O ile dla XX wieku charakterystyczny był model pracy z biura od 9 do 17, w którym biurko było przypisane do pracownika, a zatem potrzebnych było tyle biurek, ile organizacja zatrudniała osób, o tyle w XXI wieku żaden z tych elementów nie będzie definiować tego, jak pracujemy. Pandemia Covid-19 trwale zmieniła style pracy w wielu organizacjach oraz wymusiła dostosowanie i reorganizację fizycznego środowiska pracy. Mniej biurek, więcej przestrzeni do współpracy i spotkań – to podstawa wytycznych w wielu obecnie realizowanych projektach. Hybrydowe modele zakładają obecność pracowników w biurze oscylującą między 6 w miesiącu a 3 dniami w tygodniu, a to przekłada się na wdrażanie bardziej odważnych – niż te realizowane do czasów pandemii – polityk dotyczących współdzielenia biurek. O ile przed pandemią przydzielanie 7 biurek na 10 pracowników było dość powszechnie akceptowaną normą w świecie korporacji, o tyle dziś zarządy zatwierdzają strategie zakładające 4 biurka na 10 pracowników. Jednak wciąż wiele organizacji mierzy z wyzwaniami związanymi z zaplanowaniem i wdrożeniem modelu hybrydowego.
– Wiemy, że niełatwo podejmować decyzje w warunkach niepewności, szczególnie te dotyczące najmu nieruchomości lub zmiany aranżacji i funkcji biura, bo wiążą się z ogromnymi kosztami rozłożonymi na kilka lat. Wiemy też, że planowanie modeli hybrydowych obecnie spędza sen z powiek kadrze menedżerskiej w niejednej organizacji. A my te kwestie musieliśmy przemyśleć i opracować w najdrobniejszych szczegółach przy projektowaniu modułu zaawansowanej analityki wykorzystania przestrzeni na podstawie danych z systemu rezerwacji biurek oraz czujników podbiurkowych. Postanowiliśmy podzielić się tą wiedzą. – wyjaśnia Piotr Dylczyński, współzałożyciel Whirla.
Model biura hybrydowego i style pracy
To, o czym przeczytać można w raporcie, to efekty prac badawczo-rozwojowych nad systemem Whirla, które były możliwe dzięki dofinansowaniu z programu BRIdge Alfa współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój i wsparciu funduszu Evig Alfa. Do współpracy zaproszone zostały m.in. dr Karolina Dudek, ekspertka zajmująca się strategiami środowiska pracy, oraz dr Aleksandra Bogocz, specjalistka w dziedzinie data science. Analityczki opracowały wspólnie z Whirlą model biura przyszłości i typologię stylów pracy. Pracowały przede wszystkim na zbiorach danych, ale na potrzeby raportu zaprojektowały narracyjny interfejs: zamiast operować linijkami kodu, opowiadają historię biura Ewy, dyrektor administracyjnej w firmie zatrudniającej 500 pracowników. Prosta opowieść o wyzwaniach Ewy, preferencjach i stylach pracy różnych osób z zespołu menedżera Marcina porządkuje i omawia różne aspekty pracy hybrydowej.
– Wyjaśniamy, że przy opracowywaniu stylów pracy trzeba wziąć pod uwagę dwa kluczowe czynniki: liczbę dni pracy w biurze w tygodniu i w miesiącu oraz stopień mobilności wewnętrznej, przekładający się na liczbę godzin przy biurku w czasie typowego dnia pracy. Pokazujemy, że choć poszczególne osoby z zespołów mają odmienne preferencje zależne od charakteru ich obowiązków czy warunków do pracy w domu, to ta różnorodność nie musi być chaosem, można nią zarządzać. – dodaje Dariusz Kujawski, współzałożyciel Whirla.
Co o hybrydzie mówią eksperci rynkowi?
Do skomentowania różnych aspektów tworzenia środowiska hybrydowego Whirla zaprosiła ekspertki i ekspertów związanych z rynkiem nieruchomości komercyjnych. Wyjaśniają: Kto już wie, kiedy i jak wróci do biura? Na czym polega zarządzanie różnorodnością stylów pracy? Czym są wskaźniki flex, efektywność wykorzystania przestrzeni i dlaczego zaczęto wdrażać współdzielenie biurek jeszcze przed pandemią?
– Zarządzanie organizacją, w której zespoły pracują częściowo zdalnie, a częściowo stacjonarnie wymaga opanowania nowych umiejętności i wiedzy, ale to jest nowa rzeczywistość, przed którą nie da się uciec. Dlatego tak ważne jest teraz dzielenie się dobrymi praktykami i pomysłami, na to, jak radzić sobie w świecie pracy rozproszonej. – podsumowuje Michał Żółkiewski, współzałożyciel Whirla.
