Utrzymanie etatowego pracownika może być drogie, dlatego wielu przedsiębiorców korzysta z zewnętrznych specjalistów rozliczając się z nimi na podstawie rachunku lub faktury. Gdy współpraca jest regualarna, warto rozważyć zawarcie z wykonawcą umowy ramowej, która ureguluje rozmaite praktyczne aspekty.
Współpraca z freelancerem to prosty sposób na rozwój działalności
Freelancer to specjalista w danej dziedzinie zwykle świadczący usługi dla wielu firm jednocześnie, który ze swoimi zleceniodawcami rozlicza się na podstawie umowy o dzieło lub zlecenia albo wystawiając fakturę za usługę w ramach prowadzonej firmy. Z usług „wolnych strzelców” chętnie korzystają zwłaszcza mniejsi przedsiębiorcy niezatrudniający pracowników, najczęściej w takich dziedzinach jak: tworzenie i utrzymywanie serwisów www, pozycjonowanie stron, grafika, copywriting, marketing, programowanie, tłumaczenie, doradztwo finansowe lub prawne, czy serwisowanie sprzętu.
Zdjęcie royalty free z Fotolia | Autorem tekstu jest Sebastian Bobrowski
Niezależnie od rodzaju zlecanych usług z czasem mogą one przybrać charakter ciągły i długotrwały. Wtedy warto pomyśleć o spisaniu stałej umowy ramowej o współpracy określającej jej warunki, co przyspieszy i ułatwi rozliczenia, a także będzie bardzo pomocne w razie ewentualnego sporu. Dzięki umowie ramowej prawa i obowiązki obu stron, a także sposób rozliczeń, terminy oraz stawki nie będą pozostawiały wątpliwości.
Umowę ramową o współpracy można podpisać zarówno ze zleceniobiorcą będącym osobą prywatną, jak i z freelancerem posiadającym działalność gospodarczą. Co istotne, treść takiego kontraktu można ustalać swobodnie w zależności od indywidualnych potrzeb, oczywiście w ramach zasad kodeksu cywilnego.
W umowie o stałej współpracy na pewno warto jednak zawrzeć m.in. następujące elementy:
- określenie stron umowy z doprecyzowaniem, czy zleceniobiorca występuje jako osoba fizyczna, czy jako przedsiębiorca,
- określenie daty podpisania umowy, okresu trwania (umowa na czas określony lub nieokreślony) oraz sposobów jej rozwiązania lub wypowiedzenia,
- rodzaj usługi, którą zleceniobiorca ma wykonywać,
- warunki wykonywania zleceń,
- informacja o przeniesieniu praw autorskich,
- forma zamówień, czyli zlecania poszczególnych prac, dzieł itd. (np. zamówienie drogą e-mailową),
- przewidziana kwota wynagrodzenia, sposób (rachunek, faktura) i terminy rozliczeń,
- możliwość reklamacji zlecenia, w tym terminy, w których można tego dokonać (np. 14 dni na ewentualne poprawki w zamówionym tekście),
- odpowiedzialność za niewywiązywanie się stron z postanowień umowy.
Umowa ramowa może być zawarta zarówno z przedsiębiorcą, jak i z osobą prywatną. Wówczas każde z konkretnych zleceń obejmujących zakres umowy ramowej nie jest potwierdzane osobną umową, tylko zamówieniem. Po jego wykonaniu wykonawca wystawia fakturę (w przypadku przedsiębiorcy) lub rachunek (w przypadku osoby prywatnej). Taki mechanizm jak najbardziej może obejmować również przeniesienie praw autorskich, co jest opisane poniżej.
Przykład
Właściciel jednoosobowej firmy pozyskał stałego odbiorcę zagranicznego na produkowane przez siebie towary, z którym podpisał dwuletni kontrakt. W związku z tym przedsiębiorca, co miesiąc będzie potrzebował korzystać z usług tłumacza, który przygotuje dokumenty handlowe w języku angielskim. W takiej sytuacji celowe jest zawarcie stałej umowy o współpracy regulującej sposób składania zamówień na tłumaczenia (np. za pośrednictwem e-maila), sposób przekazania przetłumaczonych dokumentów (np. format plików), terminy rozliczeń, itp. W ten sposób nie będzie konieczne zawieranie comiesięcznych umów, a konkretne szczegóły zlecenia będzie można przekazać w zamówieniu (np. e-mailowym). Tłumacz co miesiąc wystawia fakturę w umówionym terminie i na umówioną kwotę, do której sporządza załącznik z listą dostarczonych utworów. Na tej podstawie następuje płatność, a także przeniesienie praw autorskich.
Współpraca z freelancerem a prawa autorskie
W niektórych przypadkach, może zdarzyć się tak, że usługa wykonana dla zleceniodawcy ma charakter autorskiego dzieła, z którym wiąże się kwestia przeniesienia autorskich praw majątkowych. Zgodnie z przepisami w umowie ramowej mogą zostać uregulowane jedynie ogólne zasady dot. praw autorskich, natomiast szczegółowe kwestie muszą być ustalane każdorazowo przy przekazywaniu konkretnego dzieła, np. serwisu internetowego, czy zaprojektowanego logo. Takie informacje mogą być zawarte w treści rachunku wystawianego przez zleceniobiorcę lub faktury, jeśli chodzi o przedsiębiorcę. Np. gdy mowa o napisaniu serii tekstów, faktura może mieć załącznik z listą tekstów, których dotyczą przenoszone prawa autorskie.
Jak rozliczyć się z freelancerem niebędącym przedsiębiorcą?
Konkretne zlecenia wykonane przez freelancera, który nie ma zarejestrowanej działalności gospodarczej najczęściej rozlicza się na podstawie wystawionego rachunku. Wystawienie rachunku nie jest w praktyce obowiązkiem, ale dla przedsiębiorcy bardzo ułatwia rozliczenia, a w przypadku przeniesienia praw autorskich jest to wręcz niezbędne. Rachunek zwykle zawiera kwotę brutto w rozbiciu na podatek, składki ZUS i kwotę netto do wypłaty.
Kwoty widniejące na rachunku mogą stanowić koszty uzyskania przychodu, o ile oczywiście spełniają ogólne warunki kosztów firmowych (związek z prowadzoną działalnością, cel związany z uzyskaniem przychodu). Oczywiście, trzeba pamiętać o odprowadzeniu zaliczki na podatek dochodowy za wykonawcę, a w niektórych przypadkach (zwykle dotyczy to tylko umów zleceń) także składek ZUS. Te wydatki również mogą stanowić koszty, pod warunkiem, że zostały zapłacone.
Jak rozliczyć się z freelancerem prowadzącym działalność gospodarczą?
Rozliczenie konkretnego zlecenia z freelancerem-przedsiębiorcą jest dużo prostsze. Każde konkretne zlecenie wykonane na podstawie umowy ramowej i zamówienia lub zamówień dokumentowane jest fakturą. Zleceniodawca opłaca kwotę z faktury, po czym ma prawo ująć wydatek w kosztach. Na tym jego obowiązki kończą się.
Freelancer posiadający zarejestrowaną działalność gospodarczą samodzielnie oblicza zaliczki na podatek dochodowy i dokonuje rozliczeń podatkowych z urzędem skarbowym. Podobnie jest w przypadku ZUS-u – zleceniodawca nie musi się tą kwestią przejmować.
Umowy zawierające element przeniesienia praw autorskich
Umowy o dzieło zawierające w sobie element przeniesienia praw autorskich są korzystne zarówno dla zleceniodawców, jak i zleceniobiorców, gdyż dają możliwość zastosowania kosztów uzyskania przychodów w wysokości 50%. Płacony podatek jest wówczas znacznie niższy, a freelancer otrzymuje wyższe wynagrodzenie.
Ta opcja jest jednak dostępna tylko wtedy, gdy wykonawca dzieła to osoba prywatna. Przedsiębiorcy nie rozliczają bowiem zryczałtowanych kosztów, a jedynie faktycznie poniesione. Ponadto, warto pamiętać, że prawo do 50-proc. kosztów przysługuje tylko dla zleceń powyżej 200 zł. W przypadku niższych kwot płaci się zryczałtowany podatek dochodowy obliczany bez uwzględniania kosztów.
Sebastian Bobrowski
Dyrektor finansowy
Pracuje w firmie inFakt, oferującej usługę księgową w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym ze stałym dostępem do dokumentów i kurierem w cenie. Oprócz tego inFakt oferuje Program do Fakturowania i Program do Księgowości online oraz usługę Zakładania Firmy.
