Co zrobić, gdy wystawimy fakturę, a transakcja zostanie anulowana

Wystawianie faktur to jeden ze standardowych obowiązków przedsiębiorcy. Podczas prowadzenia firmy może zdarzyć się, że faktura zostanie wystawiona, a transakcja z różnych powodów nie będzie miała miejsca. Co zrobić w takiej sytuacji? Czy wystawioną fakturę można po prostu anulować?

Zdjęcie royalty free z Fotolia

Kiedy fakturę można anulować?

Anulowanie faktury nie zostało uregulowane żadnymi przepisami podatkowymi. W niektórych, rzadkich sytuacjach jest to jednak praktyka stosowana przez przedsiębiorców i akceptowana przez organy podatkowe. Anulowana faktura nie powoduje m.in. powstania obowiązku podatkowego (konieczności rozliczenia podatku).

Anulowanie faktury jest możliwe, jeśli łącznie są spełnione dwa warunki:

dokument księgowy nigdy nie trafił do obrotu prawnego (faktura nie została przekazana do klienta),
transakcja udokumentowana fakturą nie doszła w rzeczywistości do skutku (jeżeli nastąpiła płatność, to należy ją po prostu zwrócić klientowi).

Co za tym idzie w zależności od zaistniałej w firmie sytuacji możliwe jest anulowanie faktury w następujących sytuacjach:

Jeżeli przedsiębiorca wystawił fakturę omyłkowo, popełnił w niej błąd lub klient zrezygnował z transakcji, to anulowanie może nastąpić, o ile faktura nie trafiła jeszcze do klienta.
W przypadku sprzedaży wysyłkowej, gdy faktura została wysłana do klienta, ale ten nie przyjął przesyłki, również możliwe jest anulowanie faktury.

Anulowaną fakturę papierową należy przekreślić i zachować w tej formie w dokumentacji. Numeracji nie „cofa się”, tylko prowadzi się ją dalej z uwzględnieniem anulowanego dokumentu. Oczywiście anulowana faktura nie trafia w żadnej formie ani do KPiR, ani do rejestrów VAT.

Jeżeli jednak warunki niezbędne do anulowania faktury nie są spełnione, to trzeba skorzystać z innej opcji. Wówczas niezbędna jest faktura korygująca.

Czasami niezbędna jest korekta zamiast anulowania faktury

Wprowadzoną do obrotu fakturę można poprawić przez wystawienie korekty. Jest to możliwe nie tylko, gdy pojawi się błąd na dokumencie, ale także m.in. w przypadku:

zwrotu towaru (także, gdy klient korzysta z prawa do zwrotu bez podania przyczyny w transakcjach online),
reklamacji uszkodzonego towaru,
rezygnacji klienta z usługi.

Faktura korygująca wystawiana w okolicznościach rezygnacji z transakcji powinna zostać skorygowana do zera. Ponadto zawsze na korekcie trzeba zamieścić jej przyczynę. Taki dokument wystawia się w co najmniej dwóch egzemplarzach – jeden zostaje u sprzedawcy, zaś drugi trafia do nabywcy. Korektę ujmuje się w rozliczeniach podatkowych, w tym w KPiR i w rejestrach VAT.

Uwaga

Anulować można nie tylko „zwykłą” fakturę, ale także fakturę korygującą, która nie została wprowadzona do obrotu prawnego, gdyż nie dotarła do klienta. Taka faktura nie wywołuje skutków podatkowych. Trzeba jedynie pamiętać o umieszczeniu na niej adnotacji „anulowano” i zachowaniu w dokumentacji księgowej.

Anulowanie lub korekta faktury – jakie konsekwencje podatkowe?

Faktura dokumentująca transakcję, która nie doszła do skutku nie wiąże się z powstaniem obowiązku podatkowego. Jednakże w praktyce może zdarzyć się, że anulowana faktura została ujęta w deklaracji VAT za dany okres rozliczeniowy (gdy np. przedsiębiorca składając deklarację nie wiedział jeszcze, że transakcja nie będzie miała miejsca). Wówczas przedsiębiorca ma możliwość korekty tej deklaracji i obniżenia VAT-u o kwotę z anulowanego dokumentu.

Jeśli chodzi o faktury korygujące, to do końca 2013 r. obowiązywała zasada zgodnie, z którą VAT w związku z korektą można było obniżyć dopiero za okres, w którym sprzedawca otrzymał od klienta potwierdzenie otrzymania faktury korygującej. Nie musiał to być podpis. Mogło to być potwierdzenie e-mailowe, przy czym sprzedawca musiał posiadać jego dowód na wypadek kontroli.

Od początku 2014 r. można jednak obniżyć VAT nawet wówczas, gdy klient nie potwierdził otrzymania korekty. Przy czym można tego dokonać, o ile sprzedawca posiada dowód na to, że przekazał klientowi fakturę korygującą, np. w postaci potwierdzenia nadania przesyłki poleconej, czy też wysłanego e-maila.

Sebastian Bobrowski

Dyrektor finansowy

Pracuje w firmie inFakt, oferującej usługę księgową w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym ze stałym dostępem do dokumentów i kurierem w cenie. Oprócz tego inFakt oferuje Program do Fakturowania i Program do Księgowości online oraz usługę Zakładania Firmy.