Musimy jednak zacząć od przestrogi: istnieje wiele odmian takich graficznych przedstawień projektu, a ich sposób obsługi może nieznacznie różnić się zależnie od narzędzia. Ogólne zasady pozostają jednak z grubsza niezmienne, a osoba zaznajomiona z jedną implementacją poradzi sobie bez problemów z inną.
Główny element to sama podziałka wykresu. Zawsze jedna z osi oznacza czas pracy nad danym zadaniem (zwykle pozioma). Oś pionowa to albo proste przypisanie zadania do osoby/projektu, albo reprezentacja hierarchii elementów. Cała potęga diagramów Gantta polega na tym, że poszczególne „bloczki” (kształty oznaczające zadania) możemy łączyć w bardzo rozbudowane zależności:
Właśnie kolory, kształty i linie są na początku najbardziej konfudujące dla nowych użytkowników. Na szczęście niemal wszystkie narzędzia na rynku trzymają się jednolitej konwencji:
- Zadanie krytyczne – dowolnie zacieniowany prostokąt,
- Zadanie niekrytyczne – prostokąt bez wypełnienia,
- Podsumowanie – kształt grubej klamry,
- Kamień milowy – romb.
Zwykle zadania możemy przydzielać do kilku predefiniowanych typów (np. Bug, Improvement, New Feature) i przydzielać im różne stopnie ryzyka lub ważności (wysokie, niskie, średnie, itp.). Warto zwrócić uwagę na często pojawiające się terminy Epic i Story – oznaczają one poziomy szczegółowości. Przy wielu stopniach możemy np. zrobić Epic, w ramach którego mamy 4 Story, w ramach każdego Story kilkanaście zadań (Tasks), a w nich jeszcze podzadania.
Niektóre programy pozwalają także na rozróżnianie elementów na diagramie po kolorach (czasem nawet z własnoręcznym kolorowaniem i legendą – polecamy wykorzystywać tę funkcję) oraz łączenie ich w ciągi logiczne. Te ostatnie polegają na najzwyklejszym w świecie rysowaniu strzałek od jednego etapu do drugiego, a powstające w ten sposób cienkie linie mają pomóc nam zidentyfikować zależności między zadaniami. Jeśli takowe występują, nie unikajmy ich łączenia – trwa to dosłownie kilka sekund, a po jakimś czasie sami docenimy porządek w strukturze.
Załóżmy, że chcielibyśmy przedstawić pisanie tego tekstu na diagramie Gantta. Najpierw utworzylibyśmy program/projekt/nowy diagram o nazwie „Tekst dla MamStartup”. Następnie, podzielilibyśmy w głowie proces na:
- Pomysł na tekst
- Pierwszą wersję
- Wysłanie do akceptacji
- Ew. poprawki i konsultacje
- Finalną akceptację
- Koniec projektu.
Teoretycznie moglibyśmy rozbić każdy etap znacznie bardziej szczegółowo (Wymyśl pomysł na tekst->Spisz pomysł na tekst->Przedstaw go kolegom->Zbierz oceny, itd.), ale w tym przykładzie mija się to nieco z celem, bowiem powyższa struktura jest wystarczająca do zrozumienia całego procesu. Konieczność dodatkowego zagnieżdżania etapów przydaje się natomiast przy zaawansowanych projektach. Zakładamy też dla uproszczenia, że każdy etap zajmuje dokładnie jeden dzień (naturalnie diagramy można też sortować na lata, miesiące, godziny, minuty, itp.).
Odrzućmy też scenariusz, w którym z jakiegoś powodu rysujemy nasz diagram na kartce papieru. Jest to oczywiście możliwe i faktycznie otrzymamy graficzną reprezentację projektu pt. „Tekst dla MamStartup”. Jednak mając na uwadze wygodę i oszczędność czasu, najprawdopodobniej użyjemy komputerowego programu do zarządzania projektami. Poniżej przykład, nasz projekt w oprogramowaniu BigPicture (platforma JIRA):
Wygląda skomplikowanie? Spokojnie, to tylko kwestia widoku. Przybliżmy więc nieco obraz z widoku miesiąca na tygodniowy:
I jeszcze trochę, do widoku dziennego:
O wiele lepiej, prawda? Wraz z trwaniem procesu, paski postępu oznaczające czas powoli wypełniałyby się, a jeśli przekroczylibyśmy któryś z wprowadzonych do systemu deadline’ów (dostępne jest logowanie czasu i efektów pracy), diagram ostrzegłby nas jaskrawym kolorem czerwonym i wyraźnym zaznaczeniem opóźnienia. Podobnież jeśli chcielibyśmy oddelegować któryś z etapów komuś innemu, to tak długo jak ma on konto na platformie z której korzystamy, wystarczyłoby jedno kliknięcie na etapie dodawania lub edycji zadania, zaś później moglibyśmy filtrować widok diagramu np. tylko na nasze zadania celem zwiększenia przejrzystości.
Taki przykład jest oczywiście bardzo prosty i nie wyczerpuje nawet połowy wszystkich możliwości diagramów Gantta, ale odkrywanie zaawansowanych funkcji zostawmy tym, którzy będą tego wyraźnie chcieli lub potrzebowali. Artykuł ten ma na celu przede wszystkim zrozumiałe przedstawienie konceptu, stąd właśnie jego nieco ograniczona szczegółowość. Rozważanie mało prawdopodobnych case study i wszystkich szczegółów negatywnie wpłynęłoby na przejrzystość, a w obecnym stanie (mamy nadzieję!) nawet kompletny laik zrozumie podstawy potężnego narzędzia, jakimi są diagramy Gantta.
Mateusz Jagiełło
PR Manager w SoftwarePlant
Autor licznych tekstów dotyczących nowych technologii, z których większość ukazała się na największych vortalach IT w Polsce. Zdobywca kilku nagród branżowych dla blogerów IT. Pracując dla czołowych agencji PR rozwijał w Polsce takie marki jak Intel, ASUS, Huawei, Nikon czy Schneider Electric.
