Zestaw Dokumentów Google to jedno z najpopularniejszych narzędzi wśród przedsiębiorców. Chociaż może się wydawać, że służą one jedynie do pisania, liczenia czy tworzenia prezentacji, to mogą one stać się również potężnym kombajnem do zoptymalizowania czasu pracy.

fot. unsplash.com

Dziennikarz i konsultant John Boitnott podzielił się w serwisie inc.com radami, jak uzywać Dokumentów Google, aby w pełni wykorzystywać swój czas. Uważa on, że te sposoby pozwolą poprawić produktywność, działać mądrzej i skuteczniej nadzorować wszystkie operacje biznesowe. 

1. Zorganizuj się dzięki kolorom

Boitnott uważa, że właściciele firm korzystają z Dokumentów i Arkuszy Google, aby śledzić wszystko - od mierzenia godzin pracy pracowników, do tworzenia planów marketingowych. Z biegiem czasu Dysk może stać się mieszaniną nieuporządkowanych plików. To wiąże się z marnowaniem czasu na szukanie odpowiedniego dokumentu. 

Oznaczanie folderów kolorami pozwoli zapanować nad wirtualnym bałaganem. Jak to zrobić? Najpierw należy utworzyć nowe foldery i posortować dokumenty. Następnie kliknąć prawym przyciskiem myszy i wybrać jeden z 24 kolorów dostępnych w menu "Zmień kolor“.

2. Wykonuj połączenia konferencyjne z poziomu dokumentu 

Dodatki to aplikacje towarzyszące G Suite, które pozwalają wykonywać różnorodne zadania. W czasie współpracy nad dokumentem Google z dwoma pracownikami można nawiązać z nimi połączenie bezpośrednio z paska bocznego. Umożliwia to dodatek UberConference, który należy dodać z poziomu menu „Dodatki“. Aby go uruchomić, wystarczy kliknąć w menu dodatków i wybrać "UberConference / Launch Sidebar."

3. Używaj szablonów do powtarzających się projektów

Aby tworzenia propozycji projektów, programów spotkań lub faktur nie zaczynać za każdym razem od zera, warto skorzystać z szablonów, które w razie potrzeby można szybko zmienić. Wystarczy wejść na drive.google.com/templates i wybrać jeden z wielu wstępnie sformatowanych dokumentów. Ta lista zawiera listy biznesowe, propozycje projektów, notatki na temat wprowadzenia i listy ofert pracy. Inne szablony, takie jak umowy konsultingowe, oferty sprzedaży i deklaracje pracy, są dostępne w G Suite jako dodatki.

4. Dodaj swój podpis do dokumentu

Ścieżkę „drukowanie dokumentu, podpisywanie papierowej wersji, skanowanie i wysyłanie e-mailem“ można skrócić w bardzo prosty sposób. Dodatek PandaDoc wstawia podpis elektroniczny do dokumentu z dowolnego urządzenia. Po pobraniu dodatku pojawi się monit o połączenie z PandaDoc i utworzenie konta. Po jego uruchomieniu należy go jeszcze aktywować i otworzyć pasek boczny, aby narysować swój wirtualny podpis.

5. Użyj swojego głosu, aby pisać

Istnieje wiele sytuacji, w których wygodniej jest wypowiedzieć treść, niż wpisać ją do dokumentu. Warto wypróbować wówczas funkcję pisania głosowego, aby przyspieszyć tworzenie dokumentu Google. W Narzędziach należy wybrać "Pisanie głosowe". Następnie trzeba kliknąć ikonę czarnego mikrofonu i zacząć mówić po tym, jak zmieni kolor na czerwony. W trakcie nagrywania można dodać znaki interpunkcyjne. Wystarczy powiedzieć "kropka", "przecinek", "wykrzyknik" lub "znak zapytania".

6. Wyślij faks bez urządzenia

Dla tych, którzy jeszcze korzystają z faksu, pomocny może okazać się dodatek HelloFax, który umożliwia faksowanie dokumentów z poziomu Dokumentów Google. Aby wysłać faksem dokument Google, wystarczy otworzyć dodatek, wprowadzić numer faksu i kliknąć "Wyślij".

Kto, wie może te rady pozwolą skrócić czas pracy do 40 godzin tygodniowo albo i mniejszej liczby. 

Komentarze (0)