Jak utrzymać wysokie zaangażowanie w zespole? Oto 6 wskazówek

1. Wyznacz i buduj poczucie wspólnego celu

Każdy, kto ma jakiekolwiek doświadczenie w zarządzaniu zespołem, wie, że zarządzanie nim jest dużo łatwiejsze i efektywniejsze, jeśli tworzą go osoby, które chętnie pracują wspólnie, wzajemnie sobie pomagając i wspierając się. Jednym z elementów, by to osiągnąć, jest wyznaczenie wspólnego celu, a następnie budowanie w nim poczucia wspólnego celu.

Istnieje duże prawdopodobieństwo, że jakbyś przeprowadził ankietę w swoim zespole, w której zapytasz o wspólny jego cel, zapewne otrzymasz różne odpowiedzi. Jedna grupa pracowników skoncentruje się na produkcie, inna na relacji z klientem, a jeszcze inna na komunikacji. To właśnie wyznaczony wspólny cel staje się oparciem i kierunkowskazem, który ułatwia podejmowanie odpowiednich decyzji w codziennej pracy.

Aby wyznaczyć cel zespołu i zbudować poczucie wspólnej idei wykonaj następujące kroki:

1. Omów cele zespołowe – rozmawiaj o wątpliwościach wszystkich członków.

2. Pokaż jak praca zespołu wpływa na całość funkcjonowania firmy – również na innych pracowników organizacji.

3. Nazwij atuty i wymień osiągnięcia swojego zespołu.

4. Zachęcaj pracowników do podejmowania inicjatywy i dzielenia się swoimi pomysłami. Zaangażowanie wzrośnie, gdy będą mogli realizować własne pomysły.

5. Wspólnie ustal strategię osiągnięcia celu.

6. Bądź wsparciem.

2. Wyznacz cele każdemu pracownikowi

Każdy pracownik musi wiedzieć, co ma do zrobienia i za co jest odpowiedzialny. Jak to zrobić skutecznie?

1. Wyznacz zadania za pomocą metody SMART. Szczególnie ważne jest, aby pracownik wiedział, jaki wynik będzie sukcesem oraz jaki ma czas na realizację zadania, np. Celem jest sprzedaż produktu w wysokości 20 tys. złotych. Czas realizacji do końca miesiąca.

2. Dopasuj poziom ogólności wyznaczanego zadania do kompetencji pracownika. Im mniej doświadczony pracownik, tym bardziej dokładnych informacji wymaga odnośnie tego, co i jak powinno zostać wykonane.  

3. Uwzględnij poziom kompetencji oraz chęci pracownika do wykonania konkretnego zadania. Na każdym poziomie w inny sposób wspierasz pracownika.

Pracownik może:

• Nie potrafić i nie chcieć – najczęściej taka postawa wynika z braku odpowiednich umiejętności. Warto wypracować u pracownika brakujące kompetencje, aby czuł się pewniej, a dzięki temu był lepiej zmotywowany. Musisz pamiętać, aby zawsze być blisko, by podpowiedzieć i pomóc.  

• Nie potrafić i chcieć – warto wykorzystać entuzjazm i zaangażowanie pracownika, stopniowo go usamodzielniając poprzez rozwijanie potrzebnych kompetencji.

• Potrafić i nie chcieć – taka postawa może wynikać z braku wiary we własne siły. Warto stworzyć pracownikowi szansę na osiągnięcie sukcesu, aby przekonał się do własnych możliwości. Jeśli taka postawa wynika ze znudzenia, zastanów się jak urozmaicić mu zadania.

• Potrafić i chcieć – pracownik jest gotowy do samodzielnego działania. Deleguj mu zadania i dziel się odpowiedzialnością. Pamiętaj, aby nie pozostawiać go samemu sobie: okazuj zainteresowanie, udzielaj informacji zwrotnych oraz stawiaj wyzwania.

3. Wyznacz indywidualne cele rozwojowe

Pamiętając o potrzebach i zainteresowaniach pracownika, wyznacz cel rozwijający jego kompetencje, np. nabycie lub poszerzenie umiejętności programowania w języku X czy umiejętnosci prezentacji przed dużymi grupami. Ważne, abyś zaplanował z pracownikiem sposób realizacji tego celu, np. udział w szkoleniu X, praca w projekcie Y, itd. Zachęcenie do rozwijania kompetencji pracowników pozytywnie wpływanie na ich motywację. Będą czuli, że ich miejsce pracy służy zarówno firmie, jak i im samym.

4. Umiejętnie deleguj zadania

Chociaż delegowanie obowiązków wydaje się być przyjemnym zadaniem – w końcu nie musisz wszystkiego robić sam – dla wielu menedżerów jest prawdziwym wyzwaniem.

Na początku, aby ułatwić sobie pracę ustal, jaki styl delegowania przyjmujesz w danej sytuacji. Według Harvey’a Shermana istnieje 6 sposobów delegowania uprawnień:

1. Zbadaj problem, przedstaw fakty, a ja podejmę decyzję.

2. Zbadaj problem – przedstaw mi możliwości, argumenty, wskaż jedno z rozwiązań do mojej akceptacji.

3. Zbadaj problem – powiadom mnie, co zamierzasz zrobić, poczekaj z działaniem, aż wyrażę zgodę.

4. Zbadaj problem – poinformuj mnie, co zamierzasz zrobić, zrób to, chyba że się nie zgodzę.

5. Działaj – ale powiadom mnie, co zrobiłeś.

6. Działaj sam, nie potrzebujesz kontaktu ze mną.

Następnie pamiętaj o następujących zasadach:

1. Ustal zakres zadania, jego cel i odpowiedzialność. Sprawdzaj, jak pracownik zrozumiał zadanie.

2. Wyznacz zadanie pracownikowi, który posiada adekwatne kompetencje.

3. Ustal sposób i częstotliwość monitorowania efektów.

4. Sprawdź, czy pracownik posiada niezbędne narzędzia do wykonania zadania.

5. Okaż pracownikowi wsparcie w pojawiających się trudnościach.

6. Uczcij jego sukces.

5. Udzielaj informacji zwrotnej

Informacja zwrotna jest narzędziem często ignorowanym, a bardzo lubianym przez pracowników w podtrzymaniu ich motywacji i zaangażowania. Warto ją wykorzystać zarówno przy bieżących zadaniach, jak i przy podsumowaniu projektów. Aby zrobić to skutecznie skorzystaj z metody FUKO, w której chodzi o to, aby komunikować się według określonego schematu: Fakty, Uczucia, Konsekwencje, Oczekiwania. Pozwoli to odbiorcy lepiej zrozumieć sytuację, przejąć Twoją perspektywę i szukać odpowiedniego rozwiązania.

FAKTY – opisz wydarzenie, sytuację, stan, który jest przyczyną rozmowy.

UCZUCIA – następnie przejdź do uczuć, które odczuwasz w danej sytuacji, nazwij je.

KONSEKWENCJE – konkretnie wyjaśnij, jakie konsekwencje niesie FAKT. Osoba, która popełniła błąd może nie zdawać sobie sprawy, co tak naprawdę oznacza.

OCZEKIWANIA – wskaż rozwiązanie danej sytuacji, jak Ty to widzisz. Jednocześnie możesz zapytać o propozycję odbiorcy. Angażując go w znalezienie wspólnego rozwiązania, zwiększa się szansa w dotrzymaniu umowy.

Przykład: Fakt, ze dostarczyłes mi niekompletne materiały na spotkanie klientem wprawił mnie w duże zakłopotanie. W wyniku tego nie mogłem w optymalny sposób zaprezentować propozycji rozwiązń. Oczekuję, że przed kolejnym spotkaniem dostarczysz mi materiały dzień wcześniej, abyśmy razem mogli sprawdzić, czy wszystko jest odpowiednio przygotowane.

6. Zachęcaj do wymiany doświadczeń

Każdy z członków Twojego zespołu ma swój potencjał. Zachęcaj do jego wykorzystania poprzez wymianę doświadczeń i informacji. Wykorzystasz efekt synergii, a pracowników zmotywujesz budując w nich poczucie, że są ważnym ogniwem całej grupy.

Zaangażowany pracownik nie tylko wykonuje powierzone zadania, ale też identyfikuje się z przedsiębiorstwem i dba o jego interesy. Według Timothy’ego R. Clarka, znanego na świecie autorytetu w dziedzinie rozwoju przywództwa i zarządzania zmianą, zaangażowanie pracownika przekłada się na zaangażowanie klientów, którzy chętnie i częściej korzystają z oferowanych przez niego usług.

Autorzy badań przeprowadzonych przez Hay Group oraz CEBR (2014) mówią wprost o korzyściach związanych z zaangażowaniem pracowników. Według nich taki pracownik jest zmotywowany i osiąga lepsze wyniki w pracy. Jednocześnie firmy o najwyższym poziomie zaangażowania członków zespołu osiągają nawet 2,5 razy większe przychody niż pozostałe. Pamiętaj o tym, planując strategię działania na najbliższy czas.

–

Joanna Langner-Sobczak

HR business partner, psycholog, partner firmy doradczej Salents, specjalizującej się w zwiększaniu efektywności sprzedaży

Tworzy i realizuje programy doradcze i rozwojowe dla firm, pracuje jako konsultant, trener i coach (certyfikat ICC). Bazując na doświadczeniu i wiedzy psychologicznej tworzy narzędzia do diagnozy i rozwoju potencjału, zarówno jednostek, jak i całych zespołów.