Dostarczenie towaru, dojazd na spotkanie z kontrahentem, wykonanie usługi u klienta – wszystkie te czynności związane z prowadzeniem firmy wymagają mobilności i posiadania odpowiedniego środka transportu. Przedsiębiorcy nie muszą do tego celu posiadać samochodu zarejestrowanego „na firmę”. Mogą także używać prywatnego samochodu do celów firmowych. W jaki sposób rozlicza się taki pojazd?
Zdjęcie royalty free z Fotolia
Samochód firmowy lub kilometrówka – wybór przedsiębiorcy
Najpopularniejszy sposób rozliczania kosztów samochodu w firmie polega na wprowadzeniu pojazdu do majątku firmowego. Wówczas w świetle przepisów należy on do firmy i służy tylko do celów związanych z działalnością. Jeżeli przedsiębiorca decyduje się na wprowadzenie swojego auta do majątku firmowego ma możliwość rozliczania kosztu zakupu pojazdu stosując mechanizm amortyzacji. Wszelkie wydatki rozlicza bez limitów określanych tzw. kilometrówką (opisaną poniżej). Są też minusy tego rozwiązania.
Wprowadzenie samochodu do firmy oznacza konieczność zapłaty podatku dochodowego i VAT-u w związku z jego sprzedażą. Ten fakt sprawia, że wielu przedsiębiorców decyduje się na inne rozwiązanie. Polega ono na wykorzystywaniu do celów firmowych prywatnego auta. Wówczas trzeba prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, a wydatki eksploatacyjne związane z użytkowaniem środka transportu ujmowane są w KPiR do limitu wynikającego z kilometrówki. Sprzedaż takiego samochodu nie stanowi przychodu i nie wymaga doliczania VAT-u.
Jak obliczyć kilometrówkę?
Kilometrówka to maksymalna kwota kosztów podatkowych związanych z samochodem, które można rozliczyć w danym okresie. Te koszty to np. wydatki na paliwo, opłata za przejazdy autostradą, parking, kupno części zamiennych, akcesoria, czy usługi serwisowe. Kilometrówkę oblicza się mnożąc liczbę kilometrów przejechanych w celach firmowych przez stawkę za jeden kilometr przebiegu. Obecnie w rozliczeniu obowiązują następujące stawki:
- dla samochodów o pojemności silnika do 900 cm3: 0,5214 zł,
- dla samochodów o pojemności silnika powyżej 900 cm3: 0,8358 zł.
Wynik to maksymalna kwota kosztów samochodu, którą można rozliczyć w danym okresie.
Trzeba też pamiętać, że kilometrówkę oblicza się w sposób narastający w trakcie roku podatkowego. A zatem, jeśli w danym miesiącu wydatki na eksploatację samochodu są niższe niż kwota limitu, to niewykorzystana jego część „przechodzi” na następny miesiąc. W sytuacji odwrotnej – gdy wydatki w danym miesiącu są wyższe niż limit – nadwyżkę tę uwzględnia się w kosztach w następnych miesiącach, przy czym nie można jej przenieść na kolejny rok. Prowadząc rozliczenia na podstawie kilometrówki warto ponadto wiedzieć, że:
- W przypadku używania w ramach działalności kilku samochodów niebędących składnikami majątku firmowego, dla każdego pojazdu ewidencja przebiegu musi być prowadzona osobno.
- W przypadku wykorzystywania w firmie samochodu będącego wspólną własnością małżeńską, przedsiębiorca może zaliczać do kosztów wydatki eksploatacyjne w pełnej wysokości (nie 50%) oczywiście w ramach ewidencji przebiegu pojazdu.
- Brak kilometrówki lub jej wadliwe, czy nierzetelne prowadzenie pozbawia przedsiębiorcę prawa do zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów.
Co zawrzeć w ewidencji przebiegu pojazdu?
Kilometrówkę oblicza się na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu. To prosta tabelka, w której przedsiębiorca zapisuje wszystkie trasy przebyte do celów firmowych. Szczególnie ważne jest wpisanie celu w jakim przedsiębiorca podróżował. Może to być np.:
- wyjazd po towar lub po wyposażenie,
- spotkanie z klientem, kontrahentem,
- wyjazd na konferencję, targi, spotkanie branżowe,
- dojazd do biura lub gabinetu,
- dojazd do miejsca wykonywania usługi.
Ewidencję przebiegu pojazdu przechowuje się w wersji papierowej. Nie trzeba jej ze sobą wozić – może być przechowywana razem z pozostałą dokumentacją firmową. Tabela nie ma urzędowego wzoru, ale trzeba także upewnić się, że ewidencja zawiera wszystkie niezbędne elementy. Zaliczają się do nich:
- dane przedsiębiorcy i jego podpis,
- numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
- data i cel wyjazdu oraz szczegóły trasy (skąd – dokąd),
- liczba przejechanych kilometrów i stawka za 1 km przebiegu,
- kolejny numer wpisu w ewidencji,
- kwota wynikająca z pomnożenia kilometrów przez stawkę za 1 km.
Rozliczanie samochodu kilometrówką a VAT – ile podatku można odliczyć?
Rozliczanie kosztów prowadzenia firmy może pozwalać nie tylko na zmniejszenie podatku dochodowego, ale również VAT-u (w przypadku przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT). To odliczenie może skutkować wręcz zakupami w cenach netto. Czy tak jest w przypadku samochodu rozliczanego kilometrówką? Według ogólnej zasady przedsiębiorca wykorzystujący samochód osobowy (o masie do 3,5 t.) zarówno do celów firmowych, jak i prywatnych może odliczać 50% VAT-u od zakupu części zamiennych, akcesoriów czy usług serwisowych. VAT-u od paliwa nie może odliczać w ogóle (opcja odliczania VAT-u od paliwa pojawi się w 2015 r.).
Korzystanie z mechanizmu kilometrówki jest jednoznaczne z tym, że samochód osobowy służy do opisanych powyżej celów mieszanych. W związku z tym nie ma szans na odliczenie 100% VAT-u – przedsiębiorcy pozostaje odliczanie tylko 50%. Warto pamiętać, że opisana powyżej kilometrówka prowadzona do celów podatku dochodowego nie ma związku z VAT-em. Oznacza to, że w danym okresie można odliczyć 50% podatku od wydatków związanych z samochodem (z wyjątkiem paliwa) niezależnie od obliczeń wynikających z kilometrówki.
Sebastian Bobrowski
Dyrektor finansowy
Pracuje w firmie inFakt, oferującej usługę księgową w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym ze stałym dostępem do dokumentów i kurierem w cenie. Oprócz tego inFakt oferuje Program do Fakturowania i Program do Księgowości online oraz usługę Zakładania Firmy.
