O konieczności prowadzenia ewidencji czasu pracy słyszał każdy przedsiębiorca, który zatrudnia pracowników w oparciu o umowę o pracę. Taki obowiązek nakłada na niego art. 149 Kodeksu Pracy, zgodnie z którym ewidencja czasu pracy jest niezbędna do prawidłowego wyliczenia wynagrodzenia. Niemniej ewidencjonowanie czasu pracy przydaje się nie tylko do wypełnienia prawnego obowiązku, ale także do optymalizacji biznesowej, monitoringu pracowników i podnoszenia ich efektywności.
Dlaczego? Bo ewidencja czasu pracy polega nie tylko na liczeniu przepracowanych godzin. Służy również do zarządzania ważnymi kadrowymi procesami – od planowania grafiku pracy, poprzez prowadzenie list obecności, po zarządzanie urlopami i delegacjami. Jest zatem ważna z punktu widzenia każdego przedsiębiorcy, który nie pracuje w pojedynkę, ale ma własny zespół.
Realizacja trzech wyżej wymienionych celów jest szalenie istotna dziś – w dobie spowolnienia gospodarczego, wojny za wschodnią granicą i widma nadciągającej recesji. Pytanie tylko, w jaki sposób skutecznie ewidencjonować czas pracy? Można przecież korzystać z bramek i magnetycznych / zbliżeniowych kart, stosować papierowe listy lub notować wszystko w arkuszu kalkulacyjnym. Można, ale bramki są drogie w utrzymaniu, a pozostałe dwie metody czasochłonne i narażone na błędy.
Czy jest więc miejsce na innowacje i technologie w procesie ewidencjonowania czasu pracy? Tak. Taką technologię, z wykorzystaniem AI, rozwija polski startup inEwi.
Nowocześnie i wygodnie
Dzięki wdrożeniu inEwi w swoich firmach przedsiębiorcy mogą uwolnić się od uciążliwych metod prowadzenia ewidencji czasu pracy, a także od samego hardware’u magnetycznych / zbliżeniowych kart, które ulegają w czasie degradacji, przez co trzeba je wymieniać. System opracowany przez startup wykorzystuje urządzenia, które każdy pracownik ma przy sobie, a mianowicie smartfony – to właśnie one służą inEwi do rejestracji czasu, jaki pracownik spędził w biurze.
Co więcej, pozyskane w ten sposób informacje automatycznie „lądują” w chmurze, skąd dostęp do nich można mieć z dowolnego miejsca. Ponadto chmura inEwi dostosowana jest do wymogów Kodeksu Pracy, a także integruje się z ZUSem.
Niemniej samo wykorzystanie smartfonów do ewidencji czasu pracy nie jest jedyną innowacją, po jaką sięgnął polski startup. Najważniejszy jest sposób ich użycia.
Technologia rozpoznawania twarzy
inEwi korzysta z kamer, w które wyposażone są wszystkie smartfony, i technologii rozpoznawania twarzy. To ta sama technologia, która pozwala na przykład odblokować iPhone’a lub potwierdzić płatność dokonywaną w sklepie.
Dzięki niej pracownik nie musi już odbijać karty przy bramce, gdy chce wyjść z hali produkcyjnej, żeby pójść do toalety lub zjeść obiad w stołówce. Przerwa zostanie zarejestrowana po spojrzeniu na ekran i kamerę w smartfonie i zwróceniu w jej stronę osobistego dla każdego użytkownika kodu QR, który zostanie zeskanowany.
inEwi z punktu widzenia pracownika
Taka metoda rejestracji czasu pracy nie wzbudza w pracownikach dyskomfortu i poczucia braku zaufania ze strony pracodawcy. A takie wątpliwości mogą przecież pojawić się np. w przypadku pracy zdalnej lub hybrydowej, gdy pracodawca chce zainstalować na służbowych komputerach członków swojego zespołu oprogramowanie do śledzenia ruchów myszką lub robienia zrzutów ekranu.
inEwi eliminuje inwigilację, daje pracownikom poczucie swobody i kontroli nad sytuacją, co sprzyja rzetelnemu wywiązywaniu się ze służbowych obowiązków.
inEwi z punktu widzenia pracodawcy
Ponadto system inEwi wykorzystuje sztuczną inteligencję, aby wyeliminować zjawiska tzw. buddy punchingu, czyli sytuacji, w której jeden pracownik odbija kartę za drugiego. Mówiąc ściślej, inEwi uczy się twarzy pracowników, dzięki czemu można mieć pewność, że nie będzie dochodzić do opisanych wyżej nadużyć. W przypadku wykrycia braku zgodności skanowanej twarzy z twarzą zarejestrowaną w systemie pojawi się alert, a każde takie zdarzenie zostanie jednocześnie zarejestrowane.
Obecnie inEwi kończy pracę nad wspomnianą technologią facial recognition, która jest w ostatniej fazie testów i wkrótce trafi na rynek – wtedy będzie dostępna dla pracodawców i ich pracowników.
Symbol 2022 dla inEwi
O tym, że rynek potrzebuje takich rozwiązań jak system inEwi świadczy chociażby nagroda, jaką startup zdobył w tym roku. Mowa o wyróżnieniu Symbol 2022, przyznawanym od 2011 roku przez redakcję „Monitora Biznesu” – dodatku do „Rzeczpospolitej” i „Monitora Rynkowego” – dodatku do „Dziennika Gazety Prawnej”.
Nagroda ta przyznawana jest firmom, które udowodniły, że ich rozwiązania odznaczają się najwyższą jakością, a także realizują cele związane ze zrównoważonym rozwojem. Pierwszy raz Symbol Wsparcia Biznesu otrzymały w tym roku firmy technologiczne, a jedno z takich wyróżnień przyznano zespołowi pracującemu nad inEwi.
Nagroda wręczana przez redakcję Monitora Rynkowego potwierdza, że firmy z segmentu B2B coraz chętniej sięgają po rozmaite innowacje, w tym innowacje, które wspierają proces ewidencjonowania czasu pracy, który w dobie kryzysu warto zoptymalizować. W realizacji właśnie tego celu pomaga inEwi.
Artykuł powstał we współpracy z inEwi
