnienie zapłaty VAT przez późniejsze wystawienie faktury.

Od powyższej zasady istnieją jednak wyjątki. Data wystawienia faktury wiąże się z koniecznością rozliczenia VAT w danym okresie w przypadku:

• usług budowlanych,
• drukowania książek, gazet i czasopism,
• dostawy energii elektrycznej, cieplnej, chłodniczej,
• świadczenia usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych,
• świadczenia usług leasingu, najmu i dzierżawy,
• usług ochrony osób i mienia,
• obsługi prawnej i biurowej.

4. Terminy wystawiania faktur – większa swoboda dla przedsiębiorców

Mimo że od początku roku moment rozliczenia VAT-u od sprzedaży nie jest w większości przypadków powiązany z terminem wystawienia faktury, nie oznacza to, że przedsiębiorca może w ogóle nie fakturować lub robić to w dowolnym terminie. Faktura jest nadal niezbędna jako potwierdzenie transakcji i musi zostać wystawiona w odpowiednim terminie.

Faktury trzeba wystawiać:

• Nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru, wykonano lub otrzymano zaliczkę.
• Nie wcześniej niż 30. dnia przed dokonaniem dostawy, wykonaniem usługi lub otrzymaniem zaliczki – tzw. faktura przed sprzedażą.

Przedsiębiorcy przyzwyczajeni do wystawiania faktur od razu, w chwili sprzedaży (lub do 7 dni po transakcji) mogą oczywiście robić tak nadal. Z wydłużonych terminów na wystawienie faktury można korzystać, ale nie trzeba.

5. Data otrzymania faktury ma znaczenie dla nabywcy

Przedsiębiorca wystawiając fakturę musi pamiętać, że obecnie data jej wystawienia jest istotna zwłaszcza dla przedsiębiorcy będącego nabywcą usługi lub towaru, który chce odliczyć VAT z tytułu transakcji. Nabywca może obecnie odliczyć VAT, jeżeli są spełnione 2 warunki:

• sprzedawca wydał mu towar lub wykonał dla niego usługę (a więc powstał obowiązek podatkowy VAT),
• nabywca otrzymał fakturę sprzedażową.

A zatem wystawiając fakturę trzeba pamiętać o tym, że jest ona niezwykle ważna dla nabywcy. Może się okazać, że wystawienie jej 15. dnia miesiąca utrudni klientowi jej rozliczenie w kosztach i odliczenie VAT-u, zatem na pewno będzie jej domagał się wcześniej.

6. Jakie dane umieszczać na fakturze?

Wystawiając fakturę zawsze trzeba zwrócić uwagę, czy zawiera ona wszystkie elementy wymagane przez przepisy. Wadliwa lub nierzetelna faktura jest nieważna. Nie można zapomnieć o następujących elementach faktury:

• pełne dane obu stron transakcji wraz z numerami NIP (w przypadku przedsiębiorców),
• numer faktury oraz data wystawienia i data dostawy towaru lub wykonania usługi (określana często jako „data sprzedaży”),
• nazwa towaru lub usługi, ilość, cena netto, stawka VAT, kwota VAT i cena brutto.

Równie ważna jest wiedza o tym, czego na fakturze NIE trzeba zamieszczać. Są takie elementy, które są w pełni opcjonalne, ale na tyle popularne, że mogą wydawać się niezbędne. Warto wiedzieć, że nie są.

Dane na fakturze niewymagane przez przepisy to:

• nazwa dokumentu, najczęściej „Faktura VAT” lub „Faktura”,
• adnotacje „oryginał” i „kopia” (fakturę wystawia się w dwóch egzemplarzach, ale nie muszą być oznaczane tymi słowami),
• termin i sposób płatności oraz numer konta przedsiębiorcy wystawiającego fakturę,
• podpisy i pieczątki firmowe.

Zwłaszcza ten ostatni element trzeba zapamiętać, gdyż decyduje on o tym, że faktury można wystawiać w formie elektronicznej i wysyłać klientom e-mailem.

Możliwych jest ponadto szereg sytuacji szczególnych, w których pojawia się konieczność zamieszczenia dodatkowych informacji na fakturze np.

• Przedsiębiorcy wykonujący tzw. „eksport usług”, czyli świadczący usługi na rzecz kontrahentów mających siedzibę firmy lub miejsce zamieszkania poza granicami kraju muszą umieścić na fakturze adnotację „odwrotne obciążenie”.
• Jeżeli przedsiębiorca nabywający usługę wystawia fakturę w imieniu sprzedawcy (może to mieć miejsce np. w przypadku importu usług) musi na fakturze zawrzeć opis „samofakturowanie”.
• W przypadku faktur VAT marża na fakturze trzeba umieścić informację „procedura marży” + rodzaj transakcji (towary używane, przedmioty kolekcjonerskie, dzieła sztuki lub usługi biur podróży).
• Przedsiębiorcy rozliczający się metodą kasową powinni umieszczać na fakturach informację „metoda kasowa”.

7. Korygowanie faktur – nie takie trudne, jak może się wydawać

Przedsiębiorca, który odkrył, że na fakturze przekazanej klientowi pojawił się błąd lub na skutek innych okoliczności konieczne jest poprawienie wprowadzonej do obrotu faktury wystawia tzw. fakturę korygującą (inaczej „korektę”). Skorygowanie faktury jest obecnie łatwiejsze, niż było w przeszłości.

W kontekście korekt warto pamiętać o tym, że:

• faktura korygująca nie wymaga podpisu ani sprzedawcy, ani nabywcy – można ją więc wysłać e-mailem,
• na skorygowanym dokumencie nie trzeba umieszczać treści korygowanej – wystarczy zawrzeć w nim nowe, poprawione dane,
• konieczna jest adnotacja na temat przyczyny korekty np. „klient zwrócił towar”, albo „obniżenie ceny w związku z udzielonym rabatem”,
• obecnie nie trzeba posiadać potwierdzenia odbioru przez nabywcę korekty zmniejszającej VAT do zapłaty.

Potwierdzenie odbioru korekty przez klienta było niezbędne do końca 2013 r. Obecnie zaś wystarczy, aby z przechowywanej dokumentacji wynikało, że nabywca jest świadomy warunków transakcji określonej na korekcie. Do tego wystarczą np. wiadomości e-mailowe, czy pocztowe potwierdzenie nadania korekty.

Sebastian Bobrowski

Dyrektor finansowy

Pracuje w firmie inFakt, oferującej usługę księgową w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym ze stałym dostępem do dokumentów i kurierem w cenie. Oprócz tego inFakt oferuje Program do Fakturowania i Program do Księgowości online oraz usługę Zakładania Firmy.