7 kroków do wybrania odpowiedniego systemu CRM

Wydaje Ci się, że system do zarządzania relacjami z klientem CRM to droga zabawka wyłącznie dla dużych firm? Mylisz się. Nawet, jeżeli kontaktujesz się tylko z setką klientów, CRM może usprawnić procesy sprzedaży. Podstawowym zadaniem takiego systemu jest tworzenie bazy kontaktów i firm, prowadzenie kalendarza, wyznaczanie zadań oraz bieżące aktualizowanie przebiegu relacji z klientem.

Zalety korzystania z systemu CRM można wymieniać w nieskończoność. Od budowania relacji z Klientem, aż przez trwałość i porządek danych, po mierzenie efektywności działań sprzedażowych. Różnorodność dostępnych systemów CRM nie ułatwia wyboru odpowiedniego dla naszej firmy. Jak wybrać najlepszy z nich?

1. Określ budżet na system i wybierz prosty model sprzedaży produktu

Prosty model z jasnymi zasadami jest zawsze najlepszy. Dodatkowo określenie budżetu pozwoli Ci wybrać z jakiego modelu możesz skorzystać: abonamentowego czy wykupienia licencji systemu. Jedno i drugie rozwiązanie ma swoje plusy i minusy. Często na przestrzeni lat, jednorazowa inwestycja w system zwraca się. Dlatego odpowiedź na powyższe pytanie zdaje się być jedną z ważniejszych w całym procesie decyzji wyboru CRM.

2. Zacznij od prostego systemu. Modyfikacje zostaw na potem

Na początek wystarczy Ci prosty system. Nie musi dostarczać więcej niż możliwość edycji modułu firm i interesów, z którymi prowadzisz kontakt. Pozwoli to na uporządkowanie bazy, co jest absolutną podstawą do tego, aby prowadzić efektywną sprzedaż. Z czasem, gdy Twoja firma będzie się rozrastać, a Ty będziesz mieć potrzebę korzystania z innych modułów – zmienisz lub rozbudujesz obecnie posiadany CRM.

3. Zadbaj o swoją bazę danych

Obecne systemy, zarówno te zlokalizowane „w chmurze” jak i na serwerach są odpowiednio zabezpieczone, aby niepożądana osoba nie mogła mieć wglądu w Twoje kontakty. Korzystając z nich nie musisz więc obawiać się zmiany CRM w przyszłości i związaną z tym utratą danych. Wybierz zatem taki system, w którym możliwy jest zarówno import jak i eksport kontaktów oraz interesów, bez utraty danych.

4. Dostawca, który rozwija system

Warto korzystać z systemu, który rozwija się razem z Twoją firmą, a w razie potrzeby powiększenia narzędzia o kolejne funkcje, producent dopasuje go do Twojej firmy i stworzy nowe moduły. Na tym etapie ważna jest analiza potrzeb od strony dostawcy systemu, dlatego zwróć uwagę na kontakt z nim, jeżeli zdecydujesz się na zakup jego rozwiązania. Jeżeli nie będzie on w stanie poświęcić czasu na zrozumienie Twoich potrzeb – nie będzie potrafił odpowiednio rozbudować system.

5. Wybieraj rozwiązania w formule SaaS

SaaS, czyli model polegający na dostarczeniu oprogramowania z dostępem przez przeglądarkę internetową. Jest to opcja wyjątkowo korzystna dla firm, gdzie osoby z zespołu sprzedażowego często pracują poza biurem. Mogą wtedy aktualizować system przebywając w domu czy w delegacji. Jeden z producentów CRM zdecydował się umożliwić użytkownikom jeszcze większą mobilność w pracy z systemem i w drugim kwartale tego roku wypuści aplikację mobilną zintegrowaną z nim.

6. Wybieraj CRM, który dzwoni

Jest to duże udogodnienie, szczególnie dla osób, które swoje działania sprzedażowe prowadzą głównie przez telefon. Jeszcze do niedawna dzwonienie z poziomu systemu wymagało kosztownych modyfikacji – obecnie pojawiły się na rynku rozwiązania, do których wystarczy podłączyć numer VoIP i korzystać ze wszystkich funkcji z poziomu interfejsu systemu.

7. Testuj

Nie wybieraj systemu nie testując go wcześniej. Pamiętaj, że to Ty będziesz z niego korzystać każdego dnia w pracy i praca z nim ma być dla Ciebie przyjemnością, a nie przykrym obowiązkiem. Dlatego większość producentów, którzy zdają sobie z tego sprawę, udostępnia wersję demonstracyjną. Kupienie CRM “w ciemno” sprawi, że nie tylko stracisz pieniądze, ale również nie będziesz miał ochoty korzystać z nowego nabytku.

Żaden system nie będzie pracować za Ciebie. To Ty musisz najpierw włożyć trud w poszukiwania odpowiedniego CRM, a następnie jego bieżące uzupełnianie. Jeżeli będziesz korzystać ze wszystkich funkcji systemu, inwestycja się zwróci. Na przestrzeni dłuższego czasu docenisz jego wartości i sposób w jaki wpływa na budowanie relacji z klientem i jak zwiększa się przez to Twoja sprzedaż.

Martyna Broda

Product Owner Conectro

W Volanto – Software House dba o prawidłowy rozwój systemu CRM Conectro. Oprócz tego zajmuje się budowaniem sieci sprzedaży pośredniej. Poza pracą aktywna działaczka organizacji non-profit.