Czy warto postawić na sygnalistę?

Na pytania dotyczące szczegółów projektu ustawy, ale i samej natury obowiązków sygnalistów odpowiada mec. Katarzyna Abramowicz, prezes zarządu Specfile, wydawcy Sygnanet – szyfrowanej platformy do przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów.

Czy potrzebujemy sygnalistów w firmach?

Z całą pewnością potrzebujemy bezpiecznego i zaufanego środowiska pracy w którym możemy dzielić się zarówno sukcesami jak i obawami czy nieprawidłowościami. Organizacje, które tworzą pracownikom takie warunki, dają sobie szansę na wychwycenie nieprawidłowości na wczesnym etapie oraz szybkie wprowadzenie działań naprawczych.

Warto pamiętać, że w wielu przypadkach wykrycie naruszenia w ogóle nie jest możliwe bez informacji od pracownika, jeśli więc nie będzie on przekonany, że może bezpiecznie zgłosić problem pracodawcy, nieprawidłowość może się utrzymywać, narażając pracodawcę na poważne ryzyka.

Sam system zgłaszania naruszeń może działać odstraszająco na nieuczciwe osoby, które będą obawiać się potencjalnego zgłoszenia od sygnalisty. Prawidłowo zorganizowany system zgłaszania naruszeń będzie wzmacniać zaufanie pracowników do pracodawcy, budować ich lojalność i wspierać uczciwość, z drugiej zaś strony może eliminować osoby, które poprzez działania niezgodne z prawem powodują szkody dla pracodawcy.

Jakie są najważniejsze obowiązki wynikające dla przedsiębiorców z mającej niedługo wejść życie ustawy o ochronie sygnalistów?

Obecnie obowiązuje już unijna dyrektywa w sprawie ochrony sygnalistów w przedsiębiorstwach i instytucjach publicznych. Przepisy wspólnotowe wymagają implementacji dyrektywy na krajowym rynku. W związku z tym, spodziewamy się, że taka ustawa może być procedowana już na początku przyszłego roku.

To bardzo ważny krok dla polskich pracowników, ale także dla całych organizacji. Unijna dyrektywa nakłada na pracodawców szereg obowiązków. Są to m.in. zapewnienie ochrony sygnalistom; stworzenie wewnętrznych kanałów zgłaszania nieprawidłowości; wyznaczenie osób odpowiedzialnych za podjęcie działań w przypadku zgłoszeń; stworzenie dostępnych procedur zgłaszania zdarzeń do podmiotów zewnętrznych czy też szkolenie osób wewnątrz organizacji z zakresu tego tematu.

Zobowiązania które ustanawia niniejsza dyrektywa, będą wymagały znacznie większego nakładu pracy, niż to miało miejsce w przypadku RODO.

By wdrożyć system dla ochrony sygnalistów firmy mierzą się z szeregiem wyzwań. Musimy wyznaczyć pracownika, którego przeszkolimy i który będzie część swojego czasu poświęcał na odbieranie zgłoszeń i reagowanie na nie. Osoba odbierająca zgłoszenia musi wykonać szereg zadań: odpisywać sygnaliście i potwierdzać przyjęcia zgłoszeń, utrzymywać z nim kontakt, prowadzić rejestr, uzupełniać protokół, prowadzić statystyki, wreszcie rozliczać cały procesu, archiwizować dane i dbać o ochronę danych potencjalnych zgłaszających.

Kogo obejmą nowe obowiązki?

W pierwszym okresie do wdrożenia systemu ochrony sygnalistów zobowiązane są wszystkie instytucje publiczne zatrudniające powyżej 50 osób, a także przedsiębiorstwa prywatne, których liczba pracowników przekracza 250 osób. Jednak procedurę wdrażania takich systemów powinny rozważyć wszystkie przedsiębiorstwa, które chcą chronić swój biznes. Wiele przykładów pokazuje, że brak skutecznego kanału do zgłaszania nieprawidłowości może prowadzić do dramatycznych strat finansowych przedsiębiorstw. Prawo dotyczące ochrony sygnalistów zobowiązuje firmy do udostępnienia kanałów umożliwiających poufne zgłaszanie naruszeń, wdrożenie mechanizmów praktycznie chroniących sygnalistów przed odwetem oraz wypracowanie zasad rozpatrywania zgłoszeń w ściśle określonych terminach. Pracodawca musi zapewnić bezpieczny, poufny kanał zgłaszania takich nieprawidłowości, a także procedury, które będą chronić pracowników zgłaszających nieprawidłowości.

Kiedy ustawa o ochronie sygnalistów wejdzie w życie?

W sierpniu do Sejmu trafił czwarty projekt ustawy. Liczymy na to, że będzie ona procedowana niezwłocznie i z początkiem nowego roku zostanie przegłosowana. Według danych GUS oraz PARP ustawa obejmie 20 tys. firm zatrudniających łącznie 5 mln osób. W mojej ocenie polscy pracodawcy nie powinni wstrzymywać się z wdrożeniem do czasu przegłosowania ustawy. To prędzej czy później nastąpi, ponieważ jesteśmy zobowiązani do tego unijną dyrektywą. Natomiast czasu na wdrożenie będzie bardzo mało. Wygrają więc te przedsiębiorstwa, które tematem zainteresują się szybciej.

Czy ustawa o sygnalistach może wzmocnić zespoły w polskich firmach?

Sama dyrektywa czy też wewnętrzne przepisy nie wystarczą. Mamy ciekawy przykład Portugalii, która podobne przepisy ma wdrożone od dłuższego czasu. Portugalczycy bardzo niechętnie informują o naruszeniach, kierując się strachem przed „donosicielstwem”. W Polsce z uwagi na historyczne uwarunkowania będziemy się mierzyć z podobnymi problemami. Dopiero uczymy się jako społeczeństwo, że istnieje dobro wspólne przedsiębiorstw i instytucji, które należy chronić przed nadużyciami. Ochrona sygnalistów znosi spory ciężar z barków pracowników, dając im gwarancję bezpieczeństwa.

Ponad dwa lata temu Fundacja Batorego realizowała badania, które pokazują, że Polacy deklarują chęć do zgłaszania nieprawidłowości w sprawach związanych z ich interesem osobistym, takim jak np. mobbing w pracy, naruszenie przepisów BHP, ale gdy ktoś jest świadkiem drobnych kradzieży w pracy, to ta gotowość do zareagowania maleje. To także niestety pokłosie minionego ustroju. Tzw. prywaciarze i interes prywatnych przedsiębiorców nie jest utożsamiany w naszym kraju z interesem pracowników. Następuje jednak zmiana pokoleniowa i widać, że młodsze roczniki tzw. zetki mają już zupełnie inny sposób patrzenia na kwestie związane ze zgłaszaniem nieprawidłowości w miejscu pracy. Będzie to zatem długi proces, ale z pewnością wdrożenie dyrektywy przyczyni się do tworzenia lepszych środowisk pracy.