Pracujesz zdalnie? Poznaj topowe narzędzia, które ułatwią ci codzienną pracę

? Cyberbezpieczeństwo

Przeglądając rozmaite artykuły dotyczące narzędzi ułatwiających pracę zdalną, nietrudno zauważyć, że większość z nich skupia się wokół komunikatorów. Jasne, one są niezbędne, ale większość tych tekstów bagatelizuje temat cyberbezpieczeństwa. A tymczasem zadbanie o cyfrowe bezpieczeństwo jest kluczowe, aby firma mogła sprawnie funkcjonować. Dlatego weźmy cyberbezpieczeństwo na pierwszy ogień.

Dobry antywirus i silne hasło to podstawa, ale niewystarczająca, aby zabezpieczyć firmowe zasoby we właściwy sposób. Brakującym ogniwem jest VPN, czyli wirtualna sieć prywatna. Przykładem narzędzia, które oferuje taką sieć jest Surfshark. Możesz je znaleźć pod tym linkiem – pobierz VPN.

Dlaczego warto korzystać z VPN, pracując zdalnie?

✅ VPN szyfruje dane

Sieć VPN można porównać do szczelnego tunelu. Na jednym jego końcu jesteś ty, a na drugim cyfrowe narzędzia, z których korzystasz – i nikt więcej. Z kolei korzystając z tych samych narzędzi, ale bez ochrony VPN, ktoś z zewnątrz może przechwycić przesyłane informacje, np. dane klientów, poufne wiadomości lub faktury.

✅ VPN chroni przed spoofingiem

W dużym uproszczeniu spoofing polega na podstawieniu fałszywej strony w miejscu strony, z której na co dzień korzystasz, np. strony bankowej. Taka strona wygląda identycznie jak strona docelowa – zawiera nawet taki sam formularz do logowania, tyle że gdy go wypełnisz, twoje dane dostępowe trafią w ręce hakera. VPN chroni przed taką formą ataku.

✅ VPN sprawdzi się w publicznej sieci

Home office nie zawsze oznacza pracę z domu. Często wiąże się z pracą z dowolnego miejsca na świecie, w tym z hotelowego lobby lub stolika w restauracji. Każde z tych miejsc zazwyczaj oferuje bezpłatne WiFi. Tyle że połączenie się z taką siecią bez VPN, nie jest bezpieczne. Bezpłatne sieci bywają monitorowane przez hakerów, przez co wszystko co robisz za jej pośrednictwem jest widoczne dla cyberprzestępców.

? Planowanie zadań

W ciągu ostatnich 10 lat korzystaliśmy w redakcji z rozmaitych narzędzi do planowania pracy w zespole – od prostych arkuszy kalkulacyjnych po płatne narzędzia do zarządzania projektami. Dziś korzystamy z dwóch takich softów, które pomagają nam ogarnąć dwa rodzaje działań: a) działania redakcyjne i b) działania komercyjne.

a) działania redakcyjne

Asana służy nam do zaplanowania codziennej pracy. To w niej umieszczamy pomysły na artykuły, a także rozpisujemy tzw. content plan, czyli kalendarz redakcyjny, w którym znajduje się rozpiska artykułów na najbliższe 2-3 tygodnie.

b) działania komercyjne

Teamwork służy nam do zarządzania komercyjnymi współpracami, czyli projektami, które realizujemy dla klientów. To w Teamworku umieszczamy założenia projektów, oczekiwania klientów i harmonogram działań. Teamwork służy nam też do monitorowania postępów, prowadzenia statusów i wyznaczania opiekunów danego projektu.

? Komunikacja

Praca zdalna nie mogłaby istnieć bez sprawnej komunikacji.

Ale w naszym przypadku nie sprawdza się jedno narzędzie do wymiany informacji; korzystamy z kilku – od telefonu, poprzez komunikator tekstowy, aż po wideoczat.

Każde z tych narzędzi służy do innego celu. Najczęściej jednak używamy Slacka – to tutaj bije serce redakcji. Naszego Slacka mamy podzielonego na kilka kanałów. Obok tych najbardziej oczywistych, czyli kanałów do bezpośredniej komunikacji między poszczególnymi członkami zespołu, korzystamy z kanałów dedykowanych konkretnym projektom. Taki podział pozwala nam „ogarnąć” chaos komunikacyjny.

Do tego 2-3 razy w tygodniu korzystamy z telefonu lub wideokomunikatora, żeby porozmawiać „face-to-face”. Dzięki temu sprawnie przeprowadzamy tzw. statusy, podczas których planujemy pracę w poszczególne dni i całe tygodnie, a także rozmawiamy „na luzie”, co zastępuje nam ploteczki przy ekspresie do kawy w biurze.

Między sobą najczęściej korzystamy z Google Meets lub Zooma. W kontaktach z klientami różnie bywa – najczęściej dostosowujemy się do ich wygody i narzędzi.

? Współpraca i przechowywanie plików

Praca redakcji w ogromnej mierze polega na pisaniu i publikowaniu artykułów. A żeby cały proces przebiegał sprawnie, potrzebny jest edytor treści. My korzystamy z edytora Google. Głównie dlatego, że pozwala on na współdzielenie dokumentów, co jest szczególnie istotne, gdy chcemy z klientem lub innym redaktorem skonsultować napisany materiał.

Ale pakiet narzędzi od Google to nie tylko edytor tekstowy. To także arkusz kalkulacyjny, program do tworzenia multimedialnych prezentacji i pojemny dysk. Dlatego sprawdzi się w przypadku każdego zdalnego zespołu, który musi ze sobą współpracować na tych samych dokumentach i wymieniać się tymi samymi plikami.

Artykuł powstał we współpracy z Surfshark