Co wpływa na efektywność pracy zdalnej?

fot. pexels.com

Żyjemy w czasach mobilnego biznesu i działalności związanych mocno z internetem, w których coraz więcej osób pracuje zdalnie – są to zarówno freelancerzy, zespoły rozproszone, jak i etatowi pracownicy, którzy obowiązki drogą elektroniczną wypełniają także po godzinach pracy, na wyjazdach służbowych czy w podróży. W bardzo dużym stopniu praca zdalna dotyczy także przedsiębiorców tworzących i prowadzących małe firmy, w szczególności te młode. Obecnie prowadzenie własnego biznesu wymaga częstych spotkań, wyjazdów służbowych, nierzadko tych zagranicznych. Jest to praca 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, która głównie polega na kontakcie w partnerami biznesowymi czy potencjalnymi klientami.

Praca zdalna jest wymagająca, często bardziej niż ta w biurze, a na jej efekty wpływa wiele czynników, które mogą zarówno pomóc, jak i przeszkodzić. O jakich elementach mowa? Odpowiedź na to pytanie znajdziecie poniżej.

Co wpływa na efektywność pracy zdalnej?

1. Szybki internet mobilny LTE

Podstawowym narzędziem dla każdego, kto pracuje zdalnie, niezależnie, czy jako freelancer, etatowy pracownik, czy przedsiębiorca prowadzący firmę, jest internet. Ze względu na to, że wiele osób pracuje „w drodze” – przemieszcza się, zmienia miejsce, z którego pracuje, stale jest na wyjazdach służbowych – najlepszym wyborem jest w tym przypadku internet mobilny dla firm.

Jednak aby praca zdalna była efektywniejsza, istotne są trzy kwestie:

• prędkość internetu – duża prędkość zwiększa komfort pracy, a także m.in. skraca czas oczekiwania na pobranie czy przesłanie materiałów, prezentacji, ładowania wideo itp.

• dostęp do internetu bez zakłóceń z dowolnego miejsca; niezależnie od miejsca, gdzie się wybierzemy, czy to wyjazd służbowy, czy wakacje, internet powinien działać szybko i bez zarzutu. Ważne jest tutaj pokrycie zasięgiem możliwie jak największego obszaru.

• dostępny limit danych – mały limit danych sprawdzi się jedynie podczas rzadszych podróży służbowych, jednakże jeśli pracuje się zdalnie częściej, zdecydowanie warto postawić na większe limity, aby nie martwić się, że internet nagle zwolni, i to w momencie, w którym zależy nam na czasie.

Wymagania te bez problemu spełnia internet w standardzie LTE. Usługa ta ma istotny wpływ na efektywność pracy zdalnej, ponieważ umożliwia korzystanie z szybkiego internetu w dowolnym miejscu, o dowolnej porze, bez zakłóceń. Na rynku dostępnych jest kilka wartych wzięcia pod uwagę ofert, z których wyróżnia się oferta Plusa, skierowana do mniejszych przedsiębiorców, dzięki której mogą oni załatwiać wiele spraw będąc w biegu między jednym spotkaniem biznesowym a drugim.

W ramach oferty za 40 zł netto miesięcznie otrzymujemy szybki internet LTE, przy czym za pierwsze trzy miesiące trwania umowy nic nie płacimy. Usługa ta oferuje także duży pakiet danych – 50 GB do wykorzystania miesięcznie. Po wykorzystaniu limitu, internet się nie wyłącza – aktywowany zostaje pakiet LTE bez końca, prędkość łączą ulega zmniejszeniu. Plus docenia także lojalność konsumentów, w związku z czym osoby posiadające już usługę u tego operatora lub w Cyfrowym Polsacie, otrzymają zniżkę na abonament w ramach programu smartFIRMA. Warto także zwrócić uwagę na to, że przedsiębiorcy korzystający z oferty Plusa są traktowani priorytetowo, a w przypadku obsługi klienta czas oczekiwania na załatwienie ich sprawy jest bardzo krótki, w wielu przypadkach rozwiązanie następuje wręcz natychmiastowo.

Posiadanie szybkiego internetu LTE, dostępnego praktycznie w każdym miejscu, z dużym pakietem danych do wykorzystania, jest także pewnym zabezpieczeniem dla osób pracujących zdalnie. Dzięki temu zarówno pracownicy, jak i osoby prowadzące firmy nie muszą obawiać się, że uciekną im jakiekolwiek wiadomości służbowe czy powiadomienia o potencjalnych klientach. Dodatkowym zabezpieczeniem jest również to, że podczas wyjazdów służbowych, wakacji, podróży, czy kiedykolwiek, kiedy korzystamy z internetu LTE w Plusie, jest to bezpiecznie i nie jesteśmy narażeni na niebezpieczeństwa związane z korzystaniem z niezabezpieczonych, darmowych sieci Wi-Fi. Jest to istotne szczególnie w przypadku, gdy mamy dostęp do wrażliwych danych w firmie czy narzędzi firmowych za pośrednictwem urządzenia mobilnego lub laptopa.

2. Dobry sprzęt do pracy

Sprzęt komputerowy, w tym także urządzenia mobilne jak smartfony, dla osoby pracującej zdalnie jest, oprócz internetu mobilnego, drugim podstawowym narzędziem pracy. Jednak jaki powinien być laptop, aby wpłynął na poprawę efektywności pracy?

Dobry komputer do pracy zdalnej powinien być nie tylko szybki, posiadać duży dysk i dobrą kartę graficzną, ale także, biorąc pod uwagę stałe lub często wyjazdy służbowe, powinien być przede wszystkim lekki, poręczny i wytrzymały – to również jest istotna cecha urządzenia, ponieważ nie raz może nam przyjść pracować w ciężkich warunkach, czy najzwyczajniej w świecie w biegu wylać coś na komputer.

Mówiąc już o sprzęcie wykorzystywanym w pracy zdalnej, warto także pamiętać o dobrym smartfonie z dużą baterią, przenośnej małej drukarce, czy, w niektórych zawodach, dobrym aparacie fotograficznym. Z pewnością przydadzą się także powerbanki, które na wypadek braku dostępu do prądu z sieci, umożliwią dalszą pracę.

Przy zakupie warto także zwrócić uwagę na samą gwarancję sprzętu i np. warunki jego zwrotu czy naprawy, a także możliwość przedłużenia samego zabezpieczenia. Im więcej podróżujemy, tym bardziej nasz sprzęt jest narażony na zniszczenia. Na urządzeniach wykorzystywanych w pracy zdalnej nie warto oszczędzać, ponieważ podczas obowiązków służbowych są one niezbędne, bardzo często nie możemy ich zamienić na inne, muszą zawsze działać niezawodnie i szybko – a niestety wiele tańszych modeli nie może tego zagwarantować i potrafią zawieść w najmniej odpowiednim momencie. Warto być na to odpowiednio przygotowanym.

3. Dobór odpowiednich narzędzi

Niezależnie, czy pracujesz stale zdalnie w firmie, po godzinach w domu, czy jako freelancer, dobór odpowiednich narzędzi do planowania i zarządzania pracą, czy do kontaktu z partnerami biznesowymi jest istotną kwestią, która wpływa na efektywność pracy, a także na sam jej komfort. Dostępnych na rynku jest wiele sprawdzonych narzędzi, działających także w chmurze, które pozwalają na efektywną pracę zdalną niezależnie od liczby członków zespołu czy partnerów biznesowych. Wśród nich warto zwrócić uwagę na narzędzia, które ułatwiają:

• planowanie i zarządzanie projektami, takie jak Trello, Teamwork, Asana, Jira, czy Basecamp;
• komunikację, takie jak Slack, MailChimp, Dotmailer, GoToMeeting, czy Skype;
• edytory do tworzenia dokumentów i prezentacji, jak Google docs, Office 365, Cold Turkey, czy Prezi;
• narzędzia do generowania raportów, np. iDoneThis lub zarządzania zmianami pracowniczymi, jak When in Work;
• przygotowywanie grafik i wideo, np. Canva, Sketch, Gimp, Draw.io, Quik, Boomerang, czy iMovie;
• monitoring mediów i internetu, m.in. Brand24, Mention, Mediatoolkit, IMM, Meltwater, Google Alerts.

I jeszcze bardzo ważna sprawa. Pamiętaj o ochronie danych osobowych swoich, współpracowników i kontrahentów. Dobrym rozwiązaniem jest zainstalowanie kompleksowego pakietu chroniącego smartfon, tablet czy komputer przed zagrożeniami z sieci, np. Ochronę Internetu z oferty Plus.

4. Zasady pracy

Znaczący wpływ na efektywność pracy zdalnej mają także ustalone zasady pracy i twarde ich przestrzeganie. Samodyscyplina i przestrzeganie poniższych zasad powinno Wam pomóc w lepszej pracy:

• opracuj listę rzeczy do zrobienia na kolejne dni, tygodnie; pamiętaj, mierz zamiary według sił;
• ustal konkretne ramy czasowe pracy, a także przerw;
• codziennie rano, przed rozpoczęciem pracy, zapoznaj się z wyznaczonymi na dany dzień zadaniami i przeanalizuj, ile czasu pochłoną poszczególne z nich – pozwoli Ci to wyznaczyć priorytety i efektywniej ułożyć pracę na cały dzień;
• nie odkładaj rzeczy na ostatnią chwilę – niby uniwersalna zasada, która nie tyczy się jedynie pracy zdalnej, jednakże warta przypomnienia, gdyż nadal wiele osób o niej zapomina.
• dbaj o bezpieczeństwo swojego środowiska pracy, czyli komputera – zainstaluj kompleksowe oprogramowanie chroniące sieć i sprzęt, twórz regularnie backupy, aktualizuj oprogramowanie i pamiętaj. W przypadku, gdy prowadzisz firmę, pamiętaj o przeprowadzaniu w niej audytów bezpieczeństwa sprzętu i sieci.
• ogranicz rozpraszające bodźce z otoczenia – nie odbieraj niepotrzebnych telefonów (najlepiej oddziel telefon służbowy od prywatnego), nie korzystaj z mediów społecznościowych (no, chyba że musisz ;)), nie pracuj w głośnym pomieszczeniu i hałasie, przy włączonym telewizorze czy słuchając radia lub podcastów; ewentualnie posłuchaj muzyki (jest pełno utworów skomponowanych tak, aby pomagały nam lepiej pracować).
• jeśli pracujesz w domu, koniecznie wydziel stanowisko pracy i postaraj się oddzielić je od przestrzeni, w której normalnie spędzasz wolny czas czy odpoczywasz; dobrym rozwiązaniem jest zagospodarowanie oddzielnego pokoju w tym celu.

5. Dbaj o zdrowie

Jest to dość odmienny od poprzednich podpunkt, ale równie ważny, a w dłuższej perspektywie nie do przecenienia. Możemy posiadać dobry sprzęt i odpowiednie środowisko pracy, jednakże jeśli nasz organizm zacznie niedomagać na skutek wyczerpania czy permanentnego stresu, nasza efektywność drastycznie spadnie. Warto więc przestrzegać kilku wskazówek:

• rób co jakiś czas, np. co 3-4 godziny przerwę w pracy na 5 min. Przejdź się, wstań, rozprostuj; jeśli pracujesz cały czas przy komputerze, odejdź od niego na chwilę, popatrz gdzie indziej, daj swoim oczom trochę wytchnienia.
• jeśli prowadzisz siedzący tryb pracy, pamiętaj o codziennych aktywnościach fizycznych, w tym także o krótkich ćwiczeniach podczas przerwy w pracy;
• wysypiaj się, a przede wszystkim rozgranicz pracę od życia prywatnego, tzw. life-work balans to nie mit;
• jeśli jesteś przedsiębiorcą, dbaj o jakość pracy w zespole, aby nie było niepotrzebnych napięć czy tarć, a także staraj się, aby wszyscy Twoi pracownicy czuli się wysłuchani, także Ci zdalni; komfort pracy i zrozumienie współpracowników znacząco wpływa na samopoczucie i zdrowie;

Podsumowanie

Na efektywność pracy zdalnej wpływa wiele czynników, jednakże na większość z nich mamy wpływ i to w dużej mierze od nas zależy, jakie żniwo zbierzemy. Warto więc pamiętać o powyższych zasadach efektywnej pracy, a także dobrze się do niej przygotować.

W obecnym cyfrowym społeczeństwie, w którym coraz więcej firm stawia na usługi, a konsumenci oczekują wszystkiego natychmiast, możliwość szybkiego, nieograniczonego kontaktu staje się niezbędna w efektywnym prowadzeniu przedsiębiorstwa czy pracy zdalnej. Szczególnie, że coraz więcej osób pracuje poza biurem. Firmy skupiają się na jak najszybszym kontakcie z partnerem biznesowym czy klientem, a to zdecydowanie ułatwia szybki, mobilny internet, który znajduje się w ofercie np. Plusa.

Artykuł powstał we współpracy z marką Plus.