O jakich umowach powinien pamiętać startupowiec

Chcesz stworzyć swój pierwszy startup i nie wiesz, o jakich umowach powinieneś pamiętać? Na co od strony prawnej powinien zwrócić każdy przedsiębiorca na początku rozwoju startupu? Odpowiedzi na te pytania szukaj poniżej.

Pomysły i współpraca w grupie

Zanim zaczniemy cokolwiek budować najpierw planujemy. Sami albo w zespole. Ten etap, burzy mózgów, nie podlega ochronie prawnej, ale już np. wspólnie wymyślone i zapisane pewne funkcje czy wizje tak. Dlatego pamiętajmy o tym, żeby sensownie się nimi dzielić. Jak nie zabijać ducha przedsiębiorczości, ale dbać również o ochronę swoich pomysłów?

Jeśli pracujemy w grupie i myślimy wspólnie warto podpisać umowę o zachowaniu poufności. Brzmi groźnie, ale proszę mi wierzyć, że jest to dobra praktyka. Znam też takie przypadki, gdzie osoby podpisywały zakaz konkurencji i w ten sposób chciały być wobec siebie fair i pokazać swoje zaangażowanie. Jeśli masz wspólników warto z nimi porozmawiać, co sądzą o nie angażowaniu się w projekty tematycznie podobne do tego, nad którymi teraz pracujecie i podpisać umowę o zakazie konkurencji.

Gdy pomysły przerodzą się już w konkretne koncepty, funkcje a nawet szkice zaczyna się proces ich selekcji. Zanim przejdziemy do następnego etapu, rozwoju pomysłu na biznes, warto dokonać samodzielnej selekcji i stworzyć zbiorczy dokument, w którym spiszemy swoją wizję, cele,wytyczne i opiszemy wkład autorski poszczególnych osób. Koniec tego etapu jest dobry do tego, by zastanowić się nad proporcjami udziałów w przyszłej firmie albo rozkładem finansowania i np. zobowiązania się wzajemnie do określonych czynności, czy też tego, kto będzie za co odpowiedzialny w kolejnych etapach.

Co jest potrzebne?

• umowa o zachowaniu poufności,
• umowa o zakazie konkurencji,
• dokument podsumowujący projekt i wkłady autorskie.

Finansowanie

Serwisy internetowe są bardzo różne tak samo jak wartość samej inwestycji początkowej związanej z jego stworzeniem. Etap finansowania trzeba zacząć od oszacowania kosztów (także tych związanych z pracą analityka, programistów, grafików, prawnika, księgowego, czy z promocją produktu), terminów i opłacalności inwestycji. Później przechodzimy do ich realizacji.

Bez względu na rodzaj finansowania warto pamiętać o prawidłowym rozliczaniu inwestycji. Dobry księgowy i doradca podatkowy to podstawa. Jeśli rozliczasz projekt unijny koniecznie pomyśl o współpracy z osobą, która takie projekty rozlicza.

Jeśli zdecydujesz się na współpracę z takimi osobami pamiętaj o podpisaniu umowy o świadczenie usług (w umowie tej powinny zostać zakreślone obowiązki, wynagrodzenie i odpowiedzialność tych osób), a z zewnętrznym księgowym dodatkowo podpisz umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych (umowę powierzenia zawieramy wtedy, gdy będziemy przekazywać mu dane osobowe np. naszych pracowników albo klientów będących osobami fizycznymi) Jeżeli księgowym jest pracownik nie ma potrzeby podpisywać z nim umowy powierzenia. W takim przypadku wydajemy upoważnienie do przetwarzania danych osobowych.

Etap finansowania startupu rozpoczyna się z chwilą planowania pierwszych płatnych zleceń i przeważnie się nie kończy, bo wraz z rozwojem serwisu pojawiają się nowe potrzeby, a ich realizację trzeba finansować. Dlatego tak dobrze jest mieć zaufanego doradcę podatkowego.

Co jest potrzebne?

• umowa o świadczenie usług, 
• umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych albo upoważnienie do przetwarzania danych osobowych

Analizy

Widziałam już takie projekty serwisów internetowych, które były na początku analizowane przez analityka IT i takie, których owy analityk nie oglądał w ogóle. To co mogę dodać od siebie, jako obserwatora, to z pewnością to, że praca analityka IT jest przydatna dla programistów i grafików, i dla realizacji pewnej założonej strategii. Pozwala lepiej sprecyzować określone wymagania i potrzeby Twórcy/Twórców serwisu internetowego. Nie zawsze jednak analiza ta jest niezbędna, zwłaszcza jeśli sam jesteś programistą.

Jeśli zdecydujesz się na analityka IT koniecznie podpisz z nim umowę, w której zobowiąże się on m.in. do:

• zachowania poufności, 
• stworzenia dzieła autorskiego (trzeba określić co to będzie, np. szkice, grafy),
• przeniesienia praw autorskich, 
• wykonania analizy osobiście, przy użyciu własnych materiałów i poza Twoją siedzibą (ewentualnie części przez osobę trzecią, ale tylko za Twoją zgodą i tylko z podaniem pełnych danych tej osoby i wskazania co konkretnie ma ta osoba zrobić), 
• respektowania Twojego prawa do wprowadzania uzasadnionych zmian mających wpływ na ostateczny wynik jego pracy,
• dostarczenia dokumentu, jak i załączników w odpowiednich dla Ciebie formatach, 
• realizacji gwarancji.

Analiza analityka IT nie jest jednak jedyną. Warto pomyśleć też o analizie prawnej startupu i analizie opłacalności inwestycji.

Analiza prawna skupia się przede wszystkim na ocenie wymagań przyszłych użytkowników i ustaleniu konkretnych wytycznych, których późniejsza realizacja jest niezbędna do prawidłowego działania (np. pod kątem ochrony prywatności czy złożonych wymagań przepisów sektorowych). Wykonuje się ją po to, by uniknąć problemów na kolejnych etapach i stworzyć jak najlepszy, pod kątem biznesowym i zarazem zgodny z przepisami, produkt.

Analiza opłacalności inwestycji pozwala podsumować m.in wydatki inwestycyjne, przychody i koszty czy wartość rynkową mającego powstać produktu. Analiza ta wykonywana jest wg. ścisłych metodyk i powinna być precyzyjna.

Co jest potrzebne?

• umowa o współpracy z analitykiem IT (pamiętajmy, że mogą powstać dzieła autorskie),
• umowa o świadczenie usług prawnych (może być zawierana w formie elektronicznej),
• umowa o wykonanie analizy opłacalności inwestycji.

Zapraszam do drugiej części felietonu, który jest dostępny na blogu. Przyjrzymy się temu, co jest potrzebne na etapie: tworzenia serwisu internetowego przez grafików i programistów, dokumentów prawnych w serwisie www i jego promocji.

Beata Marek

IT&IP Lawyer, cyberlaw.pl

Specjalizuje się w prawie nowych technologii ze szczególnym uwzględnieniem prawa własności intelektualnej, ochrony danych osobowych oraz prawa kontraktowego. Od 4 lat zajmuje się problematyką cyberprzestepczosci, cyberzagrożeń oraz bezpieczeństwem informacji. Aktywnie działa w ISSA Polska – Stowarzyszeniu do spraw Bezpieczeństwa Systemów Informacyjnych, Cloud Security Alliance Polska, International Cyber Threat Task Force, a także w Fundacji Bezpieczna Cyberprzestrzeń. Redaktor Naczelna kwartalnika naukowego „Przegląd Prawa Technologii Informacyjnych. ICT Law Review”.