Wynajem biur czy innych powierzchni użytkowych może być dodatkowym źródłem dochodu w firmie lub stanowić główny przedmiot działalności gospodarczej. Warto wiedzieć jakie podatki należy płacić osiągając przychodu z najmu, a także jakie wiążą się z tym obowiązki dokumentacyjne.
Zdjęcie royalty free z Fotolia
Przychody z najmu to częsta sytuacja w firmie
Najem lokali, biur czy mieszkań prowadzony na większą skalę może stanowić podstawę działalności firmy. Dotyczy to m.in. deweloperów ale także osób, które np. odziedziczyły kamienicę i chcą utrzymać się z wynajmowania powierzchni użytkowych lub mieszkalnych. Oczywiście najem może być też dodatkiem. W przypadku jednoosobowej działalności w praktyce często ma miejsce sytuacja, gdy przedsiębiorca wynajmuje część swojego biura (lub mieszkania) innemu przedsiębiorcy. Pozwala to na obniżenie kosztów związanych z utrzymaniem lokalu.
Takie rozwiązanie może być stosowane przez osoby, które nie potrzebują dużej ilości miejsca i mogą podzielić się przestrzenią obniżając zarazem jej koszt, np. przez grafików, programistów, tłumaczy. Z tego rozwiązania korzystają także lekarze, fizjoterapeuci, czy psychologowie, np. jeśli pracują tylko w określonych dniach lub godzinach. W pozostałym czasie lokal może być wykorzystywany przez kogoś innego.
Aby najem stanowił część prowadzonej działalności gospodarczej, powinny być spełnione następujące warunki:
- Wpisanie kodu PKD dotyczącego najmu do wpisu do CEIDG. Należy tego dokonać w ciągu 7 dni od rozpoczęcia najmu.
- Przedmiot najmu powinien albo stanowić składnik majątku firmowego (figurować w ewidencji środków trwałych), albo być wynajęty w ramach działalności na podstawie umowy z prawem do dalszego podnajmu.
- Konieczne jest spisanie stosownej umowy pomiędzy przedsiębiorcą a najemcą, stanowi ona podstawę do wystawiania faktur dokumentujących przychody powstałe z najmu.
Najem w ramach działalności gospodarczej a podatek dochodowy
Najem w ramach działalności gospodarczej można rozliczać na zasadach ogólnych (według skali podatkowej) lub liniowo. Przedsiębiorcy nie mają natomiast możliwości opodatkowania najmu ryczałtem (to jest możliwe w ramach tzw. najmu prywatnego, który opisujemy poniżej). Opodatkowanie według skali lub podatkiem liniowym daje możliwość rozliczania kosztów związanych z danym lokalem. Kosztami podatkowymi mogą być m.in. opłaty za media, koszty związane z remontem, wydatki na wyposażenie lokalu, ubezpieczenie przedmiotu najmu, podatek od nieruchomości, itp.
Oczywiście faktury przychodowe za najem należy rozliczyć w ramach firmy, co sprowadza się do konieczności zapłaty podatku dochodowego. Takie faktury należy ująć w przychodach ostatniego dnia przyjętego okresu rozliczeniowego (np. miesiąc, kwartał), ale nie rzadziej niż raz w roku. Jeżeli najem opodatkowany jest na zasadach ogólnych trzeba wyliczać i wpłacać na konto urzędu skarbowego należne zaliczki na podatek dochodowy (do 20 dnia miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym). Przedsiębiorca po prostu dołącza przychody i koszty związane z najmem do pozostałych rozliczeń firmowych.
Najem w ramach działalności a VAT
Z punktu widzenia przepisów o VAT najem jest działalnością gospodarczą i podlega opodatkowaniu tym podatkiem, aczkolwiek w niektórych przypadkach można zastosować zwolnienie. Tak jak wspomniano wcześniej podstawą rozliczenia podatku jest faktura wystawiona na podstawie zawartej umowy najmu. Fakturę należy wystawić nie później niż z upływem terminu płatności, który został określony w umowie. Jeżeli przedmiotem najmu jest lokal użytkowy, czyli przeznaczony na cele gospodarcze najem opodatkowany jest stawką 23%. Jeśli natomiast przedmiotem najmu jest lokal mieszkalny obowiązuje zwolnienie z VAT.
Przedsiębiorca dokumentuje najem do celów mieszkalnych fakturą „zw”, czyli taką, na której nie ma stawki i kwoty VAT. Tutaj trzeba pamiętać, że taka sytuacja sprawia, że nie można odliczać VAT-u od wydatków służących do celu tego najmu (np. od wydatków na remont, wyposażenia). Oczywiście powyższe zasady odnoszą się jedynie do czynnych VAT-owców. Jeżeli przedsiębiorca korzysta ze zwolnienia z tego podatku, to rozpoczynając najem nadal może z niego korzystać na zasadach ogólnych, czyli do limitu rocznego obrotu w wysokości 150 000 zł.
Prowadzenie działalności gospodarczej a tzw. najem prywatny
Warto wiedzieć, że najem nie musi być prowadzony w ramach działalności gospodarczej. Jednoosobowy przedsiębiorca, który chce np. wynająć część swojego domu osobie fizycznej albo innemu przedsiębiorcy, nie musi rozliczać takiego najmu w ramach swojej działalności. Jeżeli zdecyduje się na tzw. najem prywatny ma do wyboru obok skali podatkowej, także opodatkowanie ryczałtowe. Wówczas płaci się 8,5% podatku od przychodu bez uwzględniania kosztów jego uzyskania. Jest to korzystne przede wszystkim, gdy najem przynosi stałe, niewielkie dochody i nie generuje większych kosztów.
Uwaga:
W przypadku najmu rozliczanego w ramach działalności gospodarczej przychód należy rozliczyć w momencie, gdy należności z tego tytułu stają się wymagalne (powinny być zapłacone przez najemcę), niezależnie od tego, czy zostały faktycznie uregulowane. Inaczej sytuacja wygląda w przypadku najmu prywatnego, gdzie przychód powstaje dopiero w momencie otrzymania wpłaty od najemcy.
Sebastian Bobrowski
Dyrektor finansowy
Pracuje w firmie inFakt, oferującej usługę księgową w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym ze stałym dostępem do dokumentów i kurierem w cenie. Oprócz tego inFakt oferuje Program do Fakturowania i Program do Księgowości online oraz usługę Zakładania Firmy.
