Zamknięcie roku to nadal bardzo stresujący czas dla sporej grupy dyrektorów finansowych i księgowych. Nie dziwi więc, że coraz częściej firmy skupiają się na działaniach prewencyjnych oraz automatyzacji procesu zamknięcia.
Będąc związanym przez wiele lat z obszarem finansów i controllingu widziałem już naprawdę sporo. Szczególnie dużo wrażeń dostarczają pierwsze miesiące każdego roku, gdy większość firm zmaga się ze swoimi raportami rocznymi i mamy szczyt sezonu audytowego.
Aby choć trochę przybliżyć świat finansów i controllingu osobie spoza branży, przywołam typowe sytuacje z pierwszych miesięcy roku, kiedy to głównym zmartwieniem pionów finansowych jest zamknięcie ksiąg rachunkowych.
- Dyrektor finansowy oraz główny księgowy zostają w pracy do późnych godzin nocnych, aby mozolnie analizować i wyjaśniać wątpliwości dotyczące księgowania, np. wyceny zapasów. To dla nich kolejny dzień, w którym muszą spędzić w pracy kilkanaście godzin.
- Księgowi zatrudnieni w innej spółce – choć nie musieli zostać w pracy do późnej nocy – to są dramatycznie spóźnieni ze swoją pracą, m.in. potrzebują „na wczoraj” przygotować podsumowanie kalkulacji związanych z wyceną wytypowanych kontraktów długoterminowych za cały ubiegły rok. Czas goni, a z każdą godziną nieprzynoszącą przełomu, stres u nich jest coraz większy.
Po rozmowach z osobami z branży wiem, że dla części z nich początek roku nadal kojarzy się z niejedną traumą, czy nieprzespaną nocą. Wiem także, że jest również grupa firm na rynku, w których początek roku jest znacznie spokojniejszy i nie wiąże się dla pracowników z olbrzymią dawką stresu lub licznymi nadgodzinami.
Pozytywny przykład
Co więc może pomóc dyrektorom finansowym i księgowym w procesie zamknięcia roku? Pracę w wielu spółkach uspokajają działania prewencyjne. Jako przykład można podać wdrożenie w firmie formalnego, systematycznego procesu uzgadniania sald księgowych. Sprowadza się on do tego, że w ramach procesu zamknięcia roku (lub kwartału, czy miesiąca) zespół księgowy samodzielnie, bez obligatoryjnego przymusu i presji zewnętrznej, weryfikuje i dokumentuje poprawność sald na kontach bilansowych – to tzw. proces accounts reconciliation. Proces uzgodnienia sald wpisany w kalendarz zamknięcia okresu pozwala:
- wychwycić z wyprzedzeniem błędy i pominięcia,
- zapewnić zgodność raportowania zarządczego i śródrocznego z przyjętymi politykami rachunkowości,
- systematycznie gromadzić dokumentację potwierdzającą poprawność ewidencji księgowej.
Accounts reconciliation zapewnia dyrektorowi finansowemu komfort i poczucie „porządku w księgach” przez cały rok, nie tylko na okoliczność współpracy z audytorem. Aby ten proces się powiódł, firmy najczęściej korzystają ze specjalistycznego oprogramowania.
W ramach podsumowania, chciałbym podkreślić, że nie twierdzę, iż moje obserwacje mogą być w prosty sposób uogólnione na całość przedsiębiorstw podlegających obowiązkowi publikacji i badania sprawozdań finansowych. Niemniej jednak, jeżeli problemy, o których wspominam, w jakiś sposób dotykają poszczególne firmy, warto zainteresować się wdrożeniem zmian prewencyjnych i systemową automatyzacją procesu zamknięcia roku. Nie zmieni to już, co prawda, obrazu zamknięcia roku 2019, ale może zagwarantować więcej spokoju przy ponownym podejściu za rok 2020.
Autor: Mariusz Sumiński, dyrektor zarządzający FlexiSolutions.
