Zdalny onboarding krok po kroku

Zacznijmy od definicji. Czym jest onboarding? OLX Praca podaje, że onboarding to proces, który ma za zadanie pomóc nowemu pracownikowi przejść przez okres wdrożeniowy. Ma sprawić, że nowy członek zespołu szybko odnajdzie się w nowym środowisku, by móc dostarczać wartość swojemu pracodawcy. Onboarding dotyczy zarówno stacjonarnych, jak i zdalnych pracowników. W tym artykule skupimy się na tej drugiej grupie, czyli na rozproszonych zespołach. I zaczniemy od odpowiedzi na pytanie:

Kiedy zacząć onboarding?

Wydawać się może, że proces wdrożenia nowego pracownika w firmowe struktury zaczyna się jego pierwszego dnia pracy. Nic bardziej mylnego. Dobrze przeprowadzony onboarding zaczyna się znacznie wcześniej, bo już na etapie rekrutacji, kiedy publikujemy ofertę pracy i prowadzimy rozmowy rekrutacyjne – to właściwy czas, aby poinformować kandydata o firmowych wartościach i kulturze organizacji oraz przekonać się, czy obie strony do siebie pasują. A mogą przecież nie pasować i lepiej, by okazało się to teraz, niż trzy miesiące później po przejściu okresu próbnego.

Możemy zatem uznać odłożenie onboardingu na pierwszy dzień pracy za błąd. Kolejnym błędem podczas wdrażania nowej osoby do zespołu (czytaj więcej) jest skupienie się wyłącznie na kadrowych sprawach, brak odpowiedniej organizacji, na przykład niewyznaczenie osoby wdrażającej nowego członka zespołu oraz porzucenie pracownika samego sobie. To najszybszy sposób, by zniechęcić nowo zatrudnioną osobę. Nowego członka zespołu trzeba niemal prowadzić za rękę, aby czym prędzej odnalazł się w nowym środowisku.

Dlatego onboarding to proces, który składa się z kilku etapów. Pierwszy, jak ustaliliśmy, rozpoczyna się już podczas rekrutacji i rozmowy kwalifikacyjnej. A drugi…

…trwa jeszcze zanim pracownik pojawi się w biurze

I co należy zrobić w tym czasie? Głównie trzy rzeczy:

Zamknąć sprawy kadrowe. I tu mamy na myśli zawarcie umowy z nowym pracownikiem. Pracując w tradycyjnym, biurowym modelu ten etap można sfinalizować po rozmowie kwalifikacyjnej lub pierwszego dnia pracy. Pracując zdalnie, umowę należy wysłać wcześniej, aby pracownik zdążył podpisać oryginał i odesłać go pracodawcy. Może to zrobić na przykład kurierem. Nie chcemy mieć wyłącznie skanu.

Przekazać niezbędne narzędzia pracy. Pracownicy zdalni często pracują na własnym sprzęcie. Ale nie zawsze! Bywa przecież, że to pracodawca wyposaża domowe biura swoich podopiecznych w niezbędne narzędzia pracy. I jeśli tak jest w Twoim przypadku, warto, abyś zapewnił do nich dostęp nowemu pracownikowi, zanim pierwszego dnia zaloguje się na Slacku czy innym komunikatorze i powie: „Cześć, wszystkim!”. W ten sposób będzie gotowy do pracy już pierwszego dnia. A jaki sprzęt powinieneś zapewnić swojemu pracownikowi? To zależy od specyfiki pracy. Najważniejszy są:

• laptop,
• telefon komórkowy.

Nadać dostępy. Przed pierwszym dniem pracy nowego członka zespołu warto także nadać mu dostępy do oprogramowania umożliwiającego wykonywanie pracy. Zwykle to:

• Skrzynka mailowa
• Komunikator, np. Slack
• Pakiet G-Suit
• Platforma do zarządzania projektami
• Wszystkie inne programy, z których korzystasz w firmie

Wysłać welcome pack. Kto nie lubi dostawać drobnych upominków? I taki warto również wręczyć nowemu pracownikowi. Welcome pack może zawierać na przykład notesy, długopisy, koszulkę z firmowym logo lub kartę upominkową do któregoś sklepu lub serwisu VOD.

A więc tyle masz do zrobienia, zanim pracownik pojawi się pierwszego dnia w wirtualnym biurze. Teraz przyjrzyjmy się, jak powinien wyglądać:

Pierwszy dzień pracy

Pierwszy dzień w nowej firmie zawsze jest stresujący dla nowego członka zespołu, a Twoim zadaniem w tym dniu jest sprawić, aby nowy pracownik poczuł się niemal jak w domu. W tym celu:

Przekaż dostępy. W poprzednim kroku nadałeś loginy i hasła do rozmaitych kont, to teraz przekaż je nowej koleżance lub nowemu koledze. Niech ma na czym pracować.

Przedstaw resztę zespołu. Brzmi trywialnie, ale to ważne, aby nowy pracownik poznał resztę zespołu. I chociaż w przypadku pracy zdalnej to przedstawienie może wydawać się trudne do zrealizowania, wcale takie nie jest. Do dyspozycji masz przecież technologię, a w niej rozmaite komunikatory. Nie mówimy tutaj jedynie o Slacku, bo równie dobrze możesz zorganizować wideokonferencję za pośrednictwem Zooma i w ten sposób przedstawić cały zespół jednocześnie. Warto, aby podczas takiej rozmowy nowy pracownik poznał swojego przełożonego oraz dowiedział się, kto w firmie, za co odpowiada.

Wyznacz osobę odpowiedzialną za wdrożenie nowego pracownika. Buddy, bo tak nazywa się tę osobę, pomoże nowemu członkowi zespołu odnaleźć się w nowym środowisku, przekazując niezbędne informacje na temat funkcjonowania firmy. Dobrze, aby został nim ktoś, kto pełni podobną funkcję, co nowo przyjęta osoba. Głównie dlatego, że Buddy może wówczas stać się mentorem takiego pracownika i uczyć go fachu, jeśli sytuacja tego wymaga.

Zorganizuj spotkanie z bezpośrednim przełożonym. Pierwszego dnia pracy nowy pracownik powinien nie tylko poznać swojego bezpośredniego przełożonego, ale także porozmawiać z nim telefonicznie lub przez Skype’a o zakresie obowiązków i jego oczekiwaniach. Na tym etapie nowy członek zespołu powinien już dobrze wiedzieć, z czego będzie rozliczany i w jaki sposób przełożony będzie monitorować jego postępy.

Onboarding i co dalej? Feedback

Po pierwszym dniu pracy przychodzi kolejny, potem następny, aż wreszcie witamy nowy tydzień. Wtedy właśnie możemy zbadać, jak przebiegł proces wdrożenia nowego pracownika w zespole. I kogo o to pytać? Wdrożonego pracownika, jego bezpośredniego przełożonego i członków zespołu. Sporo tych osób, ale chcemy przecież wyciągnąć różne informacje.

Od wdrażanego pracownika chcemy dowiedzieć się, jak odnalazł się w szeregach firmy. Może coś wciąż jest niejasne i wymaga doprecyzowania. Może okazuje się, że pracownik nie do końca rozumie system premiowy lub sposobu monitorowania postępów. Nigdy się tego nie dowiemy, dopóki nie zapytamy. A więc pytajmy. Poznanie opinii nowo zatrudnionej osoby jest ważne, bo dzięki niej możemy usprawnić proces onboardingu i w przyszłości nie popełniać tych samych błędów.

Od bezpośredniego przełożonego chcemy usłyszeć, czy pracownik rokuje. Zwyczajnie chcemy poznać jego opinię na temat nowego członka zespołu.

Od członków zespołu chcemy usłyszeć, czy jego nowy członek pasuje do reszty, czy odpowiada kulturze organizacyjnej i czy respektuje firmowe wartości.

Zanim klikniesz exit

Onboarding pracownika w tradycyjnym biurze niewiele różni się od onboardingu w biurze wirtualnym. Zasady, korzyści i procedury właściwie są takie same. Zmienia się jedynie formuła. Pracownika trzeba bowiem wdrożyć zdalnie, a zatem skorzystać z innych technologii, niż normalnie korzystalibyśmy w biurze. Oto cała różnica.

Warto zapamiętać:

1. Onboarding to proces, który warto rozpocząć już podczas rekrutacji.
2. Przygotuj pracownika do pierwszego dnia pracy, zanim zaloguje się do wirtualnego biura.
3. Pierwszego dnia pracy zapoznaj nowego członka zespołu z resztą pracowników.
4. Po tygodniu zapytaj nowego pracownika, jak się odnajduje w firmie. Zaproponuj pomoc.

Artykuł powstał we współpracy z marką OLX