Zarządzanie zasobami w startupie to konieczność. Jakie korzyści przynosi?

Zarządzanie zasobami ludzkimi? Wiele zapytanych osób skojarzy ten termin z działem w dużej organizacji albo z biurokracją. Dla dynamicznie rozwijających się startupów często kojarzy się ze zbędną papierologią i wprowadzeniem sztywnych procedur.

Tymczasem zarządzanie zasobami ludzkimi to obszar ściśle związany z każdym innym aspektem zarządzania w organizacji. Najważniejsze jego składowe dla startupów to: planowanie zasobów ludzkich, rekrutacja, adaptacja, ocenianie efektów pracy, szkolenie i motywowanie pracowników. Wzrost świadomości w zakresie tej dziedziny i wdrażanie kompleksowych rozwiązań jest koniecznością dla firm i przekłada się na realne zyski.

Z jednej strony, startupy zauważają potrzebę prowadzenia odpowiedniej polityki rekrutacyjnej (w końcu 23% startupów upada przez zły dobór ludzi w zespole), a o pakietach benefitów krążą w środowisku legendy. Z drugiej strony, większość startupów, z którymi współpracowałem nie poświęcało wiele uwagi takim aspektom zarządzania zasobami, jak planowanie dostępności pracowników, mierzenie efektywności pracy czy budowanie kultury feedbacku.

Kiedy powinienem zacząć myśleć o zarządzaniu zasobami?

Trudno nie zgodzić się z tym, że na samym początku tworzenia startupu nie ma czasu na myślenie o procesach związanych z zarządzaniem zasobami. W końcu zazwyczaj nie ma wtedy mowy o żadnych zasobach poza założycielami. W tym tekście chciałbym skupić się na takich aspektach jak zarządzanie dostępnością pracowników, mierzenie efektywności ich pracy oraz wpływ kultury feedbacku na zysk organizacji.

Zanim jednak do tego przejdę, odpowiem na pytanie: kiedy przychodzi właściwy moment, by zacząć myśleć o zarządzaniu zasobami? Zależy to od wielu czynników zachodzących w Twoim startupie, mogą to być między innymi:

wzrost liczby pracowników,
obsługiwanie kilku klientów równolegle,
przydzielenie różnych projektów pracownikom,
zatrudnienie w niepełnym wymiarze godzin,
zatrudnienie osób pracujących zdalnie,
zatrudnienie freelancerów,
pojawienie się kilku osób zarządzających zespołami (np. Project Managerów).

Powyższe czynniki mogą pojawić się w różnych konfiguracjach i kolejności, zależy to między innymi od charakteru działalności startupu. W agencji lub software housie będziesz miał styczność z wieloma projektami realizowanymi jednocześnie, a w przypadku budowania platformy SaaS będzie to wzrost liczby osób w dziale sprzedaży, czy programistów. Podstawową zasadą, którą rekomenduję w kontekście opisywanych w tym artykule procesów jest: jeśli nie jesteś pewien co aktualnie robią pracownicy oraz trudno Ci zaplanować przyszłe zadania i projekty, to musisz wdrożyć dodatkowe metody oraz narzędzia do zarządzania zasobami.

Zaplanuj pracę

Zwróciłem uwagę, że dla wielu firm planowanie pracy kończy się na wyznaczeniu zadań lub celów poszczególnym pracownikom. Tymczasem, potrzebna jest szersza perspektywa i informacja dotycząca nakładu pracy, czy dostępności zatrudnionych. 31% firm pytanych przez the Access Group wskazało, że niska “widoczność” dostępności poszczególnych zasobów ludzkich jest dla nich dużym wyzwaniem biznesowym.

Planowanie dostępności wykracza poza tradycyjny spis zaplanowanych urlopów. W erze cyfrowych nomadów i zespołów wirtualnych coraz większym wyzwaniem jest zarządzanie pracą ludzi rozproszonych w różnych strefach czasowych i pracujących w elastycznym systemie godzinowym (na przykład studentów, czy freelancerów).

Jeszcze innym wyzwaniem jest planowanie nakładu pracy. W startupie często pojawiają się nieprzewidziane zadania: może to być naprawa błędu, czy opracowanie priorytetowej oferty. Znajomość “obłożenia” pracowników pozwoli nam w takich sytuacjach dokonać wyborów, które nie powodują nadmiernej eksploatacji jednego pracownika, podczas gdy ktoś inny mógłby to zadanie wykonać bez większego obciążenia.

Błędy wynikające z planowania ad hoc mogą być bardzo kosztowne. Nieodpowiednie planowanie zasobów i przewidywanie ich dostępności wymienia się jako przyczynę niepowodzenia aż 26% nieudanych projektów. Bez wdrożenia kalendarza zasobów ryzykujemy przesunięcie się różnych terminów i możemy znaleźć się w sytuacji, w której nie ma osoby, która jest w stanie wykonać jakieś zadanie. Co z nadmiernym obciążeniem części pracowników?

Takie osoby będą frustrować się i mogą szybko się wypalić. Pracownicy, których pomijamy w rozdziale zadań mogą być niezadowolone i znudzone. Generuje to też dodatkowy koszt, którego można uniknąć poprzez dobre rozłożenie nakładu pracy. W końcu, brak narzędzia do skutecznego zarządzania prośbami o urlop i informacjami o dostępności prowadzi do rozproszonej komunikacji, długiego czasu oczekiwania na odpowiedź ze strony osoby decyzyjnej i, mówiąc najprościej, chaosu.

Mierz pracę

To z kolei proces, który startupowcom kojarzy się z odbijaniem karty w fabrykach na koniec dnia pracy. Tymczasem mierzenie czasu pracy (time tracking) to metoda, która wpływa pozytywnie zarówno na produktywność pracownika, jak i na jego umiejętność planowania.

Jest wiele sposobów na mierzenie czasu spędzanego na poszczególnych zadaniach, a w sieci roi się od (często darmowych) aplikacji. Zapytaj swoich pracowników czy czasem już z jakiejś nie korzystają. Kilka dni temu, Kickstarter podbiła specjalna kostka do time trackingu. Dla większości ludzi time tracking nie jest narzędziem “przymusu pracowniczego”, a raczej metodą na zidentyfikowanie swoich potrzeb i wypracowanie optymalnego systemu pracy.

Pracownik może prześledzić, ile czasu zajęło mu wykonanie danego zadania i lepiej zaplanować czas poświęcony na nie w przyszłości (może to zobaczyć również szef zespołu, czy Project Manager). Poza tym, w erze aplikacji do liczenia kroków, mierzenia samopoczucia, czy monitorowania funkcji życiowych, trackowanie czasu pracy to tylko kolejny element tworzenia idealnego quantified self.

Jaka jest wartość mierzenia czasu pracy dla pracodawcy? Nie trzeba tego tłumaczyć firmom, które rozliczają się z usług czy wykonywania projektów dla klientów – informacja o tym ile godzin upłynęło, aby wykonać pracę jest dla nich podstawą stworzenia budżetu. Należy też pamiętać o tym, że istnieją godziny pracy, na podstawie których można się rozliczać (ang. billable hours) oraz tak zwane godziny “nierozliczalne” (ang. unbillable hours), które też muszą się amortyzować. Mając do dyspozycji dane historyczne z time trackingu, łatwiej obliczysz ryzyko i lepiej zaplanujesz przyszłe projekty.

Mierzenie czasu pracy ma swoje korzyści dla wszystkich startupów: pozwala kształtować model cenowy produktu, budować roadmapę, rozliczać się z freelancerami oraz zauważać efektywność poszczególnych pracowników.

Jak wynika z deklaracji klientów aplikacji Toggl, średnia oszczędność, wynikająca z dokładnego mierzenia czasu pracy przy pomocy time trackera to aż 12 tysięcy dolarów. Można oczywiście mierzyć czas manualnie, zapisując go w tabelkach (ang. timesheets), ale taki proces zajmuje, według tej samej ankiety, 5x więcej czasu, niż korzystanie z narzędzia (jest również mniej dokładny).

Buduj kulturę feedbacku

Dawanie i otrzymywanie feedbacku to niezwykle ważny aspekt zarządzania zasobami w startupie. W poprzednich częściach tego artykułu zwróciłem uwagę na to, że odpowiednie planowanie i mierzenie pracy ma realny wpływ na zadowolenie pracownika. Aby utrzymać satysfakcję zatrudnionego, założyciel startupu powinien zadbać również o procesy dotyczące wymiany feedbacku na linii firma-pracownik (i vice versa) oraz między członkami zespołu. Argumentem niech będzie fakt, że według Andrew Oswalda, profesora Warwick Business School, szczęśliwy pracownik jest o 12% bardziej produktywny niż niezadowolony pracownik.

Jednym ze sposobów jest wprowadzenie regularnych spotkań z pracownikami, na których omawia się ich pracę, rozwój i cele na przyszłość. Wada – jest to dość czasochłonne i wymaga zaangażowania pozostałych członków zespołu, aby uzyskać rzetelny feedback. Innym sposobem na to, aby pracownicy poczuli, że ich rozwój jest zauważany i wspierany jest budowanie kultury feedbacku i dzielenia się wiedzą między pracownikami. Można to osiągnąć wyznaczając mentorów w danych dziedzinach, organizując wewnętrzne hackathony, czy zachęcając pracowników do dzielenia się swoją wiedzą wewnątrz i na zewnątrz firmy (na przykład, pisząc na blogu).

Ruchem, który okazał się niezwykle skuteczny w moim przypadku było wprowadzenie narzędzia do automatyzacji feedbacku na temat firmy (przy pomocy aplikacji Officevibe). Pozwala mi to trzymać rękę na pulsie w kwestii potrzeb moich pracowników, co było ogromnym wyzwaniem wraz z wzrostem liczby pracowników.

Czy planowanie i mierzenie efektywności zasobów w startupie to konieczność?

Najkrótsza odpowiedź brzmi: tak. Warto zainwestować swój czas w przemyślenie każdego z aspektów zarządzania zasobami. Z jednej strony zyskamy na tym finansowo jako firma, bo unikniemy kosztownych błędów, a z drugiej utrzymamy komfort i zadowolenie naszych pracowników.

Wielu founderów odstraszają koszty, bo przydatne narzędzia można mnożyć: aplikacja do planowania zasobów, time tracker, narzędzie do feedbacku 360. W praktyce, twórcy narzędzi często oferują darmowe (lub bardzo tanie plany) dla małych zespołów, istnieją też aplikacje łączące kilka funkcjonalności.

Mimo że jestem zaawansowanym użytkownikiem spreadsheetów, to mam swój ulubiony zestaw narzędzi, bez którego byłbym zgubiony. Są to: Podio – w elastyczny sposób pozwala mi przechowywać szereg informacji o naszych pracownikach, teamdeck – dzięki narzędziu, które stworzyliśmy specjalnie dla software housów mogę planować kolejne działania i mierzyć efektywność pracy, Officevibe – pokazuje nastawienie naszych pracowników i to, co powinniśmy poprawić by pracowało im się jak najlepiej.

–

Zbigniew Czarnecki

Jako lider techniczny współtworzył projekty dla takich marek jak Google, Microsoft, Heineken czy UNICEF. Cztery lata temu założył Apptension, software house specjalizujący się w technologiach frontendowych. Obecnie zarządza ponad 40-osobowym zespołem. Od kilku miesięcy rozwija aplikację do zarządzania zasobami, teamdeck.