Jak przygotować się na zatrudnienie pracownika z Ukrainy?

Dodane: 08.03.2022

Hanna Baster

Udostępnij:

Jesteś przedsiębiorcą i chcesz pomóc uchodźcom, dając zatrudnienie? Dr Monika Sońta, specjalistka ds. komunikacji i polityki diversity radzi, jak przygotować zespół na przyjęcie pracownika-uchodźcy i jak ułatwić mu start w polskiej firmie.
Ostatnie dni pokazują niesamowitą mobilizację Polaków. Przedsiębiorcy również chcą pomagać, nie tylko wysyłając dary, ale również zatrudniając tych, którym udało się uciec z piekła wojny. Oprócz serca na dłoni, trzeba do tematu jednak podejść również ze spokojną głową, tak aby po kilku tygodniach pracy w poszerzonym zespole, nie okazało się, że współpraca zaczyna zgrzytać, a my najchętniej wycofalibyśmy się z poczynionych zobowiązań.

Jak więc sprawić, żeby zagraniczny pracownik jak najłatwiej wszedł i wpasował się w zespół? Jak sprawić, żeby Ukraińscy pracownicy dobrze odnaleźli się na w naszej firmie? O to, jak przygotować się na przyjęcie pracownika-uchodźcy i jak wprowadzać go w zespół i codzienne obowiązki, aby cała akcja zakończyła się sukcesem, pytamy dr Monikę Sońtę z Akademii Leona Koźmińskiego.

Dr Monika Sońta, Akademia Leona Koźmińskiego.

Tekst podzieliliśmy na dwie główne części:

Część I    Jak przygotować zespół na przyjęcie pracownika z Ukrainy?

Część II   Jak przygotować pracowników ze Wschodu na pracę w naszej firmie? Jak radzić sobie z barierą kulturową i językową, a przede wszystkim ze skazą obniżonego poczucia bezpieczeństwa i zaufania?

Część I  Przygotowanie zespołu

Przygotowania zespołu postarać się rozpocząć zanim nowy pracownik pojawi się w firmie. Komunikować zatrudnianie pracownika z Ukrainy, jako sytuację interwencyjną, w której nasza firma, właśnie zatrudniając uchodźcę, może włączyć się w pomoc narodowi ukraińskiemu. W ten sposób przekazujemy pracownikom, dlaczego zdecydowaliśmy się na taką decyzję; nie oczekujmy, że zrozumieją ją bez naszego komunikatu!

Doinformowani pracownicy

Nasi pracownicy muszą wiedzieć o tym, że planujemy zatrudnić osobę z Ukrainy, muszą wiedzieć kiedy to się stanie i na jakich zasadach. Mówmy konkretami, np.: „Przez pierwsze dwa tygodnie nasz nowy pracownik będzie zaangażowany tylko w kwestie pomocowe, to będzie czas na wdrożenie, a dopiero po tym okresie dołączy do zespołu”.

Przygotuj mapę empatii

Mówiąc o przygotowaniu zespołu do wprowadzenia pracownika z Ukrainy, tak naprawdę mówimy o empatii. Trzeba im uświadomić, że w firmie pojawiają się osoby, które są inne od nas i że trzeba włożyć więcej wysiłku w zrozumienie, jak one funkcjonują. W tym celu pracodawca ze swojej strony może przygotować mapę empatii (darmowe szablony łatwo znajdziecie w internecie). To jest jednostronnicowy dokument, który pokaże nam, co musimy zrobić, żeby zrozumieć sytuację Ukraińców, którzy dołączają do naszej firmy. W ramach mapy zastanawiamy się np. Co ta osoba widzi? Co ta osoba słyszy? Zastanówmy się, stwórzmy ją wspólnie z pracownikami.

Przykładowa mapa empatii, źródło: Visualpun.ch, Flickr, CC BY-SA 2.0.

Bezpieczny pracownik to życzliwy współpracownik

Musimy również zdawać sobie sprawę, że taka sytuacja może wśród pracowników rodzić strach o utratę własnej pracy, dlatego konieczne jest zapewnienie, że ich stanowiska nie są zagrożone, że nie zostaną zastąpieni przez uchodźców: „To jest sytuacja kryzysowa, działamy i pomagamy razem. Twoja praca, Twoje stanowisko nie jest zagrożone”. Szanujmy uczucia pracowników, którzy zdecydowanie w takiej sytuacji mogą czuć się zagrożeni.

To, co dodatkowo wzmocni poczucie bezpieczeństwa naszych pracowników, ale i ułatwi akceptację dla nowego pracownika, to jak najdokładniejsze określenie warunków na których będzie on funkcjonował w kolejnych tygodniach i miesiącach. Koniecznie przekażmy zespołowi, że np. pierwszy miesiąc pracownik będzie uczył się języka i wykonywał proste czynności/będzie potrzebował ich pomocy we wdrożeniu do pracy, a dopiero po tym okresie będzie można zacząć od niego wymagać tego, czego się wymaga od innych pracowników.

Łącznik poszukiwany

To, co się dzieje, to sprawdzanie naszych zdolności przywódczych pod kątem diversity & inclusion [różnorodność i włączenie, przyp. MS]. Musimy znaleźć osobę, która będzie „liderem różnorodności’ w naszej firmie – wprowadzi pracownika z Ukrainy w firmę, będzie jego przewodnikiem i pomocnikiem. I tu od razu powiem, że niekoniecznie będzie to team leader czy menedżer, równie dobrze może okazać się, że najlepszy w tym zadaniu będzie szeregowy pracownik, który ma doświadczenia w pracy z obcokrajowcami/pracy w obszarze różnorodności. Taki „buddy” będzie nie tylko pomagał naszemu nowemu, ukraińskiemu pracownikowi w pierwszych dniach w firmie, ale, co równie ważne, również będzie tłumaczył tę sytuację pozostałym członkom zespołu, którzy dzięki temu łatwiej zaakceptują i zrozumieją to, co dzieje się w firmie i to, co czuje nowy pracownik.

Pomoc między pracownikami

Pomaganie Ukraińcom kojarzy się z oszustwem. Dlatego bardzo ważne jest w sytuacji, gdy członkowie naszego zespołu chcą udzielić wsparcia nowemu współpracownikowi, nadkomunikowywanie (od angielskiego „overcommunication” – wyolbrzymione komunikowanie) tego, co chcemy dać. Niech mówią np. „Oferuję Ci tę pomoc bezpłatnie”, a zamiast „Zapraszam Cię jutro do mnie“, niech powiedzą „Przyjdź do mnie jutro na obiad, weź dziecko, ja mam córkę w jego wieku, pobawią się, a Ty przez chwilę zapomnisz o tym, co złego dzieje się w Twoim kraju”. Oferując pomoc podkreślajmy, że jest ona bezinteresowna i że nie oczekujemy niczego w zamian.

Część II  Przygotowanie pracownika ukraińskiego

Przygotować mentalnie trzeba przygotować nie tylko zespół, ale i samego pracownika. To człowiek, którego sfera bezpieczeństwa została naruszona, to człowiek poraniony i nieufny. Dlatego na sam początek musimy zadbać o to, żebym czuł się w firmie komfortowo.

Nietypowy onboarding. Nadkomunikacja podstawą

W normalnych, nieawaryjnych warunkach onboardingu, mamy sytuację, która jest komfortowa dla obu stron. Tu jesteśmy w sytuacji, w której jedna strona jest bardziej zależna – potrzebuje pomocy. Taka osoba widzi, że jest w innym kraju, gdzie jest inny alfabet, gdzie ludzie posługują się innym językiem. Uciekła od zagrożenia fizycznego, czyli w jej głowie jest bardzo wiele stresorów, które mówią jej o zagrożeniu fizycznym. W jej głowie zostały obrazy wojny, z granicy i siedzą tam bardzo mocno. Planując onboarding takiej osoby musimy wiedzieć, że to nie będzie zwykły proces zatrudniania. Po pierwsze komunikujmy bardzo jasno nasze wymagania, np.:

  • Wiemy jaka jest sytuacja, dlatego pierwszy miesiąc Twojej pracy u nas, to czas na oswojenie się, rozpoznanie, nie będziemy Cię rozliczać z tempa wykonywanych zadań,
  • Mówimy konkretami, „nadkomunikowujemy” nasze oczekiwania – stosujemy tzw. framing: „Będziemy od Ciebie wymagali tego, tego i tego”, „Masz prawo do tego, tego i tego”.

Musimy wiedzieć, że te osoby nie będą w stanie od pierwszego dnia wejścia do firmy skupić się na pracy. Ta szczególna sytuacja wymaga empatii, którą można nazwać taryfą ulgową.

Nie oczekuj hurra optymizmu i nie epatuj nim

Po drugie stosujmy pozytywne wzmocnienia dla pracownika, mówmy, że damy sobie razem radę: „Poradzimy sobie, nie jesteś w tym sam”, „Jesteśmy w tym razem”. Ale tutaj uwaga – przestrzegam przed “hurraoptymizmem”, mówieniem, że wszystko będzie cudownie. Nie będzie dobrze, jest wojna. Ta osoba to wie i nie zaprzeczanie rzeczywistości nie przyniesie jej wsparcia.

Potrzebują pomocy i chcą pomagać

Po trzecie umożliwiajmy samym Ukraińcom niesienie pomocy. Te osoby chcą mieć zajętą głowę, one nie chcą wciąż myśleć o wojnie. Dając im samym zadania pomocowe do wykonania, wspomagamy ich równowagę psychiczną, pomagamy łatwiej odnaleźć się w nowej sytuacji i ją zaakceptować. To tzw. mikrosprawczość. Możemy zaproponować udział w akcjach pomocowych dla innych uchodźców/dla walczących na Ukrainie. Pokażmy w jaki sposób oni sami mogą pomóc – jako tłumacze, jako wolontariusze, jako pomoc w dokształcaniu innych uchodźców i otwieraniu im drogi do zatrudnienia. W takim momencie osoba zdezorientowana, zrozpaczona, przestaje koncentrować się na swoich problemach, na swoim bólu, a przenosi całą uwagę na pomaganie innym. Przełamywanie słabości, poczucie sprawczości jest kluczowe dla dobrobytu psychicznego tej osoby.

Które firmy najlepiej poradzą sobie z zadaniem?

Na koniec zapytaliśmy dr Monikę Sońtę o to, które firmy najlepiej poradzą sobie z dołączeniem do ich zespołu nowych pracowników z Ukrainy: – Uważam, że wejście do firmy osób z Ukrainy z pewnością będzie łatwiejsze w dużych firmach i w startupach, bo są to zespoły, które z obcokrajowcami (i z polityką diversity) obcują na codzień. Sądzę, że te zespoły nie będą miały większych problemów ze sprawnym włączeniem w zespół pracownika-uchodźcy. Pamiętajmy również o tym, że kryzys na Ukrainie dotyka nie tylko samych Ukraińców, ale również każdego z naszych pracowników. Wszyscy żyjemy w zwiększonym stresie, musimy wykazać się więc w tym momencie większą otwartością na problemy z funkcjonowaniem (przemęczenie, przeciążenie) wszystkich zatrudnionych.

Zapewne wiele polskich firm będzie chciało przyjąć ukraińskich pracowników, jednak warto zadać sobie pytanie o ich wpływ na naszą gospodarkę. Które z branż zatrudnią najwięcej uchodźców zza wschodniej granicy? Które najbardziej ich potrzebują? I czy kobiety, które przybywają z dziećmi mają szansę znaleźć w Polsce zatrudnienie, biorąc pod uwagę np. barierę językową? O nakreślenie szerszej perspektywy dla naszego rynku pracy poprosiliśmy prezes Północnej Izby Gospodarczej w Szczecinie, Hannę Mojsiuk oraz Annę Sudolską, ekspert rynku pracy w firmie konsultingowej IDEA HR Group.

Jakie branże z chęcią przyjmą pracowników ze wschodu, dla kogo taki napływ pracowników będzie korzystny? Branża budowlana i transportowa mierzą się obecnie z odpływem Ukraińców, idących walczyć za swój kraj, więc tutaj chyba będziemy raczej mierzyć się z odpływem niż przypływem rąk do pracy?

Anna Sudolska: Rynek pracy przyzwyczaił się do działania w stadium kryzysowym. Mamy obecnie taką sytuację, że po dwóch latach pandemii rynek pracownika znacznie się umocnił i każde kadrowe wahania w firmach są mocno odczuwane przez pracodawców na poziomie operacyjnym.

Hanna Mojsiuk: Trudno jest jeszcze dzisiaj prognozować jak wyglądać będzie horyzontalna zmiana dla rynku pracy. Już teraz widzimy, że wielu mężczyzn zdecydowało się wyjechać z Polski, bo muszą walczyć albo wracali, by opiekować się rodziną lub pomóc jej w ewakuacji. Z naszych informacji wynika, że najpoważniejsza sytuacja jest w sektorze budowlanym oraz transportowym. Mężczyźni z Ukrainy w Polsce zajmują się głównie tymi dwoma sektorami. Zdarzają się już odwołane transporty, otrzymujemy informacje o opóźnieniach. Wiemy również, że wielu przedsiębiorców z branży budowlanej bardzo szybko rekrutuje nowych pracowników przed sezonem wiosennym i letnim, który z oczywistych powodów jest dla budowlanki najbardziej owocny i efektywny w działania. Trudno jest oceniać jak bardzo wyniszczająca dla polskiej gospodarki będzie wojna w Ukrainie. Pod kątem kadrowym to bardzo poważny cios, bo wiele inwestycji może być opóźnionych, a efektywność w wielu miejscach z oczywistych powodów spadnie.

Hanna Mojsiuk, prezes Północnej Izby Gospodarczej w Szczecinie.

Anna Sudolska: Firmy transportowe, budowlane czy hale magazynowe bardzo mocno odczuwają już odejście Ukraińców. Trudno jeszcze mówić o skali – czasem to kilka osób w firmie, a czasem nawet połowa zespołu. Wyobraźmy sobie sytuację, w której z floty firmy transportowej liczącej 60 osób z dnia na dzień odchodzi połowa – nie ma szans, by szybko załatać taką lukę kadrową. Przedsiębiorcy muszą być więc gotowi na zwiększanie wynagrodzeń i benefity dla pracowników, którzy chcą zostać. Wiemy o sytuacjach, gdy firmy pomagały w ściąganiu rodzin swoich pracowników z Ukrainy i oferowały im np. wynajem lokalu. To działanie bardzo szlachetne, ale przeliczone również na zatrzymanie w miejscu pracy bardzo cennego pracownika.

Na Ukrainie trwa mobilizacja mężczyzn, wyjeżdżają praktycznie wyłącznie kobiety z dziećmi, którym zapewne ciężko będzie podjąć się pracy, ze względu na konieczność opieki nad dziećmi. Jak szacujecie, tak naprawdę z jak dużą grupą potencjalnych pracowników napływających z Ukrainy będziemy się mierzyć? I kto najchętniej przyjmie naszych wschodnich sąsiadów do pracy?

Anna Sudolska: Istnieje duża obawa społeczna, czy polski rynek pracy będzie w stanie przyjąć setki tysięcy kobiet do pracy – nie jestem w stanie odpowiedzieć jednoznacznie na to pytanie, bo takiej nadpodaży nigdy nikt nie brał pod uwagę. Pewne jest, że przedsiębiorcy zgłaszają się do nas i deklarują chęć zatrudnienia jednorazowo nawet 50 czy 100 osób. To głównie firmy zajmujące się produkcją, ale i np. szwalnie czy firmy handlowe. Również turystyka bardzo chętnie będzie się kadrowo wspierać osobami z Ukrainy. Jest szansa, że pierwszy raz od lat w wakacje zniknie problem pospiesznych rekrutacji i braków kadrowych w kurortach wakacyjnych. Na pewno wiele osób znajdzie zatrudnienie w gastronomii.

Anna Sudolska, ekspert rynku pracy w IDEA HR Group.

Hanna Mojsiuk: Migracja pracowników z Ukrainy jest oczywista. Myślę, że mówimy tutaj o zjawisku bardzo płynnym – mężczyźni wyjechali, więc trudniejsza jest sytuacja w takich branżach jak transport, budownictwo, przemysł czy logistyka (hale magazynowe). Przybędzie za to kobiet, które są bardzo zdeterminowane, by szybko podjąć pracę i być niezależnymi. Możemy spodziewać się, że niebawem mocno zasilone zostaną takie sektory jak ochrona zdrowia, opieka społeczna, handel, gastronomia, turystyka czy branże związane ze sprzątaniem i zachowaniem czystości. Wiele zależy od systemu przejrzystych ofert pracy, ale i przygotowania przez samorządy możliwości opieki nad dziećmi w ramach świetlic, klubów dziecięcych czy przedszkoli.

 

 

icon-112px-padlock Created with Sketch.

Dołącz do naszego newslettera lub podaj swój adres, jeśli już jesteś naszym subskrybentem