Jak kontrolować szefa startupu

Jednym ze sposobów na trzymanie ręki na pulsie biznesu jest zastosowanie narzędzi kontroli. Stosując je, zarówno przedsiębiorca, jak i inwestor zyskują pełniejszy obraz sytuacji, w jakiej znajduje się przedsiębiorstwo. Poza tym, dzięki kontroli szybciej można identyfikować i reagować na potencjalne sytuacje kryzysowe. Choć pomysłodawcy uważają ją za nadmierną kontrolę, to z biegiem czasu doceniają taki model współpracy z inwestorem.

Sprawne działanie przedsiębiorstwa zależy w głównej mierze od podejmowania trafnych decyzji przez zarządzających. W rzeczywistości, większość początkujących przedsiębiorców ma z tym ogromny problem. Podejmowanie błędnych decyzji jest zazwyczaj wynikiem braku doświadczenia lub niewystarczających kompetencji. Osoby, które rozwijają swój biznes za pieniądze pozyskane od inwestora, często tracą poczucie odpowiedzialności za finanse przedsięwzięcia. W końcu nie ryzykują własnym kapitałem. Z drugiej strony fundusz inwestycyjny angażując środki finansowe chce mieć pewność, że są one mądrze wydawane na cele, które budują wartość przedsiębiorstwa. Zatem jakie rodzaje narzędzi można stosować do kontroli startupu?

1. Weryfikacja realizacji harmonogramu działań

Jednym z prostych narzędzi do trzymania ręki na pulsie biznesu jest harmonogram działań. W skrócie, jest to plan kolejnych kroków prowadzących do rozwoju spółki, na przykład poprzez sprzedaż za pośrednictwem nowego kanału dystrybucyjnego, udział w targach branżowych, wprowadzenie nowego produktu itp. Harmonogram działań powinien być ustalony pod koniec bieżącego roku, z podziałem zadań na poszczególne miesiące. Zaletą tego narzędzia, z punktu widzenia inwestora, jest relatywnie łatwa weryfikacja wykonywanych działań, która może następować podczas luźnej rozmowy z zarządem spółki.

2. Kontrola realizacji budżetu

Podczas ubiegania się o pozyskanie kapitału od inwestora pomysłodawca przygotowuje szereg dokumentów opisujących przedsięwzięcie – biznesplan, analizę rynku, analizę konkurencji, budżet projektu na minimum pierwsze dwa lata działalności. Zaproponowany przez pomysłodawcę budżet staje się punktem wyjścia do analizy potencjału ekonomicznego przedsięwzięcia i jeśli inwestor zdecyduje się na wejście kapitałowe, zostaje on dokładnie poddany analizie pod kątem zgodności z rzeczywistością i ostatecznie ustalony. Jednym z narzędzi, które inwestor stosuje do kontroli startupu jest weryfikacja zgodności rzeczywistych danych finansowych spółki z przyjętym budżetem.

Kontrola ta, aby była skuteczna powinna odbywać się na bieżąco i w sposób ciągły. Zespół analityczny ze strony inwestora powinien weryfikować i analizować przychody oraz koszty za każdy miesiąc, kwartał i rok działania spółki. W przypadku zauważenia znaczących negatywnych odchyleń w przychodach lub kosztach, analityk wraz z zarządem spółki powinien znaleźć przyczynę i zapobiec jej wystąpieniu w przyszłości. Budżet powinien być również na bieżąco aktualizowany, bo często sytuacja wymusza zmianę przyjętych wcześniej wartości.

3. Analiza kosztów

Analiza kosztów skupia się przede wszystkim na weryfikowaniu rzeczywistych kosztów poniesionych przez spółkę w ostatnim kwartale, półroczu funkcjonowania spółki. Opiera się ona na analizie wysokości kosztów, ich strukturze oraz dynamice wzrostu. Poza tym ważne jest także ustalenie miejsca powstawania kosztu, przyczyny oraz zasadności. Tak dogłębna analiza pozwoli wykluczyć zbędne koszty oraz jest dobrym punktem wyjścia to tworzenia budżetu na kolejny okres planowania.

4. Analiza wskaźnikowa

Kolejnym sposobem kontroli szefa firmy jest analiza wskaźnikowa, oparta na wskaźnikach podzielonych według tematyki na grupy: płynności, zadłużenia, rentowności, sprawności działania oraz wartości rynkowej akcji i kapitału. W pełnym zakresie stosowana jest w rozwiniętych dużych przedsiębiorstwach produkcyjnych, natomiast w odniesieniu do startupów, najczęściej ogranicza się do sprawdzania rentowności spółki poprzez: ROA – wskaźnik rentowności aktywów przedsiębiorstwa (return on assets), ROE – wskaźnik rentowności kapitału własnego (return on equity) oraz ROS – wskaźnik rentowności sprzedaży (return on sales).

5. Kluczowe wskaźniki efektywności

Kluczowe wskaźniki efektywności (KPI z ang. Key Performance Indicators) są często stosowanym narzędziem do kontroli spółki, bo mierzą realizację procesów i celów organizacji. Odnoszą się do każdej sfery działania firmy, a ich zaletą jest możliwość dopasowania konkretnego wskaźnika do specyfikacji startupu. Wdrożenie KPI wymaga przejścia kilku ważnych kroków, bez których stosowanie tego narzędzia nie ma sensu. Wskaźniki powinny być proste i zrozumiałe dla każdego pracownika, zarządu i inwestora. Ich rodzaj zależy od działalności przedsiębiorstwa oraz branży w jakiej działa. Jakie są najczęściej stosowane?

Najlepiej zacząć od wybrania tego, co chcemy mierzyć i na co mamy wpływ oraz, wartości które możemy ciągle ulepszać i doskonalić. Ważne znaczenie ma również ilość wybranych wskaźników. Z doświadczenia wiem, że najlepiej gdy w startupach jest ich maksymalnie 10, natomiast w dużych przedsiębiorstwach produkcyjnych wskazane jest stosowanie nawet 20 wskaźników. Wdrożenie programu KPI na początku może być czasochłonne, ponieważ wiąże się z wyborem odpowiednich wskaźników, ustaleniem wartości historycznych z ostatniego okresu, prognozą wartości na przyszły okres i ustaleniem procesu przekazywania informacji odpowiedniej komórce. Natomiast w dalszej perspektywie KPI jest pomocnym narzędziem przy podejmowaniu ważnych decyzji w spółce.

Czy kontrola jest niezbędna dla każdego startupu?

Porównując dwie spółki, w których jedna ma wdrożony kontroling a druga nie – lepsza sytuacja, z punktu widzenia inwestora oraz spółki, jest tam gdzie jest on wdrożony. Mówiąc “lepsza sytuacja” mam na myśli: tempo rozwoju, tempo wzrostu sprzedaży, unikanie podejmowania błędnych decyzji oraz ponoszenie racjonalnych wydatków. Oczywiście nie można sugerować się tylko aspektami rynkowymi. Wiele zależy od pomysłodawców, ich nastawienia do współpracy z inwestorem oraz pełnego zaangażowania i konsekwencji w działaniu. Idealna sytuacja jest wtedy, kiedy obie strony czują potencjał współpracy i mają do siebie pełne zaufanie.

Kontroling może być zbędnym narzędziem jeśli inwestor czuje w 100% działania spółki, kiedy bieżące wyniki finansowe osiągają stabilny wzrost, spółka ma dobrą opinię na rynku i staje się coraz bardziej rozpoznawalną marką. Nie da się ukryć, iż startupy, w których wdrożony jest kontroling mają większą szansę na szybszy sukces. Dlatego uważam, że jego wdrożenie może jedynie pozytywnie wpłynąć na działalność spółki.

Michalina Sasińska

Analityk Finansowy w AerFinance SE

Pracuje w spółce holdingowej realizującej projekty typu startup / early stage / M&A / project finance. Wspieramy pasję, kreatywność, odwagę i konsekwencję w działaniu naszych partnerów.