Zdjęcie główne artykułu pochodzi z pexels.com
Kiedy przedsiębiorca może rozliczyć wyjazd służbowy?
Podróże służbowe to często nieodłączny element prowadzenia własnej działalności gospodarczej. Pozyskiwanie nowych klientów i spotkania z nimi, uczestnictwo w konferencjach, targach czy szkoleniach związanych z rozwojem naszej firmy – to działania mające bezpośredni związek z prowadzoną przez nas działalnością.
Podróż służbowa musi być rzeczywiście w pełni związana z czynnościami, które przedsiębiorca wykonuje w ramach prowadzonej przez siebie działalności. To podstawowy warunek, który musi być spełniony, by możliwe było jej rozliczenie. Ważne jest też, żeby podróż taka była odpowiednio udokumentowana.
Zdarza się, że część podróży spędzamy faktycznie na spotkaniach z klientami czy konferencji, natomiast później planujemy przedłużenie pobytu i wykorzystanie go w celach prywatnych. W takiej sytuacji musimy starannie oddzielić część służbową i prywatną podróży. W kosztach ująć możemy bilet w obie strony oraz noclegi do momentu, w którym zakończymy służbową część wyjazdu. Do tego czasu również przysługują nam diety.
Jakie są najczęstsze pytania przedsiębiorców na temat rozliczania podróży służbowych? Odpowiada doradca podatkowy:
Faktury – rozliczenie noclegu, przejazdów i innych wydatków
Pracownicy będący w podróży służbowej rozliczają noclegi na podstawie ryczałtu. W przypadku przedsiębiorców noclegi możemy rozliczyć na podstawie faktury lub rachunku (paragon nie wystarczy). W kosztach ujmujemy kwotę brutto, ponieważ przy usługach hotelowych nie możemy odliczyć podatku VAT.
Podobnie postępujemy w przypadku przejazdów środkami komunikacji publicznej: samolotami, pociągami czy autobusami. Potrzebna nam będzie faktura, rachunek (czasami wystarczy bilet). W koszty możemy też wrzucić ceny zakupu biletów służących nam do poruszania się po danym mieście. Jeśli jednak, będąc np. na konferencji w Rzymie, po godzinach na własną rękę jedziemy autobusem zwiedzać inną część miasta, to jest to nasz prywatny wydatek i nie mamy prawa wrzucić go w koszty.
Faktury bierzemy również ponosząc różne inne wydatki związane z prowadzeniem działalności np. kupując paliwo, płacąc za parking (w przypadku opłaty parkingowej wystarczy wydruk z potwierdzeniem płatności), kupując dodatkowe materiały konferencyjne, itp.
Jak rozliczać przejazd samochodem?
Wszystko zależy od tego, czy podczas podróży korzystamy z samochodu będącego środkiem trwałym firmy, czy też z auta prywatnego lub wypożyczonego na miejscu.
W pierwszym przypadku wrzucamy po prostu w koszty wszystkie wydatki związane z obsługą takiego samochodu, zwłaszcza opłaty za paliwo. Warto wiedzieć, że jeśli kupujemy paliwo za granicą, wystarczy mieć paragon. Muszą być na nim następujące informacje: data zakupu, wartość zakupu, ilość i cena jednostkowa, a także stempel sprzedającej jednostki. Na jego odwrocie powinniśmy dopisać swoje nazwisko czy nazwę firmy, adres oraz rodzaj kupowanego towaru.
W przypadku samochodu prywatnego lub wypożyczonego np. za granicą, musimy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilometrówkę, i obliczyć koszt według obowiązujących stawek.
Jak rozliczać posiłki, czyli diety krajowe i zagraniczne
Należy pamiętać, że nie ma możliwości brania faktury za spożywane podczas podróży służbowej posiłki. Wyjątkiem tutaj jest sytuacja, kiedy zapraszamy na posiłek kontrahenta, planując podczas niego np. podpisanie umowy i mamy ten fakt udokumentowany. Wydatki na jedzenie podczas podróży pokrywać ma z góry ustalona dieta. Tutaj przedsiębiorców dotyczą takie same przepisy jak pracowników. Gdy podróż trwa mniej niż 8 godzin, nie rozliczamy diety. W przypadku podróży trwającej od 8 do 12 godzin, mamy prawo rozliczyć 50% diety; cała dieta należy nam się przy podróży powyżej 12 godzin.
Dieta w przypadku podróży krajowych wynosi 30 zł na dzień. Jeśli chodzi o podróże zagraniczne, wysokość diety jest uzależniona od tego, do jakiego kraju się udajemy (należy sprawdzić stawkę w stosownym rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej). Jeżeli zamierzamy odwiedzić po kolei kilka różnych krajów, bierzemy pod uwagę moment przekroczenia granicy (transport lądowy), wyjścia z ostatniego portu w danym kraju (droga morska) lub wylotu z ostatniego lotniska w danym kraju (droga lotnicza).
Rozliczenia w obcej walucie – jaki kurs ustalić?
Jeżeli dokonujemy rozliczeń wydatków poniesionych w obcej walucie, to w przypadku diety obowiązuje kurs z dnia poprzedzającego wystawienie dowodu wewnętrznego, w którym rozliczamy służbową podróż. Jeśli chodzi o rozliczenie faktury, obowiązuje kurs z dnia poprzedzającego dzień wystawienia tej faktury.
Termin rozliczenia podróży służbowej
Przyjmuje się, że podróż służbową powinniśmy rozliczyć w ciągu 14 dni od jej zakończenia (jest to rozwiązanie stosowane w stosunku do pracowników).
W razie jakichkolwiek pytań na temat rozliczania podróży służbowych, zapraszam do pozostawiania komentarzy.
–
Anna Pisu
B2B Manager w inFakt
Z branżą internetową związana od ponad 10 lat, z branżą księgowości od 5 lat. W Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym inFakt specjalizuje się w przeprowadzaniu praktycznych spotkań na temat księgowości i przedsiębiorczości. Prywatnie lubi filmy i sport.
