Barter to korzystna opcja dla wielu przedsiębiorców, ponieważ pozwala zdobyć niezbędne usługi lub towary bez posiadania gotówki. Wystarczy dysponować czymś na wymianę, czego aktualnie potrzebuje druga strona, aby rozwijać swoją działalność. Taki mechanizm stosowany jest zarówno w dużych firmach, jak i w jednoosobowych działalnościach. Zdecydowanie warto wiedzieć, jakie zasady rządzą umowami barterowymi, w tym sposobem ich rozliczania.
Co to jest barter i kiedy się przydaje?
Barter to inaczej handel wymienny – przy czym nie każdego rodzaju. W założeniu barterem może być taka wymiana, w której świadczenia po obu stronach transakcji są warte tyle samo. Tutaj istotne jest nie tylko to, by strony transakcji same uważały, że wymieniają się czymś równoważnym, ale także by urzędnicy przyznali im rację. Głównie z uwagi na podatki.
Zdjęcie royalty free z Fotolia | Autorem tekstu jest Sebastian Bobrowski
Łatwo wyobrazić sobie przykłady wymiany barterowej. W Internecie bardzo popularne są następujące wymiany:
- Artykuł w zamian za usługę reklamową. Jedna strona przygotowuje tekst, a druga strona go publikuje wraz z umówioną formą reklamową, np. w postaci linku do strony firmowej.
- Usługi graficzne, w zamian za programowanie. W tym modelu grafik nawiązuje współpracę z programistą.
- Artykuł dotyczący smartfona (np. recenzja) z oferty danej firmy w zamian za ten smartfon.
To oczywiście tylko przykłady. W ramach barteru wymieniać można tak naprawdę dowolne usługi lub towary. Zależy to w pełni od potrzeb stron transakcji.
Umowa barterowa nie musi być zawarta na piśmie
W zasadzie barter nie wymaga spisania umowy na piśmie, gdyż ustalenia e-mailowe, czy wręcz ustne określające zasady wymiany i jej wartość mogą być jak najbardziej wiążące dla obu stron. Warto jednak zawrzeć umowę barterową w formie pisemnej – głównie dla celów dowodowych. Jeśli chodzi o fiskus, istotne jest zwłaszcza wykazanie, że wymieniane świadczenia faktycznie są tej samej wartości – w umowie ustala się m.in. wartość wymienianych świadczeń.
Rozliczenie barteru w dwóch prostych krokach
Rozliczenie barteru w firmie odbywa się bez wymiany gotówki, mimo że obie strony wystawiają faktury. Z tego powodu jednak nie mogą zapomnieć o rozliczeniu transakcji.
1. Wystawiamy fakturę sprzedażową
Pierwszym krokiem do rozliczenia barteru może być wystawienie faktury. Standardowo, fakturę trzeba wystawić w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miał miejsce barter. Można ją wysłać klientowi e-mailem lub pocztą – nie ma to znaczenia. Tę fakturę należy ująć zarówno wśród przychodów w KPiR, jak i wykazać związany z nią VAT. Terminem rozliczenia w obu przypadkach (według ogólnej zasady) jest data wykonania usługi lub dostarczenia towaru (data płatności tutaj nie występuje, ponieważ nie dochodzi do wymiany pieniężnej).
2. Rozliczamy fakturę kosztową
Jednocześnie fakturę powinien wystawić kontrahent barterowy. Taką fakturę należy rozliczyć w kosztach, czyli ująć w KPiR. Rozliczenia kosztu dokonuje się zwykle w dacie wystawienia faktury. Oprócz tego, z faktury zakupowej wystawionej przez barterowego partnera można też odliczyć VAT, tak jak od innych zakupów. Standardowo VAT odlicza się w terminie, w którym u sprzedawcy pojawia się obowiązek podatkowy. Zgodnie z powyższym punktem, ten obowiązek (według ogólnej zasady) pojawia się wraz z wykonaniem usługi lub dostarczeniem towaru i według tej daty należy odliczyć VAT.
Barter zwykle jest neutralny podatkowo – ale nie zawsze
Barter to wymiana towarów lub usług o jednakowej wartości. Dlatego jak najbardziej może być neutralny podatkowo dla obu stron transakcji, co wynika z opisanego powyżej sposobu rozliczania barteru. Oznacza to, że podatek, który należałoby zapłacić od przychodu „znosi się” z uwagi na jednoczesny wydatek o tej samej wartości. Dzieje się tak jednak tylko wówczas, gdy obie strony transakcji mają takie same prawa i obowiązki jeśli chodzi o VAT i rozliczanie podatku dochodowego.
Barter na pewno jest neutralny podatkowo, jeśli obie strony barteru to przedsiębiorcy, czynni VAT-owcy, dla których zakup związany z barterem służy działalności opodatkowanej, rozliczający się na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym. Wtedy jedna i druga strona rozlicza koszt oraz odlicza VAT. Ale oczywiście, nie musi tak być.
Może się zdarzyć, że jedna ze stron zapłaci więcej podatku niż druga, mimo że przekazywane świadczenia są jednakowej wartości. Dzieje się tak m.in. gdy:
- Wymiana następuje na linii VAT-owiec – firma zwolniona z VAT.
- Wymieniane usługi lub towary są opodatkowane różnymi stawkami VAT.
- Jedna ze stron rozlicza się za pomocą ryczałtu lub karty podatkowej, a druga za pomocą zasad ogólnych lub podatku liniowego. Wówczas pojawiają się różnice, jeśli chodzi o kwoty zapłaconego podatku dochodowego.
- Jedna ze stron transakcji to osoba prywatna.
W kontekście działalności w Internecie, pytania może budzić zwłaszcza ostatni punkt, czyli barter z osobą prywatną. W końcu wiele stron internetowych, w tym blogów, jest prowadzonych przez osoby, które przedsiębiorcami nie są.
Barter z osobą prywatną – czy to w ogóle możliwe?
O ile przedsiębiorcy rozliczający barter wymieniają się fakturami, o tyle osoba prywatna faktur nie wystawia. Ten fakt może rodzić problemy dla przedsiębiorcy, jeśli chodzi o zaliczenie do kosztów świadczenia na jej rzecz będącego przedmiotem barteru.
W takim wypadku pewnym rozwiązaniem może być zawarcie z osobą prywatną umowy o dzieło lub zlecenia. Przedsiębiorca może ją wówczas rozliczyć w kosztach. Niestety, gdy przedsiębiorca jest czynnym VAT-owcem taka „transakcja” nie jest neutralna pod względem VAT. Ponadto, wystawienie umowy o dzieło lub zlecenia wymaga odprowadzenia podatku dochodowego za wykonawcę danej pracy. W niektórych przypadkach dochodzą do tego również składki ZUS. A te kwestie mogą sprawić, że tak zawarty „barter” po prostu się nie opłaca.
Świadczenie niepieniężne może być formą zapłaty
W związku z tym warto pamiętać o tym, że zapłata dla osoby prywatnej może następować w postaci niepieniężnej. Tym samym, tego rodzaju rozliczenie może przypominać barter.
Zapłacić można zarówno rzeczą, jak i usługą. Wydatek związany z nabyciem rzeczy lub z usługą, które służą jako zapłata mogą zostać ujęte w kosztach analogicznie do zapłaty pieniężnej za dzieło, czy zlecenie. Tutaj trzeba tylko pamiętać o tym, że przekazanie rzeczy jako zapłaty jest traktowane jak dostawa towaru, co dla VAT-owca oznacza konieczność doliczenia VAT. W grę mogą także wchodzić składki ZUS, które oblicza się od wartości przekazanych świadczeń. Tę wartość można ustalić na podstawie dowodu zakupu lub oszacować.
Sebastian Bobrowski
Dyrektor finansowy
Pracuje w firmie inFakt, oferującej usługę księgową w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym ze stałym dostępem do dokumentów i kurierem w cenie. Oprócz tego inFakt oferuje Program do Fakturowania i Program do Księgowości online oraz usługę Zakładania Firmy.
