Jakiś czas temu Facebook zauważył, że istnieje ponad 1 milion grup “roboczych” – to znaczy, że ludzie wykorzystują Facebooka w pracy do omawiania projektów, umawiania się na zmiany – kto, kiedy pracuje, organizacji spotkań itd. Nie każdy jednak chce komunikować się ze współpracownikami używając do tego swojego prywatnego konta na Facebook’u. Poza tym, często do grupy można dodać osobę, która nie jest pracownikiem danej firmy, więc informacje zamieszczone w danej grupie mogą trafić w niepowołane ręce. Nasuwa się też pytanie, czy nie można stworzyć jednego narzędzia, które zastąpi przynajmniej kilka wykorzystywanych na co dzień.
Dlatego też powstał Workplace, na którym konta użytkowników zakładane są przez administratora – osobę wyznaczoną do tego w firmie. Workplace opiera się głównie na grupach, one odgrywają najważniejszą rolę. Najlepiej jak całą firmę dzieli się na grupy, na przykład na teamy / zespoły, w których pracują. Mogą też być ogólne grupy, jak np. BHP, gdzie każdy w pracy dostaje informacje o najnowszych zaleceniach – to zastępuje np. mailing do wszystkich pracowników. Jeśli np. powstaje projekt międzyzespołowy, też założenie takiej grupy się sprawdza, ponieważ nie trzeba wymieniać maili, tylko wszystko umieszcza się i omawia w jednym miejscu. Pracownicy sami mogą tworzyć takie grupy, jednak administrator kontroluje, kto jakie grupy zakłada.
Same grupy funkcjonalnością bardzo przypominają te, które znamy z Facebook’a. Można dodawać posty, pliki, aktywność, lokalizację, komentować, dać lubię to, oznaczyć kogoś w poście lub w komentarzu. Dodatkowo, takie grupy można tworzyć między biznesowymi partnerami. Jednak, firma, z którą współpracujemy, musi również posiadać Workplace.
Oprócz tego, istnieją także aktualności, potocznie nazywane tablicą. Na niej pokazują się najnowsze wpisy współpracowników (których dodajemy do obserwowanych) i ostatnio dodane posty do grup oraz komentarze do postów. To oszczędza czas, który poświęciłoby się na przeglądanie każdej grupy z osobna. Dodatkowo są powiadomienia, które wyskakują w prawym górnym rogu, kiedy ktoś coś doda na Workplace.
Pracownik również ma do edycji swój profil – może dodać zdjęcie, stanowisko w firmie oraz dane kontaktowe.Nie ma żadnych reklam, które rozpraszałyby pracowników w czasie pracy, a dodatkowo konto na Workplace w żaden sposób nie łączy się z prywatnym kontem na Facebook’u. Interfejs jest praktycznie taki sam jak we flagowym produkcie Facebook’a, więc nie jest wymagane przeprowadzanie szkoleń z obsługi Workplace, ponieważ prawie każdy wie jak go używać.
Dodatkowo, można tworzyć grupy wielofirmowe, czyli Workplace ma też na celu ułatwienie komunikacji pomiędzy organizacjami, a co za tym idzie – połączenie w pracy 3 miliardów osób na całym świecie. Stworzonych zostało też ponad 100 botów – programów komputerowych, które mają zastępować nas w wykonywaniu pewnych / wybranych czynności. Osadzone są np. na stronach internetowych, czy w komunikatorach. Następnym udogodnieniem jest Workchat, czyli odchodząc od komputera, będąc w podróży na lotnisku czy w pociągu, dzięki aplikacji mobilnej można sprawdzić co się dzieje na Workplace i na przykład uczestniczyć online w spotkaniu organizowanym w biurze.
Workplace w dalszym ciągu jest doskonalony, przez co do 30 września nic się nie płaci za korzystanie, ponadto organizacje non profit i instytucje edukacyjne mają za darmo przez cały okres użytkowania.
–
Jeśli chcesz się dowiedzieć więcej o tym narzędziu i dlaczego już 14 000 firm z różnych branż (jak na przykład Starbucks, AirAsia, Booking.com, Danone) na całym świecie korzysta z Workplace, w tą środę organizowany jest darmowy webinar przez Fly on the cloud – partnera Facebook’a.
–
Monika Bysiewicz
Project Coordinator & Sales Specialist w Fly on the cloud
Koordynator projektu Workplace by Facebook w firmie Fly on the cloud oraz certyfikowany specjalista sprzedaży Google for Education. Monika dodatkowo współpracuje z polskimi startupami i jest organizatorem Startup Weekend Wrocław.
