Z Sylwią Wojtas, która pełni stanowisko Head of Communications w PROIDEA, rozmawiamy o organizowaniu konferencji dla branży IT. Zapytaliśmy ją o to, dlaczego warto brać udział w płatnych konferencjach, jak od środka wygląda organizacja eventu i co jest najważniejszym czynnikiem, który powinien przesądzić o chęci udziału w wydarzeniu. Tego wszystkiego i wielu innych rzeczy dowiecie się z poniższego wywiadu. Zapraszamy!
Na zdjęciu: Sylwia Wojtas, Head of Communications w PROIDEA
Jak rozpoznać ciekawy event od tego, na którym ciągle spoglądamy w telefon?
Jeśli nie jest to pierwsza edycja eventu, to z pewnością zdjęcia, nagrania wykładów czy relacja wideo i opinie innych uczestników będą pomocne przy podjęciu decyzji. Oglądamy zdjęcia, czytamy opinie i wiemy, że chcemy tam być!
Przy tego typu ocenie eventu mam jednak jedną poradę – oglądając zdjęcia i filmy miejmy na uwadze fakt, że organizatorzy zawsze pokazują na nich najlepsze i najładniejsze elementy. Zdarza się, że w relacji wideo i na zdjęciach z eventu, który rzekomo gromadził niemal 1000 osób, widzimy wyłącznie zdjęcia pojedynczych osób czy grupek osób. Jeśli event rzeczywiście zgromadził 1000 osób to na zdjęciach i w relacji wideo na pewno będzie to pokazane (to w końcu sukces!). Brak takich ujęć powinien wzbudzić naszą czujność co do wiarygodności deklarowanych liczb 🙂
To znaczy, że te z mniejszą liczbą uczestników są mniej ciekawe?
Nie, wszystko zależy od tematów prezentacji i doświadczenia zaproszonych mówców oraz od – nazwijmy to – jakości uczestników. Przez “jakość uczestników” rozumiem ich przynależność do jednej grupy docelowej. Jeśli na miejscu wydarzenia spotykamy osoby, które zajmują podobne stanowiska, to nie sposób się na takiej konferencji nudzić. Wspólne tematy w rozmowach kuluarowych często owocują rozwiązaniem problemu, z jakim się aktualnie mierzymy, lub nawiązaniem cennych relacji na przyszłość.
Osobiście byłabym jednak ostrożna z oceną eventu, podczas którego uczestnicy patrzą w telefon, jako nudny. Ba, sami nawet zachęcamy do spoglądania w telefony 🙂 W eventach obserwujemy zjawisko podobne do multiscreeningu. Nasi uczestnicy podczas wykładów zerkają w smartfony szukając dodatkowych informacji o prelegencie, kontaktu do niego czy do innych uczestników wydarzenia, a także zadają pytania poprzez dedykowane aplikacje mobilne czy portale społecznościowe. Jeśli dostarczymy im odpowiednich narzędzi i zachęt, często Tweetują i komentują wykłady na bieżąco w Social Mediach, rozgrzewając Twitterowy hasztag do czerwoności. Uczestnicy coraz częściej wybierają też mobilną wersję agendy w miejsce drukowanej.
Zorganizowałaś mnóstwo spotkań i konferencji dla programistów czy ludzi z IT. Od czego zaczynasz pracę nad eventem?
Ja zajmuję się promowaniem oraz komunikacją wydarzeń. Moja praca zaczyna się od zapoznania się z wizją wydarzenia, jego założeniami oraz grupą docelową. Kolejnym krokiem jest stworzenie planu promocji oraz kanałów komunikacji (co odbywa się kilka miesięcy przed eventem) i wprowadzenie go w życie, oczywiście obserwując na bieżąco efekty i modyfikując działania.
Praca Conference Managera z kolei zaczyna się od stworzenia wizji wydarzenia, uwzględniającej wnioski i sugestie z poprzedniej edycji oraz inspiracje innymi wydarzeniami w Polsce i na świecie. W następnym kroku opisuje się grupę docelową, główne atrakcje oraz założenia merytoryczne. Kolejno tworzy się kosztorys oraz plan działań z podziałem na deadline’y i odpowiedzialne za nie działy. Kiedy wszystkie elementy są zaakceptowane, a każdy jest świadomy swoich obowiązków, pierwszą rzeczą jest zarezerwowanie miejsca konferencji oraz zaproszenie kluczowych prelegentów (tych trzeba zapraszać minimum pół roku przed wydarzeniem).
Co jest najważniejsze w konferencjach dla ludzi z branży IT? Czego nie może na nich zabraknąć?
Koszulek! 😉 Mówię to pół żartem, pół serio – ludzie z IT bardzo cenią sobie rozdawane przy rejestracji koszulki, które są dla nich swego rodzaju pamiątką oraz dowodem na to, że biorą udział w konferencjach branżowych. Podczas ich projektowania warto zadbać o to, by koszulki były schludne, wygodne i z dobrego materiału, zgodne z aktualną modą i by nie zawierały dziesiątek logotypów partnerskich.
Co ważne i dość specyficzne, na konferencjach dla ludzi z IT nie może zabraknąć zdrowego jedzenia. Podczas przerwy kawowej warto dorzucić do słodkości również kosze z owocami, czy małe, zdrowe kanapki. Obiad musi uwzględniać wersję wege i wegan. Programiści to często ludzie dbający o siebie, o swoje zdrowie i podążający za najnowszymi trendami – podanie niezdrowego i tłustego obiadu może zostać szeroko i głośno skomentowane na Twitterze 🙂
To raczej dodatki.
Dla środowiska IT jednak zdecydowanie najważniejsza jest mocna jakościowo, aktualna agenda – nawet najfajniejsze gadżety, atrakcje i smakołyki nie ściągną ich na miejsce, jeśli agenda nie będzie po brzegi wypełniona merytorycznym “mięsem”. Z małych rzeczy, które uważamy za podstawę i konieczność na wydarzeniu to dobrze działające WiFi, miejsce, w którym uczestnicy mogą podładować telefony i komputery, czy przestrzeń, w której w razie potrzeby mogą usiąść i zareagować na nagły telefon z pracy.
Jak zaspokoić różnych uczestników jednej konferencji?
Mam wrażenie, że w świecie IT nie jest to trudne. Gromadzimy ludzi z całego świata, w przedziale wiekowym 20-60 lat, od juniorów, przez mid-devów po seniorów. Ludzi interesujących się fantastyką, historią, gadżetami, podróżami. O różnych światopoglądach, pochodzących z różnych rejonów geograficznych. W tym środowisku wiek, doświadczenie czy upodobania pozapracowe nie mają większego znaczenia – tych ludzi łączy pasja zawodowa. Póki motywem przewodnim wydarzenia jest język programowania/technologia interesująca 100% obecnych na nim uczestników, rozmowy kuluarowe będą toczyły się wokół niej, jak i wokół ploteczek branżowych i okraszone będą geekowymi żartami 🙂
Dlaczego konferencje nie są za darmo?
Ponieważ oferują konkretną wartość, która przy umiejętnym wykorzystaniu pozwoli na zwrot z inwestycji w bilet. Sama cena nie jest istotna, jeśli dobrze się ją przeliczy na zwrot z inwestycji. Czasami bezpłatne wydarzenia nie dające wartości są w efekcie droższe niż kilkutysięczne bilety na event, na którym robimy realny biznes.
Od strony organizacyjnej konferencje są dużym wydatkiem: przestrzeń, dobrej jakości catering, zapewnienie przelotu i zakwaterowania prelegentów, kwestie bezpieczeństwa, darmowe after party, gadżety konferencyjne – to niemałe wydatki, które ponoszone są po to, by uczestnik mógł jak najwięcej wynieść z takiego wydarzenia. Dodatkowo nad organizacją takiego wydarzenia pracuje przez kilka miesięcy cały sztab ludzi: promocja, managerowie, logistyka, graficy, ekipy foto-wideo i wiele innych osób.
Mówisz, że udział w konferencji po prostu się opłaca. Co masz na myśli?
Taka jest prawda. Biorąc udział w dobrej jakościowo konferencji:
- umawiasz się z kilkoma partnerami w jednym miejscu, zamiast jeździć po całym kraju lub świecie,
- spotykasz osobiście prelegenta np. z USA, oszczędzając na bilecie lotniczym i hotelu w Stanach,
- znajdujesz pracę, lub pracownika – oszczędność na procesie rekrutacyjnym,
- dowiadujesz się, jak rozwiązać problem, nad którym akurat głowisz się w pracy – i rozwiązujesz go za darmo dzięki poradom ludzi po fachu,
- sprawdzasz, jak ma się konkurencja i jakie nowości oferuje,
- pozyskujesz konkretne umiejętności, które czynią Cię bardziej wartościowym pracownikiem,
- poznajesz narzędzia, które ułatwiają i automatyzują Twoją pracę,
- zwiększasz sieć kontaktów, które mogą zaowocować nowym zleceniem lub stać się dla Ciebie w przyszłości darmowym wsparciem.
Celów udziału może być wiele, ale najważniejsze to określić je jeszcze przed zakupem biletu i ocenić, czy dana konferencja jest w stanie je zrealizować. A rolą organizatora jest dostarczenie jak najlepszej jakości wydarzenie.
Komu bardziej służą konferencje: pracownikom czy headhunterom?
To zależy od eventu, ale zdecydowanie dobry event powinien bardziej służyć pracownikom, a z tego korzystać powinni headhunterzy. Na eventach tematycznych łatwo jest znaleźć wartościowych pracowników. W przypadku eventów IT trzeba jednak rekrutację przeprowadzać delikatnie i ciekawie. W tej branży to pracodawcy bardziej potrzebują zdolnych pracowników, niż pracownicy pracy. Eventy to jednak świetne miejsce na osobiste spotkanie tych dwóch stron.
Dla uczestnika dodatkowym plusem wydarzeń jest możliwość spotkania osoby, która potencjalnie w przyszłości może brać udział w weryfikacji ich umiejętności. O ile łatwiej się rozmawia, jeśli po drugiej stronie stołu siedzi nasz znajomy z konferencji, niż obca osoba?
Jesteś blisko branży startupowej, blisko świata programistów. To rzeczywiście “branża marzeń”?
To prawda, z branżą startupową oraz IT mam do czynienia od kilku lat. Te dwa światy mają wiele wspólnego, choć wydaje mi się, że to bardziej branża startupowa potrzebuje IT, niż odwrotnie. Branża IT w tym momencie rzeczywiście jest bardzo kusząca. Panuje w niej luźny klimat, pracownicy są dobrze wynagradzani, wspierani dodatkowymi świadczeniami pracowniczymi. Pracodawcy w tej branży chętnie wysyłają pracowników na szkolenia, konferencje i czasem godzą się na pracę zdalną, wspierają ich aktywność pozazawodową czy chęci zostania prelegentami na konferencjach. Bardzo często też zapewniają pracownikom przyjazną przestrzeń do pracy. Aktualnie rynek bardzo potrzebuje zdolnych programistów, dlatego też pracodawcy dbają o pracowników – którzy często stają się mocno wybredni! 😉
Co do branży startupowej to tutaj moja odpowiedź nie jest jednoznaczna. Jeśli ktoś lubi wyzwania, tworzenie nowych rzeczy, nudzi się na etacie, a dynamika zmian go napędza – startup będzie odpowiednim miejscem dla rozwoju takiego pracownika. Znam przypadek osoby, która po wielu latach pracy w dużej firmie na wysokim stanowisku IT zdecydowała się przejść do startupu w poszukiwaniu nowych wyzwań. Wszystko jest kwestią indywidualnej ścieżki rozwoju.
Z jakimi problemami borykają się programiści?
Odpowiedź skierują raczej w kierunku “wyzwań”, niż problemów 🙂 To, co staje się coraz bardziej widoczne w tym świecie to konieczność rozwijania umiejętności miękkich. Dobrzy programiści prędzej czy później stają się team leaderami i muszą umieć zarządzać zespołem, są zapraszani na meetupy i konferencje w charakterze prelegentów, powinni umieć występować przed kamerą czy wypowiadać się do mediów. Tymczasem ci najlepsi programiści często długimi latami rozwijali kompetencje techniczne, a miękkie do niczego nie były im potrzebne. Zainteresowanie takimi tematami wśród programistów widocznie rośnie – widzimy to choćby po rosnącej z roku na rok liczbie osób odwiedzających ścieżkę ”Soft Skills” podczas 4Developers. “Soft Skillsy” konkurują tam np. ze ścieżką architektury aplikacji, Java, PHP czy Front-end i cieszą się niemal równą popularnością.
Konferencje w jakiś sposób im pomagają? W jaki?
Konferencje IT są w głównej mierze nastawione na przekazywanie konkretnej wiedzy – i nie jest to słowo-wytrych. Jeśli w agendzie nie będzie aktualnych tematów i praktycznego know-how, to rzadko który programista zechce poświęcić swój cenny czas na takie spotkanie. Tak więc specjalistom IT konferencje pomagają w codziennej pracy, w znalezieniu pracy, w przetestowaniu i obiektywnej ocenie swoich umiejętności i sprawdzeniu się na żywo pod okiem najlepszych – do tego świetnie nadają się coraz popularniejsze hackathony. Ich uczestnicy przez 24 lub 48 godzin non stop pracują nad konkretnymi zadaniami pod okiem najlepszych specjalistów. To świetna okazja nie tylko do zgarnięcia nagród czy pracy, ale przede wszystkim sprawdzenia – i wycenienia! – swoich umiejętności, jak i nauczenia się czegoś nowego od członków zespołu. Takie idee przyświecają nam podczas organizacji największego stacjonarnego hackathonu w Europie: HackYeah, podczas którego zgromadzimy 2000 programistów w krakowskiej Tauron Arenie. Będzie ekstremalnie, aktywnie i produktywnie!
Konferencje to także nieoceniona możliwość poznania najlepszych wyjadaczy z branży, z którymi nawet 5-minutowa, luźna rozmowa przy piwie może zaowocować szybszym “odhaczeniem tasków” po powrocie do pracy.
Jak poziom organizowanych konferencji zmienił się w branży IT na przestrzeni ostatnich pięciu lat?
Wezmę pod lupę ostatnie 4 lata, bo od tego czasu działam w eventach dla branży IT. Przede wszystkim w tym czasie liczba konferencji, meetupów i spotkań bardzo urosła. Ta konkurencja wymusza też na organizatorach coraz lepszy poziom wydarzeń.
Z zauważalnych zmian na pewno wymienić trzeba cyfryzację wydarzeń. Niemal każdy event ma swoją aplikację mobilną, która jest jednocześnie narzędziem do bezpośredniego kontaktowania się z prelegentami czy uczestnikami. Cyfryzacja usprawnia też rejestrację na miejscu. Tutaj jednak trzeba zaznaczyć, że ta cyfryzacja dopiero raczkuje i opiera się na wymienionych przeze mnie elementach. Tymczasem dzięki sprawnemu zastosowaniu odpowiednich narzędzi jesteśmy w stanie mierzyć efektywność eventu czy odbytych spotkań.
Organizatorzy zdają się też coraz bardziej dbać o wygląd wydarzenia, o jakość smyczek, identyfikatorów i wystroju miejsca, jak i cały branding konferencji. Autorzy wydarzeń dla IT coraz częściej wprowadzają też tzw. Code of Conduct, który określa światowe standardy organizacji wydarzeń i zaleca równe traktowanie wszystkich uczestników, bez względu na wiek, płeć, religię czy poglądy. Dla większości organizatorów to rzecz jasna, jednak chodzi tu o sam fakt umieszczenia takiego dokumentu na stronie www. Zdarzyła nam się sytuacja, w której zagraniczny prelegent odmówił udziału w konferencji tylko dlatego, że na stronie nie było opublikowanego Code of Conduct. Szybko naprawiliśmy ten błąd 🙂
–
Obecnie Sylwia Wojtas pracuje m.in. nad zorganizowaniem największego hackathonu w Europie, HackYeah (27-29 października 2017). Do krakowskiej Tauron Areny przyjedzie 2 tys. programistów, którzy – nieprzerwanie przez 48 godzin – rozwiązywać będą praktyczne zadania, walcząc o nagrody i oferty pracy. Ruszyła rejestracja na wydarzenie, którego partnerem medialnym jest portal MamStartup.
