Niejeden przedsiębiorca uczy się tej sztuki całe życie. Pracoholicy nie potrafią zrozumieć możliwości jakie za sobą niesie. Niektórzy traktują ją jako niezbędną formę realizacji konkretnego projektu. Jeszcze inni wykorzystują w nadmiarze, by samemu ograniczyć swoją odpowiedzialność. Mowa o umiejętności zlecania zadań innym, niezbędnej w pracy właściciela, kierownika, osoby koordynującej czy też kierującej zespołem.
fot. Fotolia
Zanim przejdę do meritum tematu i przedstawię sposoby umiejętnej delegacji zadań, chciałabym wskazać ograniczenia oraz możliwości jakie wiążą się z wykorzystaniem tego narzędzia w kierowaniu firmą/zespołem, które miałam okazję zweryfikować w praktyce.
W przypadku, gdy sami zarządzamy firmą i grupą pracowników musimy pamiętać, że:
- delegowanie zadań innym powinno być przemyślane, adekwatne do kompetencji i kwalifikacji wykonawcy, zgodne z ustalonymi regulaminami czy też prawem;
- zlecanie zadań może stanowić silne narzędzie motywujące, pokazujące zaufanie i doceniające wcześniejsze zaangażowanie wykonawcy w wykonywaną pracę;
- przekazywanie zadań innym powinno w założeniu sprzyjać poprawie efektywności i organizacji pracy, budowaniu rzetelnej komunikacji i sprawniejszemu wykonywaniu zadań grupowych;
- delegując zadania innym szef nie może zapominać o realizacji istotnej funkcji zarządzania jaką jest kontrolowanie i pomiar efektów zleconych działań. W każdym przypadku koniecznym jest przygotowanie planu/harmonogramu zadań przypadających na każdego członka grupy i ich systematyczne wykonanie. Nie może być sytuacji, w której szef przekazuje zadanie pracownikowi i nie interesuje się sposobem, efektywnością i skutkami jego wykonania. Działa w tym przypadku nie tylko z niekorzyścią dla firmy, ale i samego wykonawcy, który (w poprawnie zarządzanej firmie) będzie motywowany zaufanie jakim obdarzył go pracodawca i będzie mu zależało na terminowym wykonaniu zadania;
- zlecając coś innym musimy zapewnić im narzędzia niezbędne do wykonania danej czynności. Precyzyjnie określenie tego „zestawu” umożliwi pracownikowi pewniejsze i bardziej rzetelne podejście do zadania;
- delegowanie zadań nigdy nie powinno mieć charakteru „naturalnego zbywania się obowiązków ze zlecającego”. W tym przypadku zostanie odebrane jako przymus i z pewnością nie zmotywuje do pracy;
- nie każdy ma predyspozycje do umiejętnego zlecania zadań, ale też i nie wszyscy potrafią je przyjmować z entuzjazmem. Wolą pracować wedle ustalonych z góry schematów i zakresów obowiązków, nie zdając sobie sprawę, że mogą stracić szansę na rozwój i zdobywanie nowych doświadczeń;
- ideałem jest sytuacja, w której delegacja zadań odbywa się z ramienia kierownika, który posiada autorytet merytoryczny i osobisty wśród personelu;
- motywacja i zaangażowanie pracowników rośnie, a jeśli przy tym kierownik dokładnie określa zakres, narzędzia wykonania zadań i konsekwencje (pozytywne i negatywne) z tym związane, płynność i jakość pracy nie powinna ulec zmianie;
Delegując zadania zastanówmy się więc:
- Czy precyzyjnie określiliśmy zakres, narzędzia ich wykonania i nasze oczekiwania?
- Czy dobraliśmy odpowiednich ludzi do ich realizacji pod względem umiejętności, doświadczenia i kompetencji?
- Czy określiliśmy cel jaki pośrednio możemy osiągnąć ? (mowa o motywacji personelu, rozwoju firmy, podnoszeniu kompetencji innych, poprawie efektywności pracy)
- Czy sprecyzowaliśmy ramy czasowe i opracowaliśmy harmonogram wykonania zadania?
- Czy potwierdziliśmy zrozumienie celu i sposobu realizacji zadania ze strony wykonawcy?
- Jeśli zadanie ma charakter grupowy, czy potwierdziliśmy jego zrozumienie przez każdego z członków zespołu wykonawczego i konieczność ich wzajemnej współpracy nad nim.
Podsumowując, jeśli chcesz efektywnie zlecać zadania innym, by tym samym zwiększyć efektywność pracy całej firmy, proponuję abyś :
- sporządził listę „rzeczy do zrobienia” zarówno w trybie bieżącym;
- funkcjonowania przedsiębiorstwa jak i w aspekcie planów na bliską przyszłość;
- Przypisał odpowiednie narzędzia do realizacji tych zadań, określił ramy czasowe i cele;
- wytypował pracowników i przypisał im nowe zadania;
- konsekwentnie obserwował ich wykonanie i oceniał skutki;
- wykorzystywał delegowanie zadań jako narzędzie motywacji personelu i rozwoju firmy;
Będąc małą firmą zadania zlecamy przede wszystkim naszym podwykonawcom. Nie są to pracownicy zatrudnieni na stałe w firmie, ale zasady delegowanie im poszczególnych „obowiązków” są takie same. Z tą tylko różnicą, że w tym przypadku zawsze należy podpisać stosowną umowę/zlecenie regulującą ustalenia i precyzującą terminy, charakter zadania i konsekwencje jego nieodpowiedniego wykonania. W każdym jednak przypadku należy być pewnym kompetencji, umiejętności i profesjonalizmu wykonawcy. Zlecając mu wykonanie danego zadania dajemy mu pośrednie przyzwolenie na budowanie wizerunku naszej firmy w oczach Klienta i Partnerów Biznesowych.
Agnieszka Śliwka-Gumienna
Pracuje w Studio marki „Brand Soul”. Jest absolwentką Akademii Ekonomicznej w Poznaniu, urodzoną pracoholiczką i pasjonatką pracy w sprzedaży i Marketingu. Pozytywnie nastawiona do życia „pracoholiczka”. Od wielu lat współpracuje z Klientami zewnętrznymi (Kontrahenci, Klienci, Partnerzy) jak i wewnętrznymi (Pracownicy) w małych i średnich firmach z różnych branż, dzięki czemu udało jej się pozyskać praktyczną wiedzę z zakresu zarządzania przedsiębiorstwem, ludźmi, marketingiem i sprzedażą, kreowania wizerunku, prowadzenia szkoleń, rekrutacji, wdrażania nowych marek na rynek czyli kompleksowej opieki nad rozwojem i funkcjonowaniem firmy. Stawia na profesjonalizm, wysoką jakość komunikacji i kompleksowość proponowanych rozwiązań. Pomysłodawczyni projektu rozwoju dla małych i średnich firm – Marka Sukcesu oraz szkolenia integracyjnego dla działów sprzedaży i Marketingu: Synergia MS. Autorka bloga o Marketingu i sprzedaży: www.marketingowo.info.
