Ekspansja na rynki zagraniczne jest możliwa w wielu firmach i stosunkowo prosta. Rodzi jednak szereg pytań i wątpliwości. Warto zawczasu dowiedzieć się jak bezpiecznie dokonywać międzynarodowych transakcji i płatności przez internet oraz jak prawidłowo rozliczać podatki związane z taką sprzedażą.
O ile ogromne możliwości poszerzania rynku, jakie daje sprzedaż online, nie ulegają wątpliwości, o tyle kwestia rozliczeń tego rodzaju sprzedaży może już nie być oczywista. Jedną z decyzji, które trzeba podjąć w takiej sytuacji jest wybór metody przyjmowania płatności od zagranicznych klientów. Pod tym względem trzeba wziąć pod uwagę nie tylko własną wygodę, ale także (a może przede wszystkim) preferencje i przyzwyczajenia klientów.
Zdjęcie royalty free z Fotolia | Autorem tekstu jest Sebastian Bobrowski
Między innymi dlatego dużą popularnością cieszy się PayPal, który może nie należy do najtańszych systemów płatności e-mailowych, ale daje dużą szansa, że klienci zagraniczni ten system znają, co może okazać się kluczowe. Na szczęście rozliczanie PayPala w firmie jest możliwe i nie należy do trudnych zagadnień.
Co to jest PayPal i jak z niego korzystać?
PayPal można określić jako pośrednika w płatnościach internetowych, którego zadaniem jest bezpieczne i szybkie przekazywanie pieniędzy z konta PayPala kupującego na konto PayPala sprzedawcy. Tak przekazane środki można później albo wypłacić, albo spożytkować w ramach kolejnych transakcji rozliczanych PayPalem (tzn. zapłacić nimi).
Przy dokonywaniu transakcji użytkownicy tego systemu posługują się wyłącznie adresami e-mail, na które zakładane są konta PayPal. Polskim przedsiębiorcom serwis może służyć przede wszystkim w dwóch sytuacjach:
- jako sposób przyjmowania płatności od zagranicznych nabywców usług online lub towarów sprzedawanych wysyłkowo,
- jako sposób przyjmowania płatności od zagranicznych zleceniodawców (przydatne zwłaszcza dla freelancerów, np. grafików, programistów, tłumaczy, itp.).
Przed skorzystaniem z pośrednictwa systemu PayPal warto wziąć pod uwagę następujące fakty:
- O zleceniu płatności przez kupującego, sprzedawca (przedsiębiorca) dowiaduje się od razu (dostaje e-mail z informacją z systemu PayPal), co pozwala na szybszą realizację zamówienia i pewność co do finalizacji transakcji.
- Stosunkowo wysokimi opłatami za korzystanie z systemu PayPal obciążany jest sprzedawca, czyli strona przyjmująca przelew (od przelewów pobierane są prowizje, których wysokość zależy m.in. od kraju odbiorcy kwoty). Wydatki te mogą być jednak rozliczone jako koszt uzyskania przychodu (o tym poniżej).
- Kwotami, które wpłynęły na konto PayPal przedsiębiorca może swobodnie dysponować – np. wpłacić na konto w złotówkach, przelać na konto walutowe, pozostawić w systemie na potrzeby kolejnych transakcji w PayPal.
- Wpłaty, które trafiają na konto PayPal z zagranicy można w ramach tego systemu przewalutować, tzn. kwota wpłacona np. w dolarach trafia na konto sprzedawcy już w złotówkach. PayPal stosuje do tego własny kurs uwzględniający opłatę za przewalutowanie, który może różnić się od kursów w bankach i w kantorach.
- Konto PayPal nie jest kontem bankowym w rozumieniu polskiego prawa i nie trzeba go zgłaszać do CEIDG, tak jak konto bankowe powiązane z daną firmą.
Rozliczenia PayPal a podatek dochodowy
Rozliczenia związane z PayPalem można podzielić na dwie grupy. Po pierwsze, na PayPala trafiają środki wpłacane przez klientów. Z tym może wiązać się przede wszystkim pytanie o to, kiedy je rozliczyć w firmie. Pod drugie zaś z użytkowaniem PayPala wiążą się (niemałe) koszty, w postaci prowizji i opłat stałych oraz opłat za przewalutowanie.
A) Przychody – środki wpłacone przez klientów
Płatności trafiające do przedsiębiorcy za pośrednictwem PayPala stanowią przychód podlegający opodatkowaniu. Ten przychód może powstawać w momencie wykonania usługi lub dostarczenia towaru, a w przypadku przedpłaty w momencie otrzymania przekazu (wpłaty pieniędzy przez kupującego) na konto PayPal, a nie według daty przelewu z PayPala na konto bankowe (o ile sprzedawca w ogóle się na to zdecyduje) lub spożytkowania ich w inny sposób. Dzieje się tak dlatego, że w momencie otrzymania środków na PayPal, przedsiębiorca (sprzedawca) może tymi środkami od razu dysponować, np. wydać je płacąc u innego sprzedawcy, który akceptuje taką formę zapłaty.
Co istotne przy ustaleniu kwoty przychodu należy uwzględnić całą kwotę należną od kupującego, czyli niepomniejszoną o pobrane przez PayPal prowizje. Przychód w walutach obcych należy przeliczyć na złotówki według kursu średniego danej waluty ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania kwoty na swoim koncie.
B) Koszty – opłaty za transakcje w ramach PayPal
W systemie PayPal dla kupującego, zarówno posiadanie konta, jak i dokonywanie płatności jest bezpłatne. Prowizjami za przelewy oraz prowizjami za ewentualne przewalutowanie (przeliczenie z obcej waluty na złotówki przed przekazaniem pieniędzy z PayPal na rachunek bankowy) obciążony jest sprzedawca. Ten fakt warto wziąć pod uwagę przed skorzystaniem z takiej formy przyjmowania zapłaty.
W praktyce wygląda to w ten sposób, że na konto przedsiębiorcy wpływa kwota już pomniejszona o pobrane przez PayPal prowizje, których wysokość można sprawdzić w historii operacji. Wysokość prowizji jest zależna od kraju, z którego przychodzi przelew i może wynosić nawet do 5% wartości całej transakcji. To sporo, lecz na szczęście kwoty prowizji mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.
1. Aby zaliczyć do kosztów prowizje za przelewy należy wydrukować wyciąg z konta PayPal (i zachować go w dokumentacji na wypadek kontroli) za dany okres rozliczeniowy. Widniejące na nim prowizje trzeba przeliczyć na złotówki i zaksięgować w KPiR w dacie ich pobrania przez PayPal.
2. Aby zaliczyć do kosztów opłaty za przewalutowanie należy sprawdzić czy kwota przeliczona na złotówki w dniu przewalutowania jest niższa niż zaksięgowana w chwili uzyskania przychodu (na skutek różnic kursowych). Jeżeli tak jest, to różnicę należy ująć w kosztach w KPiR.
Tutaj trzeba uważać na jedną kwestię. W przypadku sporych wahań kursu danej waluty, może się okazać, że kurs zaproponowany przez PayPal był jednak korzystniejszy, niż ten zastosowany jako podstawa do zapisu przychodu w KPiR. Powstała w ten sposób różnica stanowi przychód przedsiębiorcy. Do zaksięgowania różnic kursowych również wystarcza wyciąg z konta PayPala, na którym widnieje informacja o operacji przewalutowania wraz z kwotami „przed” i „po”.
Oczywiście, proste rozliczenie różnic kursowych według takiego założenia jest możliwe wtedy, gdy po każdej wpłacie następuje wypłata tej samej kwoty. Jeśli zaś sprzedawca wypłaca różne kwoty w różnych terminach, musi zastosować jeden z systemów obliczania różnic kursowych (raz ustalonego systemu trzeba trzymać się przez cały rok).
Przepisy podatkowe przewidują zastosowanie jednego z trzech możliwych systemów wycen: FIFO (first in, first out), LIFO, (last in, first out) lub kursów średnioważonych. Najczęściej stosowanym systemem jest FIFO, w którym porównuje się kurs obowiązujący przy wypłacie z kursami obowiązującymi w momencie pojawiania się kolejnych wpłat, przechodząc od najstarszych od najnowszych.
Taki sposób dotyczy wpłat przyjmowanych z góry. Przy wpłatach przyjmowanych po wykonaniu usługi lub dostawie towaru mogą pojawić się różnice kursowe zwane transakcyjnymi (ta kwestia nie jest przedmiotem tego artykułu).
Uwaga: Przewalutowanie w ramach PayPala nie jest co prawda obowiązkowe, ale może okazać się niezbędne, gdy przedsiębiorca posiada jedynie polski rachunek bankowy i chce na niego przekazać otrzymane pieniądze. Dzieje się tak np. gdy konto walutowe jest za drogie lub wpłata klienta jest dokonywana w jakiejś egzotycznej walucie. Nie jest bowiem możliwe dokonywanie wypłaty w obcej walucie na polski rachunek.
PayPal a podatek VAT
Zaliczając prowizje i opłaty pobierane przez PayPal do kosztów nie należy naliczać dodatkowego VAT-u, który standardowo dolicza się podczas kupna usług zagranicznych. Wprawdzie w przypadku takich usług za miejsce świadczenia przyjmuje się kraj nabywcy, to jednak usługi pośrednictwa finansowego (w tym usługi świadczone przez PayPal) są zwolnione z VAT.
Sebastian Bobrowski
Dyrektor finansowy
Pracuje w firmie inFakt, oferującej usługę księgową w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym ze stałym dostępem do dokumentów i kurierem w cenie. Oprócz tego inFakt oferuje Program do Fakturowania i Program do Księgowości online oraz usługę Zakładania Firmy.
