Rozliczenie firmowych wydatków z przełomu roku nie jest łatwe. Dowiedz się, jak zrobić to poprawnie

Początek nowego roku to czas, który nakłada na przedsiębiorców szereg obowiązków: remanent, zamknięcie KPiR i przygotowanie zeznania rocznego. Jednak to nie koniec zmartwień podatników, bo należy także w KPiR ująć specyficzne rodzaj kosztów. Jednym z nich są koszty na przełomie roku.

Metody ujmowania kosztów w KPiR

Przepisy podatkowe wyróżniają dwie metody ujmowania kosztów: uproszczoną (kasową) oraz memoriałową. Przedsiębiorca prowadzący KPiR powinien wybrać jedną z nich i konsekwentnie stosować przez cały rok podatkowy. Wyboru wcześniej wspomnianych metod nie zgłasza się jednak w urzędzie skarbowym, a gdy chce się dokonać zmiany, jest to dopiero możliwe w nowym roku podatkowym.

W przypadku metody uproszczonej wszystkie koszty ewidencjonuje się w księdze pod datą poniesienia kosztu. Za ten dzień uznaje się, dzień wystawienia faktury albo innego dowodu stanowiącego podstawę do ujęcia wydatku. Inaczej zaś ma się sprawa w przypadku metody memoriałowej: koszty ewidencjonujemy w okresie, którego one dotyczą.

Metoda memoriałowa – pośrednio, czy bezpośrednio?

Stosując metodę memoriałową przedsiębiorcy powinni pamiętać o podzieleniu kosztów na bezpośrednie i pośrednie. Jeśli chodzi o tą pierwszą kategorię kosztów, to ujmujemy je w roku, w którym zostały osiągnięte odpowiadające im przychody. Natomiast co do kosztów pośrednich, zgodnie z zasadą, ujmujemy je w KPiR w dniu wystawienia faktury. Jeśli jednak koszt ten dotyczy przełomu roku, powinno się go wówczas ująć proporcjonalnie do roku podatkowego, którego dotyczy.

Odstępstwem od wyżej wymienionych reguł jest zakup materiałów oraz towarów handlowych. Te transakcje, zgodnie z rozporządzeniem w sprawie prowadzenia KPiR, należy zewidencjonować w księdze niezwłocznie po ich otrzymaniu, jednak nie później niż przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży.

Koszty na przełomie roku na przykładach

1. Media

Przedsiębiorca otrzymał fakturę za gaz wystawioną 10 stycznia 2016 roku. Jako okres rozliczeniowy na fakturze wskazano okres od 6 grudnia 2015 r. do 6 stycznia 2016 r. Jak zewidencjonować tę fakturę w KPiR w przypadku metody uproszczonej i memoriałowej?

Podatnik stosujący metodę uproszczoną ujmuje fakturę w kolumnie trzynastej KPiR, a pozostałe wydatki księguje zgodnie datą widniejącą na fakturze, która jednocześnie jest datą poniesienia kosztu. W tym przypadku: 10 stycznia 2016 roku.

Podatnik stosujący metodę memoriałową będzie zobowiązany do dokonania proporcjonalnego podziału kosztu na dwie części. Pierwszą, dotyczącą grudnia 2015 roku należy ująć w księdze pod datą 31 grudnia 2015 roku. Zaś drugą część, przypadającą na styczeń 2016 roku, należy zaksięgować pod datą wystawienia faktury.

2. Roczna prenumerata czasopism

W grudniu podatnik otrzymał fakturę za zakup prenumeraty czasopisma branżowego na rok 2016. Data wystawienia faktury to 20 grudnia. Jak zaksięgować ją w KPiR, gdy przedsiębiorca stosuje metodę uproszczoną albo memoriałową?

Stosując metodę uproszczoną, podatnik powinien ująć fakturę za zakup prenumeraty w kolumnie trzynastej KPiR zgodnie z datą poniesienia kosztu, czyli datą wystawienia faktury (tu: 20 grudnia 2015).

Zaś przedsiębiorca stosujący metodę memoriałową księguję całą fakturę w styczniu 2016 roku.

3. Ubezpieczenie firmowego samochodu

Biznesmen wykupił 1 grudnia 2015 r. polisę ubezpieczeniową dla samochodu firmowego, która będzie obowiązywała do 1 grudnia 2016 roku. Jak zewidencjonować ją w KPiR, gdy przedsiębiorca stosuje metodę uproszczoną albo metodę memoriałową?

W pierwszym przypadku należy ująć całą wartość polisy ubezpieczeniowej zgodnie z datą poniesionego kosztu, czyli dniem wystawienia tej polisy.

Natomiast podatnik stosujący metodę memoriałową będzie zobowiązany do proporcjonalnego podziału kosztu polisy. Jedną dwunastą jej wartości należy zewidencjonować w grudniu, natomiast pozostałe jedenaście dwunastych w styczniu. Podatnik może również dokonać podziału miesięcznego i co miesiąc ujmować w kosztach jedną dwunastą wartości polisy.

Reasumując, rozliczenie niektórych kosztów na przełomie roku wymaga szczególnej uwagi podatnika, który powinien zachować ostrożność przy ich ewidencji. Bowiem w zależności od charakteru wydatku oraz stosowanej metody ujmowania kosztów może mieć on wpływ na wysokość zobowiązań podatkowych roku bieżącego oraz przyszłego.