W 2014 r. przedsiębiorców czekają rewolucyjne zmiany w VAT. Co się zmieni i w jaki sposób wpłynie to na sposób rozliczeń pomiędzy firmami? Zmiany w VAT dotyczą zarówno sprzedawców, jak i nabywców – warto więc poznać je zawczasu, aby 1 stycznia 2014 r. być gotowym na działanie w nowej rzeczywistości.
Dla niektórych firm rejestracja VAT jest co prawda dobrowolna, ale większość albo rezygnuje z tego przywileju, albo jest zobligowana do rejestracji. W konsekwencji, niuanse rozliczania VAT-u, a zwłaszcza zachodzące w nich zmiany, spędzają sen z powiek polskim przedsiębiorcom. O ile biura rachunkowe wyręczają właścicieli firm jeśli chodzi o składanie deklaracji VAT, o tyle prawidłowe fakturowanie leży już w gestii samych przedsiębiorców. A między innymi tego dotyczą zmiany w VAT od początku 2014 r. Oto trzy najważniejsze z nich.
Zdjęcie royalty free z Fotolia | Autorem tekstu jest Sebastian Bobrowski z inFakt.pl
Zmiana 1: VAT z faktury sprzedażowej rozliczamy według daty sprzedaży
Polskich przedsiębiorców przez lata obowiązywała zasada, która mówiła, że VAT z faktury należy rozliczyć według jej daty wystawienia. Dlatego podstawowa wiedza każdego właściciela firmy dotyczyła tego kiedy wystawić fakturę. Do końca 2013 r. należy tego dokonać w terminie 7 dni od daty sprzedaży, uzyskania płatności lub zakończenia miesiąca (gdy chodzi o tzw. sprzedaż ciągłą, np. zakup mediów). Oprócz tego było jeszcze kilka rzadziej występujących wyjątków.
Od początku 2014 r. data wystawienia faktury zwykle nie ma już znaczenia dla terminu rozliczenia VAT. VAT z faktury rozliczany jest według daty sprzedaży, czyli innymi słowy wykonania usługi lub dostarczenia towaru. Podajmy przykład:
Grafik wykonuje zlecenie polegające na zaprojektowaniu logo. Zlecenie jest zakończone i zaakceptowane 15 stycznia 2014 r., co jest równoznaczne z tym, że sprzedaż (wykonanie usługi) miała miejsce 15 stycznia. W konsekwencji, VAT dotyczący tej transakcji grafik musi rozliczyć w styczniu lub w I kwartale 2014 r., jeżeli rozlicza VAT kwartalnie.
Od powyższej zasady są oczywiście wyjątki. Warto wymienić dwa najważniejsze:
- Jeśli płatność (lub przedpłata) nastąpi przed dokonaniem sprzedaży, VAT należy rozliczyć według daty uzyskania płatności.
- Jeśli sprzedaż dotyczy usług o charakterze ciągłym (m.in. prąd, gaz, internet, najem, utrzymanie biura, obsługa prawna), VAT z faktury należy rozliczać według daty jej wystawienia (do końca 2013 r. VAT dla tego rodzaju usług rozlicza się według daty płatności).
Jak się przygotować?
Do końca 2013 r. przedsiębiorcy mieli możliwość pewnego manipulowania terminem rozliczania VAT-u. Np. jeśli usługa została wykonana 30 listopada, to były dwie możliwości:
- wystawić fakturę 30 listopada i VAT rozliczyć w listopadzie (płatny do 25 grudnia),
- wystawić fakturę w dniach 1-6 grudnia i VAT rozliczyć w grudniu (płatny do 25 stycznia).
Z tej opcji wszyscy chętnie korzystali, aby dzięki temu mieć pewien wpływ na zobowiązania podatkowe. Z początkiem 2014 r. taka opcja nie wchodzi już w grę. Jeśli usługa została wykonana 30 listopada, to VAT trzeba rozliczyć za listopad. Jeśli zaś klient zapłacił wcześniej, to VAT należy rozliczyć w terminie zapłaty. 7-dniowy termin już nie obowiązuje.
Przy okazji warto pamiętać, że „stare” zasady obowiązują wszystkie transakcje, dla których data sprzedaży przypada na 2013 r. Innymi słowy, np. VAT związany z usługą wykonaną 30 grudnia rozlicza się według zasad na 2013 r. (7 dni na wystawienie faktury, VAT rozliczany według daty sprzedaży).
Zmiana 2: Do 45 dni na wystawienie faktury
Konsekwencją innego terminu rozliczania VAT-u jest dłuższy czas na wystawienie faktury. Według ogólnej zasady (od której jest kilka wyjątków), fakturę należy wystawić nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce sprzedaż. Podajmy przykład:
Grafik, który w poprzednim przykładzie wykonał logo 15 stycznia 2014 r., rozlicza VAT w styczniu lub w I kwartale. Natomiast fakturę za tę usługę może wystawić do 15 lutego 2014 r.
Przywołany powyżej termin 15 dni jest zrozumiały o tyle, że wystawienie w nim faktury zawsze pozwala zdążyć z rozliczeniem podatków. Podatek dochodowy rozlicza się bowiem do 20 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni, a VAT do 25 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.
Oprócz tego, warto również wspomnieć, że nowe przepisy dopuszczają wystawienie faktury do 30 dni przed transakcją lub przed terminem płatności. W takim wypadku, wystawienie faktury również nie powoduje powstania obowiązku podatkowego (konieczności rozliczenia VAT), chyba że chodzi o transakcję, dla której ten obowiązek powstaje w szczególny sposób.
Jak się przygotować?
W 2014 r. na wystawienie faktury według ogólnej zasady jest maksymalnie aż 45 dni (gdy sprzedaż ma miejsce np. 1 dnia miesiąca). Ale w praktyce nie ma to większego znaczenia. Czasu jest co prawda więcej, ale faktura nadal jest niezbędna do rozliczenia zarówno przychodu, jak i kosztu. Jeśli więc sprzedawca współpracuje z biurem rachunkowym, to na pewno zgodnie z umową musi dostarczać faktury wcześniej niż 15 dnia miesiąca. Ponadto, klient także potrzebuje faktury do własnych rozliczeń, więc zapewne poprosi o nią dużo wcześniej, chyba że rozlicza księgowość samodzielnie i nie zależy mu na tym, by dokonać tego wcześniej.
Trzeba jednak uważać, by o wystawieniu faktury nie zapomnieć. O ile wcześniej przedsiębiorcy byli związani dość krótkim terminem 7 dni, o tyle teraz nie mają już tego rodzaju restrykcji. Czekanie z wystawieniem faktury może jednak nie być najlepszym wyjściem.
W 2014 r. przedsiębiorców czekają rewolucyjne zmiany w VAT. Co się zmieni i w jaki sposób wpłynie to na sposób rozliczeń pomiędzy firmami? Zmiany w VAT dotyczą zarówno sprzedawców, jak i nabywców – warto więc poznać je zawczasu, aby 1 stycznia 2014 r. być gotowym na działanie w nowej rzeczywistości.
Zmiana 3: VAT z faktury zakupowej rozliczamy według daty, w której VAT musi rozliczyć sprzedawca
W 2014 r. zasada rozliczania VAT-u od zakupu jest następująca: nabywca może rozliczyć VAT według tej daty, w której sprzedawca musi rozliczyć VAT (powstaje dla niego obowiązek podatkowy). Np. jeśli sprzedawca rozlicza VAT według standardowej zasady, czyli zgodnie z datą sprzedaży (wykonania usługi lub dostarczenia towaru), to nabywca także nie może dokonać tego wcześniej.
To dość skomplikowane zagadnienie również najlepiej opisać na dwóch prostych przykładach:
Przykład 1:
Grafik wykonuje logo 15 stycznia 2014 r. i jednocześnie 15 stycznia pojawia się dla niego obowiązek rozliczenia VAT-u. Firma, która zamówiła logo u grafika, chce rozliczyć wydatek na logo w kosztach. Kiedy może to zrobić? To proste – może tego dokonać wtedy, kiedy grafik rozlicza VAT od sprzedaży, czyli 15 stycznia, a dokładnie w okresie rozliczeniowym, który wtedy przypada – jest to styczeń lub I kwartał 2014 r.
Przykład 2:
Prawnik świadczy dla właściciela serwisu www usługę stałej obsługi prawnej. Jest to usługa ciągła, dla której:
- za datę sprzedaży przyjmuje się ostatni dzień miesiąca (jeśli usługa jest rozliczana miesięcznie),
- w 2014 r. VAT rozlicza się według daty wystawienia faktury.
Co za tym idzie, zgodnie ze „zmianą 2” prawnik za swoją usługę może wystawić fakturę do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, który jest rozliczany. Fakturę za styczeń wystawia do 15 lutego.
VAT z tej faktury musi rozliczyć według daty wystawienia, ponieważ jest to usługa ciągła. Chodzi o luty lub I kwartał. Tym samym serwis www (nabywca) VAT z faktury od prawnika także może odliczyć według daty wystawienia, ponieważ wtedy pojawia się obowiązek podatkowy u prawnika. Jest to luty lub I kwartał.
Jak się przygotować?
W związku ze zmianami w VAT w 2014 r. sytuacja nabywcy nieco się skomplikowała. Chodzi o to, że musi on wiedzieć kiedy dla sprzedawcy pojawia się obowiązek podatkowy, ponieważ dopiero wtedy może rozliczyć VAT z faktury. Do końca 2013 r. było to znacznie prostsze, ponieważ informacja o wystawieniu faktury (obowiązkowo obecna na fakturze) standardowo decydowała o rozliczeniu VAT-u. Tymczasem w 2014 r. jeśli nabywca odliczy VAT z faktury według daty jej wystawienia, możliwe, że zrobi to za wcześnie. Musi po prostu wiedzieć jaka transakcja, skutkuje jakim terminem rozliczenia VAT-u przez sprzedawcę.
Kwartalne rozliczenie może pomóc
Jak widać, zmiany w terminach rozliczania VAT-u oraz wystawiania faktur są znaczące. Z pewnością właścicielom polskich firm zajmie nieco czasu, zanim zdążą się przyzwyczaić do nowych zasad. Pewnym ułatwieniem jeśli chodzi o ich wdrożenie może być kwartalne rozliczanie VAT-u dostępne dla tzw. małych podatników. Aby przejść na VAT kwartalny, należy złożyć formularz VAT-R z aktualizacją danych do 25. dnia drugiego miesiąca kwartału, za który po raz pierwszy VAT będzie rozliczany kwartalnie.
Rozliczanie VAT-u co kwartał sprawia, że firma zyskuje więcej czasu na właściwe rozliczenie transakcji – te dokonane w ciągu pierwszego kwartału 2014 r. trzeba będzie rozliczyć do 20 kwietnia 2014 r. pod względem podatku dochodowego oraz do 25 kwietnia 2014 r., jeśli chodzi o VAT.
Sebastian Bobrowski
Dyrektor finansowy
Pracuje w firmie inFakt, oferującej usługę księgową w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym ze stałym dostępem do dokumentów i kurierem w cenie. Oprócz tego inFakt oferuje Program do Fakturowania i Program do Księgowości online oraz usługę Zakładania Firmy.
