Czy regulamin pracy zdalnej i hybrydowej będzie obowiązkowy? Nowelizacja przepisów kodeksu pracy

Wybuch pandemii wirusa SARS-CoV-2 w 2020 roku stał się przyczyną skierowania wielu pracowników na pracę zdalną. Dotychczasowe regulacje prawne w tym zakresie były niewielkie, w związku z czym taka forma współpracy stała się obiektem wielu wątpliwości. Aby ujednolicić procedury pracy zdalnej, ustawodawca zaproponował nowelizację do kodeksu pracy, której projekt można znaleźć na stronie RCL pod numerem UD318. Jakie zmiany w kwestii pracy zdalnej zostaną wprowadzone i czy doprowadzą one do wyeliminowania konieczności tworzenia wewnętrznych regulaminów?

Gdzie można znaleźć nowe uregulowania?

Pierwszą formą regulacji pracy zdalnej była telepraca przewidziana w kodeksie pracy. Z czasem okazało się, że są to przepisy niedopracowane, gdyż zabrakło w nich m.in. wskazania elementów regulaminu telepracy, wykorzystania tej konstrukcji incydentalnie, czy ochrony osób w szczególnej sytuacji życiowej.

Pierwsze większe zmiany w tym temacie pojawiły się w ustawie z dnia 2 marca 2020 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Wówczas tryb wykonywania obowiązków pracowniczych na odległość miał mieć charakter tymczasowy. Aktualnie trwają prace nad nowelizacją kodeksu pracy, która wprowadzi pracę zdalną jako standardowe narzędzie dla stron stosunku pracy.

Nowa regulacje będzie mieć postać rozdziału IIc o tytule „Praca zdalna”. Obejmie on artykuły od art. 6718 do art. 6733 k.p. W jaki sposób można więc regulować pracę zdalną?

Charakter pracy zdalnej. Jakie strony mogą ją wdrożyć?

Według nowych przepisów praca zdalna może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym również w miejscu zamieszkania pracownika. Rekomendowanymi kanałami informacyjnymi są środki bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Będzie to więc np. poczta e-mail, telefon komórkowy, czy komunikator internetowy.

Wprowadzenie pracy zdalnej może być ustalone przez strony przed rozpoczęciem współpracy albo w trakcie jej trwania. W drugiej sytuacji z taką inicjatywą może wyjść zarówno pracownik, jak i pracodawca. Podwładny jest jednak zobowiązany do złożenia w tym celu wniosku w formie elektronicznej lub papierowej o skierowanie na pracę zdalną.

Według artykułu art. 6719 §6 k.p. pracodawca jest zobligowany do uwzględnienia żądania skierowania pracownika na pracę zdalną pod warunkiem, że:

wychowuje on dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
sprawuje on opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, jeżeli osoba ta posiada orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności,
posiada on zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu dziecka, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju albo w czasie porodu.
opiekuje się on dzieckiem, które legitymuje się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych,
opiekuje się on dzieckiem, które posiada opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych.

W wymienionych wyżej sytuacjach pracodawca może odmówić takiemu żądaniu tylko wtedy, gdy skierowanie do pracy zdalnej nie jest możliwe ze względu na rodzaj lub organizację danej pracy. Odpowiedź odmowną musi dostarczyć pracownikowi w terminie 7 dni od daty złożenia wniosku.

Trzeba podkreślić, że odmowa wykonywania przez pracownika pracy zdalnej, jeśli został do niej skierowany w trybie zwykłym (a nie z powodu siły wyższej), nie będzie przesłanką do rozwiązania przez pracodawcę umowy o pracę. Taka sama reguła dotyczy zaprzestania wykonywania przez pracownika pracy zdalnej oraz powrotu do trybu stacjonarnego, jeśli wcześniej wystąpił on z wnioskiem, o którym mówi art. 6722 k.p.

Przymusowe skierowanie na pracę zdalną

Niezależnie od tego, co uzgodniły strony, pracodawca ma prawo zadecydować o wykonywaniu pracy zdalnej w okresie:

obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego, stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu,
w którym z powodu siły wyższej zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe.

Zanim pracodawca wyda polecenie służbowe, musi odebrać od pracownika oświadczenie, z którego wynika, że posiada on warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy na odległość. Owe oświadczenie trzeba złożyć w formie elektronicznej lub pisemnej.

Pracodawca w każdej chwili może cofnąć samodzielną decyzję o skierowaniu pracownika do pracy zdalnej. Będzie też zobligowany do odwołania z niej pracownika, jeśli ten niezwłocznie poinformuje o utracie możliwości lokalowych czy technicznych do pracy na tzw. home office.

Czym jest okazjonalna praca zdalna?

Niezależnie od porozumienia lub regulaminu obowiązującego w zakładzie pracy, wszyscy pracownicy mają prawo do skorzystania z tzw. okazjonalnej pracy zdalnej. Może być wykonywana w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.

Pracownik chcący wykonywać okazjonalną pracę zdalną musi złożyć odpowiedni wniosek w formie elektronicznej lub papierowej. Okazjonalna praca zdalna wyłącza stosowania niektórych przepisów, np. przewidujących obowiązek pracodawcy do zaopatrzenia pracownika w sprzęt komputerowy. Wniosek o wykonywanie okazjonalnej pracy na odległość pracodawca musi uwzględnić w miarę możliwości (tak, jak w przypadku urlopu na żądanie), ale formalnie nie ma takiego obowiązku. Omawiane rozwiązanie jest zaplanowane na potrzeby wyjątkowych, incydentalnych przypadków, np. konieczność opieki nad członkiem rodziny, albo konieczność wyjazdu do innego miasta, aby załatwić sprawy osobiste.

Ze względu na fakt, że okazjonalna praca zdalna to opcja wprowadzona aktem rangi ustawowej, nie można wyłączyć jej w regulaminie wewnątrzzakładowym, gdyż byłaby to zmiana warunków pracy na niekorzyść pracowników. Mimo tego, ostateczną decyzję o skierowaniu na okazjonalny home office i tak podejmuje sam pracodawca.

Kiedy trzeba wprowadzić regulamin pracy zdalnej?

Jeśli w zakładzie pracy funkcjonuje organizacja związkowa, pracodawca powinien uzgodnić z nią zasad pracy zdalnej w ramach porozumienia. Jeśli nie dojdzie do wypracowania wspólnego stanowiska w ciągu 30 dni, pracodawca określa zasady pracy zdalnej w regulaminie. Pracodawca, u którego nie funkcjonują organizacje związkowe, może wdrożyć pracę zdalną po skonsultowaniu tej kwestii z przedstawicielami pracowników. Gdy w pracy nie ma ani porozumienia, ani regulaminu, skierowanie pracownika do pracy zdalnej jest możliwe na podstawie:

polecenia pracy zdalnej,
indywidualnego porozumienia zawartego z pracownikiem.

Pracodawca powinien wprowadzić w zakładzie pracy regulamin pracy zdalnej, jeśli tylko charakter obowiązków wykonywanych przez pracowników daje taką możliwość. Przykładowo nie będzie to możliwe w pracy fizycznej czy w pracy mechanika.

Zaleca się, aby stworzyć odrębny regulamin pracy zdalnej, bez łączenia go w jednym dokumencie z regulaminem pracy. Podstawą jest tutaj odrębnie uregulowany tryb stanowienia regulacji wewnątrzzakładowej. Taki obowiązek dotyczy każdego pracodawcy i to niezależnie od liczby zatrudnionych.

Trzeba zaznaczyć, że proponowany kształt nowelizacji kodeksu pracy nie zobowiązuje pracodawców jednoznacznie do wprowadzenia regulaminy pracy zdalnej. Zamiast tego możliwe jest zawarcie indywidualnego porozumienia z pracownikiem albo wydanie polecenia.

Elementy porozumienia lub regulaminu pracy zdalnej

Według proponowanej treści artykułu 6720 §6 k.p. porozumienie lub regulamin pracy zdalnej określa przede wszystkim:

grupy pracowników, które mogą być objęte pracą zdalną,
zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów, wydatków i zapotrzebowania sprzętowego,
zasady wypłaty ekwiwalentu pieniężnego w zamian za zwrot kosztów,
zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika w toku pracy zdalnej, w tym sposób potwierdzania obecności w pracy (np. logowanie do systemu),
zasady kontroli wykonywania pracy zdalnej,
zasady kontroli w zakresie BHP,
zasady instalacji, konserwacji, inwentaryzacji i serwisu przekazanego sprzętu.

Oczywiście nie ma przeszkód, aby pracodawca uregulował w porozumieniu lub regulaminie dodatkowe zagadnienia związane ze świadczeniem pracy na odległość.

Dodatkowe obowiązki pracodawcy w wyniku pracy zdalnej

W nowelizacji kodeksu pracy znajdziemy też informacje, które rozwiewają wątpliwości w kwestii zakresu wsparcia, jakie musi otrzymać pracownik od zakładu pracy. Otóż pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia pracownikowi:

materiałów, narzędzi i urządzeń technicznych,
pokrycia kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz niezbędnego dostępu do łączy telekomunikacyjnych,
pokrycia dodatkowych kosztów, jeżeli takie zostały wymienione w porozumieniu lub regulaminie,
pomocy i szkoleń technicznych.

Refinansowanie kosztów pracy zdalnej dotyczy dostarczenia komputera, a także pełnej infrastruktury IT obejmującej oprogramowanie firmowe, usługi chmurowe i VPN.

Istnieje także możliwość stosowania sprzętu, którego nie zapewnił pracodawca. Jednak wtedy trzeba odrębnie uregulować zasady jego eksploatacji. Poza tym musi on spełniać konkretne wymogi w zakresie np. wydajności czy bezpieczeństwa.

Jeśli w trakcie pracy zdalnej pracownik korzysta z prywatnego sprzętu, należy mu się ekwiwalent pieniężny, którego wysokość trzeba ustalić z wyprzedzeniem.

Praca zdalna a zagrożenia w zakresie RODO

Pracodawca kierujący pracowników do pracy zdalnej musi opracować właściwe procedury wewnętrzne, które zapewnią przestrzeganie przyjętego w firmie standardu ochrony danych osobowych. W tym zakresie pracownicy powinni przejść dodatkowe szkolenie i otrzymać instruktaż.

Do ochrony danych osobowych zazwyczaj stosuje się szyfrowanie plików. Metody wykorzystywane w tym celu mogą być różne, np. opierać się na darmowym software’u (Winrar) albo zaawansowanych kluczach bezpieczeństwa Universal Second Factor, które zapewniają wysokiej klasy zabezpieczenia kryptograficzne.

Jeśli jest taka opcja, warto zastanowić się nad wcześniejszym przeprowadzeniem audytu compliance. Umożliwi on weryfikację poprawności procedur i pomoże w wykryciu ewentualnych słabych punktów w konstrukcji lub przepływie procesów.

Jak kontrolować pracowników w trakcie pracy na odległość?

Zgodnie z nowelizacją kodeksu pracy w art. 6728 k.p. wprowadzono możliwość kontroli pracy zdalnej przez pracodawcę w miejscu wykonywania pracy i w godzinach pracy pracownika. Bez znaczenia jest wówczas to, czy zasady pracy zostały ustalone w drodze regulaminu, porozumienia ogólnego, czy indywidualnego. Kontrolować można zarówno samą pracę, jak i warunki przestrzegania zasad BHP.

Przebieg kontroli należy dostosować do miejsca i charakteru wykonywania pracy zdalnej. W teorii może być to nawet wizyta w domu pracownika, choć znacznie częściej stosuje się:

telefony służbowe,
połączenia wideo,
kontakt z wykorzystaniem komunikatora internetowego.

Co istotne, kontrola nigdy nie powinna naruszać prywatności pracownika i pozostałych osób oraz utrudniać korzystanie z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

Jeśli pracodawca stwierdzi uchybienia w zakresie zasad BHP, wzywa pracownika do ich usunięcia. Poza tym może cofnąć zgodę na wykonywanie pracy na odległość.

Praca zdalna a równość zatrudnienia

Zgodnie z nowymi przepisami pracodawca jest zobligowany do równego traktowania wszystkich pracowników – również tych, którzy wykonują obowiązki w trybie zdalnym. Dotyczy to każdego aspektu współpracy, w tym:

nawiązania i rozwiązania stosunku pracy,
dostępu do awansów i szkoleń,
dostęp do zakładu pracy, jego pomieszczeń i infrastruktury,
kontaktu z innymi pracownikami.

Jednak pracownik nie zawsze może zostać skierowany do pracy zdalnej. Przepisy wykluczają możliwość powierzenia prac:

szczególnie niebezpiecznych,
w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych w pomieszczeniach mieszkalnych,
z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie,
związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych lub innych mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy,
pylących lub powodujących intensywne brudzenie.

Ocena ryzyka zawodowego pracownika

Zanim pracodawca dopuści pracownika do pracy zdanej, musi sporządzić ocenę ryzyka zawodowego. Dzięki niej ustali wpływ tej formy realizacji obowiązków służbowych na zdrowie danego pracownika, a zwłaszcza na jego wzrok, układ mięśniowy i szkieletowy. Ocena ryzyka zawodowego powinna kończyć się wydaniem informacji, która zawiera:

zasady i sposoby organizacji stanowiska pracy,
zasady BHP w pracy zdalnej,
wykaz czynności do wykonania po zakończeniu pracy zdalnej,
zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych.

Ocena ryzyka zawodowego może być sporządzania indywidualnie dla każdej osoby, ale przepisy dopuszczają również możliwość stworzenia uniwersalnych wytycznych dla konkretnych grup zawodowych.

Zanim pracownik rozpocznie pracę zdalną, musi potwierdzić, że zapoznał się z treścią informacji, a także, że spełnia wymienione w niej zalecenia bezpieczeństwa i higieny pracy.

Czy biorąc pod uwagę powyższe, trzeba wprowadzić w firmie regulamin pracy zdalnej? Przedsiębiorstwa, które już wcześniej wysyłały pracowników na home office, od dawna stosują swoje własne regulaminy i procedury. Jednak nowe, kompleksowe regulacje prawne ułatwią zrozumienie i ujednolicenie kwestii, które dotychczas budziły wątpliwości – takich jak np. zwrot kosztów za energię elektryczną czy zapewnienie sprzętu. Ponadto stanowią one cenne wskazówki dla nowych firm, które dopiero planują wprowadzenie pracy zdalnej i chcą sprawdzić, czy takie rozwiązanie byłoby dla nich opłacalne.