Jak rozwijać ekosystem innowacji w firmie? Pozwolić działać w tym zakresie pracownikom

Nic lepszego nie wymyślimy! Takim hasłem, w czterech słowach można podsumować podejście MENTAX S.A. do rozwoju ekosystemu innowacji w firmie. Z pozoru zdanie to może sugerować bezradność. Może także pokazywać, że praca została zakończona, a jej wynik nie był do końca zadowalający. Inni mogą doszukiwać się zalążka kryzysu w organizacji – w końcu bycie pod ścianą, to nie jest zbyt przyjemny moment dla żadnej organizacji. Nic z tych rzeczy!

Ta historia jest inna. Diametralnie inna. Zdanie „nic lepszego nie wymyślimy” odwołuje się do pracowników, którzy otrzymali mandat do działania, do eksplorowania, kreowania, testowania. Do popełniania błędów także. Nie ma lepszego scenariusza niż ten, w którym innowacje są oddane w ręce pracowników. To historia o tym, że pracownicy – jeżeli tylko obdarzy się ich zaufaniem i wsparciem – mogą być najlepszymi innowatorami.

ZIELONE ŚWIATŁO OD MANAGEMENTU

Mandat do działania (taki prawdziwy, nie teoretyczny) to amunicja największego formatu. To armata o wyjątkowej sile rażenia. To ekwipunek każdego pracownika firmy MENTAX. Pracownika-innowatora. Przynajmniej z wyłącznie takimi przyszło nam pracować, a pracowaliśmy z naprawdę dużym zespołem.

Ten artykuł piszemy jako „zaangażowani obserwatorzy”, osoby, które zostały włączone w proces rozwoju kilku ciekawych projektów (rzecz jasna: innowacyjnych, zorientowanych na klienta, generujących wartość). Nasza rola sprowadzała się do uporządkowania działań zespołu MENTAX na ścieżce rozwoju nowych produktów. Nawet jednak najlepsza facylitacja, najlepiej przygotowany framework pracy w obszarze „product discovery & development”, perfekcyjnie skrojone ćwiczenia i wypolerowane na szóstkę canvasy będą mało użyteczne, jeżeli po drugiej stronie nie będzie zespołu, który podwija rękawy, włącza kamerkę na ZOOM i angażuje się na 120%. Tak! Covid, lockdown, home-office nie są żadną wymówką. Technologia pozwala pracować sprawnie i skutecznie – nawet na odległość.

Mamy wszelkie podstawy do tego, aby firmę MENTAX, postawę jej Zarządu i pracowników pokazywać jako wzór do naśladowania, jako inspirację do działania, jak dowód, że można. Taki obraz zapamiętaliśmy z wielu sesji warsztatowych (product-development / business model development) z pracownikami MENTAX S.A., pracując – w modelu zwinnym, leanowym, w sprintach – nad 3 projektami:

projekt #1 | innowacyjny model organizacji konsyliów lekarskich,
projekt #2 | odciążenie contact center z wykorzystaniem nowoczesnych sposobów komunikacji,
projekt #3 | zautomatyzowana wycena dla rynku ubezpieczeń.

POKAŻ MI DANE!

Zarząd firmy wymagał od zespołu pracowników (vide zespołu projektowego), także od nas (vide zespołu zaangażowanych facylitatorów) wyłącznie jednej rzeczy: dowodów, silnego przekonania, danych pozyskanych od klientów, że obrany kierunek i podejmowane działania są tymi właściwymi. Tyle i aż tyle wystarczało do tego, aby otrzymywać „zielone światło” na dalszy rozwój projektów, przejście do kolejnych faz. Dowód musiał być silny, rzecz jasna – nikt przecież nie chce marnować energii na rozwój projektów, angażowanie kolejnych pokładów zasobów finansowych i osobowych bez jasnego sygnału z rynku, że warto. Parafrazując klasyka – bo życie jest przecież zbyt krótkie, aby budować produkty, których nikt nie chce.

Dawid Polak, członek Zarządu MENTAX ds. IT, CTO tak podsumowuje wdrożenie procesu PoC w firmie:

– Nie brałem bezpośredniego udziału w samych warsztatach, jestem osobą która odebrała efekty pracy zespołu. Mam wobec tego większy dystans i spojrzenie z boku. To, co mi się spodobało, to że zespoły miały okazję przekonać się, że jako zarząd jesteśmy otwarci, chcemy słuchać zespołu. Organizacja chce dywersyfikować działania a wyznaczenie możliwych kierunków zmian zależy od ludzi. Do minusów uznaję tylko to, że nie do końca dobrze przebiegł proces weryfikacji pomysłów, które zostały wybrane do dalszej analizy. W mojej ocenie było ich zbyt dużo. To nas rozproszyło. Na szczęście finalnie skupiliśmy się na kilku projektach. Uważam, że organizacja potrzebuje takich procesów. Czy to przy szukaniu nowych rozwiązań, czy przy wchodzeniu na nowe rynki. Nie raz popełniliśmy błędy, bo tworzyliśmy produkt bez dokładnej analizy rynku i okazywało się, że był nietrafiony. W przyjętym procesie możemy takie sytuacje wyeliminować, najpierw badamy zapotrzebowanie i możemy zatrzymać projekt na jego początkowym etapie, bez budowy produktu.

KULTURA INNOWACJI

Często, jednym z pierwszych kroków prac nad strategią innowacji firmy jest praca nad aspektami fundamentalnymi: kulturą organizacji, motywacją ludzi, ich zaangażowaniem, właściwym mind-set czy chociażby praktykami dawania feedbacku. W pracy z MENTAXem – w środowisku o mocnym ukierunkowaniu na „turkus” (taki prawdziwy, stosowany – nie taki na potrzeby klikalności w social mediach), środowisku podkreślającym wagę roli pracownika w organizacji – wiele działań istotnych dla innych organizacji można było zwyczajnie pominąć, bo pryncypia te są głęboko zakorzenione w DNA całego zespołu MENTAX. Podejście takie warto wykorzystać w innych organizacjach, uczących się, jak budować kulturę organizacyjną innowacyjnej firmy – w tym nowoczesnym rozumieniu.

Radosław Bartosik, członek zarządu MENTAX ds. rozwoju, tak podsumowuje proces PoC:

– Proces miał i ma bardzo szeroki wpływ na organizację. Daje wysokie poczucie wpływu i istotności u ekipy. Bardzo widać zaangażowanie zespołu. Proces przyniósł też realne, namacalne korzyści w postaci wdrożenia nowych produktów. Jest satysfakcja i poczucie sprawczości. Zbudowaliśmy ogromną wartość w obszarze ludzi i też w obszarze nowych produktów. Oczywiście są też koszty. Przede wszystkim trzeba mieć na to czas. Na zaangażowanie ludzi w ten proces, wyjaśnienie, przeprowadzenie. Stąd współpraca z zewnętrznymi facylitatorami z Open Innovation House. Łukasz i Marcin wykonali rewelacyjną robotę. Uważam, że decyzja o tym, żeby firma zewnętrza prowadziła proces była bardzo dobrą decyzją. Jestem szczególnie dumny, że ludzie zaangażowani w te procesy dopięli je do końca.

CO ZAPAMIĘTAMY Z PRACY Z ZESPOŁEM MENTAX?

3 rzeczy które rekomendujemy innym organizacjom, aby jak najszybciej je wdrożyć:

Szczerość, „radical candor” | praca nad innowacjami ma wtedy sens, kiedy zespół może szczerze, otwarcie, „bez zahamowań” wygłaszać swoje idee (nawet jeżeli początkowo wydają się dziwne, to stanowią istotny materiał budowy tych mniej dziwnych, docelowych pomysłów)
Zakasanie rękawów | lean wymaga działania, prowadzenia eksperymentów, powiedzenia „tym ja się zajmę, zostawcie to mnie!” – tego nigdy nie brakowało w sesjach warsztatowych!
Mandat do działania | od tego zaczęliśmy ten artykuł, na tym go zakończymy – bycie w organizacji, w której – jako pracownik – możesz powiedzieć „spróbujmy to zrobić tak” i to robisz, to naprawdę dużo – to więcej niż się wydaje! (musisz tylko dostarczyć dowody, dane w myśl zasady, że „data beats opinion”).

Grzegorz Tlołka, członek zarządu MENTAX ds. projektów tak wspomina cały proces:

– Wydarzyły się bardzo fajne rzeczy. Dla mnie przeprowadzenie przez firmę procesu pracy nad PoC, to była lekcja wyjścia organizacji ze strefy komfortu – co można by zrobić innego, niestandardowego, ponad to, co robimy na co dzień. Ujawnił się duży potencjał twórczy, zwrócono uwagę na interesujące rzeczy, powstała duża ilość pomysłów na starcie, osoby same zgłaszały się do ich rozwijania. Bardzo ciekawie prezentuje się pomysł w branży medycznej. To skok na nowy rynek, nowa technologia i totalny eksperyment. Przy kontynuacji procesu weźmiemy pod uwagę to, że z ponad 80 pomysłów do realizacji przeszły 2. Bo nie chodzi o to, żeby robić wszystko, co wpadnie do głowy, tylko to co ma największą szansę powodzenia.

INNOWACJE MUSZĄ WYGRYWAĆ BITWY

Jesteśmy przekonani, że innowacje budowane przez MENTAX będą odnosić sukcesy. Wspólnie z zespołem MENTAX pracowaliśmy nad trzema projektami:

Jeden z nich zwalidował się negatywnie, bez sporego pivota nie ma szans na powodzenie. To też jest sukces podejścia! W świecie waterfallowego rozwoju produktów, firma przekonałaby się o tym dopiero w dniu premiery – topiąc w projekcie małą fortunę. W podejściu, które zastosowaliśmy – problematyczność projektu pokazała się już po tygodniu pracy! Ależ oszczędność! Ależ odwaga – trzeba mieć silny charakter, silną osobowość, aby powiedzieć – „ten mój pomysł chyba nie był najlepszy”.
Drugi z nich znajduje się w „żółtej strefie”. Pierwsze badania nie potwierdziły jego atrakcyjności i adekwatności (nie awansował do strefy zielonej). Nie zaprzeczyły również jego sensowności (nie można powiedzieć, że „jest czerwony”). Prace nad nim trwają. Jego kontynuacja lub zaniechanie wymaga dodatkowych działań. Dokładnie o to chodzi w iteracyjnym podejściu, w stosowaniu metody sprintowego budowania rozwiązań.
Trzeci projekt to bez dwóch zdań sukces! Pewnie już za chwilę zespół MENTAX będzie mówił o nim często i głośno. To nie czas i miejsce, aby pisać o szczegółach, jednak na tym etapie można bez wahania wskazać, że firma przeniesie poziom obsługi klienta na kolejny, jeszcze wyższy poziom. Z tego projektu jesteśmy nad wyraz dumni. Nie tylko dlatego, że wszystko wskazuje na to, że będzie rynkowym hitem, a raczej ze względu na to, że ścieżkę od pomysłu do potwierdzonego high-fidelity MVP wspólnie z zespołem przeszliśmy w tydzień (tak – w 5 dni!). Czapki z głów przed członkami zespołu MENTAX!

ODDAJCIE GŁOS PRACOWNIKOM

Zarząd chwali, konsultanci chwalą, a przecież ten artykuł miał być o wewnętrznej przedsiębiorczości, o holokracji, o turkusie. Co o programie wewnętrznej przedsiębiorczości myślą pracownicy MENTAX? Co chcieliby doradzić innym firmom? Z czego są szczególnie dumni?

Dorota Białach, kierownik zespołów likwidacji szkód majątkowych i osobowych tak podsumowała wdrożenie procesu budowania innowacji w firmie:

– Bardzo mi się podoba 🙂 Moim zdaniem to takie trochę uskrzydlenie firmy o nowe pomysły (niektóre ryzykowne/niepewnie ale i pełne świeżości). PoC daje możliwość wejścia na rynek z czymś nowym, wyróżnienia się na rynku co za tym idzie zwrócenia na siebie uwagi. Myślę, że część firm boi się podjąć ryzyka zaangażowania w PoC, oddać w dużej mierze ludziom decyzyjność i trochę wręcz odpowiedzialność, w którą stronę firma pójdzie dalej. A to jest największa wartość – aby członkowie zarządu byli otwarci na wszystkie pomysły. Na naszym przykładzie widać, że dalsze prace nad danymi projektami same ewaluują jeśli okaże się, że nie mają racji bytu. Dodatkowy uzysk z tego jest taki, że osoby z wewnątrz organizacji rozwijają się przez takie działania, rośnie też ich świadomość jak są ważni dla organizacji i jaką dużą rolę w niej odrywają. Szczególnie dumna jestem z ludzi którzy byli zaangażowani w PoC – ich otwartości, zaangażowania, poważnego podejścia do tematu oraz z dużej ilości pomysłów jakie się zrodziły (kilka z nich ewoluowało o 180 stopni zmieniając całkiem początkową koncepcję – i o to chodzi, by rozwijać kreatywność i pomysły i razem z nimi rozwijać siebie.

Z kolei Małgorzata Sowińska, odpowiedzialna z ramienia MENTAX za wdrożenie PoC w firmie dodaje:

– PoC jest fantastyczną inicjatywą. Pobudza i inspiruje pracowników. Powoduje zaangażowanie i rozwijanie współpracy między różnymi zespołami, która na co dzień raczej występuje rzadziej. Jako pracownik firmy uważam, że powoduje to bardzo przyjemne uczucie wpływu na to, jakie obszary rozwijamy i udoskonalamy. Dzięki PoC nie tracimy czasu na projekty, które wyssałyby z nas energię i w rezultacie okazały się nie przynoszącymi korzyści. PoC pomaga przedsiębiorstwu poukładać procesy, potrafimy przewidzieć co się, kiedy wydarzy, co może pójść nie po naszej myśli i zapobiec temu. Mamy poczucie ciągłej kontroli i wpływu na ostateczny rezultat. Dlaczego warto wdrożyć PoC w firmach? Proces na pewno pomaga zaoszczędzić czas i pieniądze. Po przeprowadzonym PoC mamy wspólny słownik, którym się posługujemy oraz jeden obraz rezultatu, do którego dążymy. Jeżeli miałbym coś doradzić, to zakodowanie sobie w głowie, że przy PoC nie ma głupich pytań, założeń – wszystko jest możliwe. Warto jest być otwartym i poruszać jak najwięcej kwestii nawet tych najbardziej kontrowersjach, aby móc wyeliminować problemy i ryzyka, jakie mogą się pojawić podczas realizacji projektu. Bardzo ważny jest dobór odpowiednich osób, ponieważ ma to duży wpływ na efektywność pracy. Na koniec chcę dodać, że najbardziej jestem dumna z ludzi. Z przyjemnością patrzy się na zaangażowanie w pracę wszystkich uczestników. Członkowie zespołów bardzo intensywnie pracowali, wykonując swoje obowiązki, chętnie zgłaszali się do brania udziału w każdym PoC. Podczas przebiegu PoC dochodziło często do dyskusji, było mi bardzo miło obserwować, jak potrafimy ze sobą rozmawiać, szanując się nawzajem biorąc pod uwagę zdanie innych osób. Bardzo się cieszę, że miałam możliwość brania udziału w praktycznie każdym PoC. Mogłam lepiej poznać osoby z innych działów, praktykować nowe modele współpracy, poznać poglądy innych osób. Uważam to za bardzo cenne doświadczenie, z którego każdy z nas bardzo dużo się nauczył.

Wszystkim, którzy myślą o innowacjach na poważnie polecamy kontakt z Open Innovation House oraz MENTAX S.A. – chętnie podzielimy się doświadczeniami i przemyśleniami. A może nawet dojdzie do synergii na polu biznesowym i uda się zbudować wspólne działanie na rzecz współpracy ze startupami? Co-innovation, cross & wide-industry innovation to przecież przyszłość w pracy nad innowacjami!