Nie tylko samochód. Jak rozliczyć w firmie skuter lub rower?

Pojazd w działalności czasem wręcz niezbędny

Do siedziby firmy, po towar, na spotkanie z kontrahentem, na szkolenie albo konferencję – od sprawnego przemieszczania się często zależą firmowe interesy. Nie zawsze najbardziej opłacalnym i wygodnym rozwiązaniem jest korzystanie z tramwaju czy pociągu. Niekiedy podporządkowanie się rozkładowi jazdy może być niemożliwe bądź po prostu uciążliwe. Dlatego często przedsiębiorcy decydują się na wykorzystanie w działalności innych pojazdów.

Takim oczywistym wyborem dla wielu z nich jest samochód osobowy. Trzeba jednak zdawać sobie sprawę z tego, że w działalności można wykorzystywać również skuter lub rower, a także rozliczać wydatki z nimi związane. Możliwość rozliczania kosztów dotyczy właścicieli firm opodatkowanych na zasadach ogólnych oraz liniowo. Takiej opcji nie mają korzystający z ryczałtu i karty podatkowej. Jak szczegóły rozliczeń wyglądają w kontekście roweru i skutera?

Rower, kask, części zamienne – czy wszystko można ująć w kosztach?

Rozliczenie w działalności gospodarczej roweru nie jest dostępne wyłącznie kurierom, czy dostawcom jedzenia. Może z tego skorzystać właściwie każdy przedsiębiorca, który udowodni, że jednoślad jest mu potrzebny. A z tym nie powinno być właściwie żadnych problemów, bo taką możliwość dają choćby wspomniane dojazdy do firmy lub na spotkania z klientami.

Jeśli osoba prowadząca działalność gospodarczą jest w stanie udowodnić przydatność roweru to ma prawo, żeby w kosztach uzyskania przychodów ująć tak sam zakup pojazdu, jak i serwis oraz części do niego. Niestety nie da się tego zrobić w przypadku akcesoriów (np. kasku). Taki wydatek uznawany jest bowiem za osobisty, co wyklucza możliwość jego ujęcia w kosztach. Oczywiście nie wolno zapomnieć o odpowiednim udokumentowaniu zakupu czemu najczęściej służy faktura.

A jak w kontekście roweru przedstawia się sprawa VAT-u? Otóż przedsiębiorca może w związku z takim wydatkiem odliczyć go w pełnej wysokości. I jeszcze jedna istotna sprawa. Nie ma przeszkód, by w firmie rozliczać zarówno samochód osobowy, jak i rower. Trzeba jedynie udowodnić, że oba pojazdy przydadzą się w działalności.

Jak rozliczyć koszty związane ze skuterem?

Zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków na skuter jest bardzo klarowne. Przedsiębiorca może rozliczyć zarówno zakup samego pojazdu, jak i wydatki na paliwo, ubezpieczenie, naprawę czy części zamienne. Identycznie jak w przypadku roweru nie da się jednak ująć w kosztach kasku czy odzieży ochronnej, ze względu na ich prywatny charakter.

Pozostaje pytanie – czy skuter można zaliczyć do kosztów jednorazowo czy trzeba go amortyzować (wrzucać w koszty na raty)? Jeśli przedsiębiorca przewiduje, że będzie używał go w firmie minimum rok, a jego wartość nie przekracza 3,5 tys. zł może być rozliczony jednorazowo. Jednak, gdy skuter kosztował więcej niż 3,5 tys. zł to trzeba go amortyzować.

Rozliczenie VAT – ważne czy skuter to pojazd samochodowy

Trochę bardziej skomplikowane jest rozliczenie VAT od zakupu skutera i innych wydatków z nim związanych. Istotną rolę odgrywają tu „osiągi” pojazdu. W przypadku, gdy konstrukcja skutera nie pozwala na jazdę nim powyżej 25 km/h, można odliczyć 100% VAT. Tak po prostu. A co jeśli skuter może osiągać większe prędkości? W takiej sytuacji przepisy Prawa o ruchu drogowym uznają go za pojazd samochodowy, co sprawia, że odliczenie VAT zależne jest od sposobu jego użytkowania.

W przypadku, gdy przedsiębiorca wykorzystuje skuter:

• w działalności oraz prywatnie – odliczy 50% VAT (od jego zakupu, a także od części zamiennych i serwisu);
• jedynie w firmie – odliczy 100% VAT (od jego zakupu oraz nabycia paliwa, części zamiennych i serwisu).

Odliczenie 50% VAT od nabycia paliwa stanie się możliwe 1 lipca 2015 r.

Przedsiębiorca, który zdecyduje się odliczać pełen VAT musi udowodnić, że używa skutera wyłącznie w działalności gospodarczej. Wymaga to prowadzenia szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu do celów VAT. Trzeba także złożyć odpowiednią informację o pojeździe do naczelnika urzędu skarbowego. Dodatkowo przedsiębiorca powinien posiadać regulaminy, zarządzenia itp., z których wynika, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie w działalności i nie ma innej możliwości jego użycia.

Sebastian Bobrowski

Dyrektor finansowy

Pracuje w firmie inFakt, oferującej usługę księgową w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym ze stałym dostępem do dokumentów i kurierem w cenie. Oprócz tego inFakt oferuje Program do Fakturowania i Program do Księgowości online oraz usługę Zakładania Firmy. 

Zdjęcie główne artykułu royalty free z Fotolia