Jak w pełni wykorzystać potencjał ludzki w naszym zespole. Część 2 – Planowanie

Ogólne stwierdzenia i fakty dotyczące praktycznego podejścia do zarządzania potencjałem ludzkim w firmie przedstawiłam w części pierwszej poradnika startupowca. Tym razem skupię się na pierwszej funkcji zarządzania planowaniu, która w dzisiejszych czasach wpływa w decydujący sposób na powodzenie i realizację założonych w przedsiębiorstwie celów strategicznych. Określa ona również możliwości, narzędzia, ramy czasowe, sposoby wykorzystania kapitału ludzkiego w naszym zespole.

fot. Fotolia

Jak już wiemy, organizacje wykorzystują ze swojego otoczenia kombinację czterech podstawowych zasobów: ludzkich, materialnych, finansowych i informacyjnych. Wśród nich, jeden rodzaj ma szczególne znaczenie. Są nim zasoby ludzkie, czyli zespól niepowtarzalnych i cennych właściwości zatrudnionych osób, których znaczenie obecnie systematycznie spośród pozostałych zasobów.

Ludzie decydują o sposobie funkcjonowania przedsiębiorstwa , metod i narzeczy wykorzystywanych , na każdym etapie cyklu życia organizacji. To od nich zależy realizacja strategii firmy w oparciu o podstawowe wartości i normy, które sami tworzą. Dlatego, w porównaniu z pozostałymi zasobami, czynnik ludzki odgrywa szczególną rolę, gdyż to on, w procesie gospodarowania decyduje o tym jak zostaną spożytkowane i wykorzystane pozostałe zasoby.

Dzisiaj wygrywa się ludźmi , bo tylko ich nie można skopiować. Dlatego poznanie sposobów i technik efektywnego zarządzania zasobami ludzkimi, interpretowanego jako współczesne podejście do sprawowania funkcji personalnej, pozwala uzyskać przewagę nad konkurentami oraz zrealizować ustalony przez organizacje cel i misje. Proces planowania w tym przypadku stanowi kluczowe zadanie kierownika, który posiadając musi określić „na kiedy” oraz jakiego rodzaju potencjału ludzkiego potrzebuje.

Pamiętajmy przy tym o tym, że ludzie nie są zasobem, lecz dysponują zasobem, czyli ogółem cech i właściwości, ucieleśnionych w nich, które umożliwiają pełnienie rożnych ról w organizacji. To oni decydują też o sposobie i formie wykorzystania i stopniu zaangażowania tego zasobu w pracy. Do najważniejszych elementów składających się na pojecie zasoby ludzkie, należą: wiedza, zdolności, umiejętności, zdrowie, postawy i wartości oraz motywacja.

Zasoby ludzkie można rozpatrywać w dwóch płaszczyznach: ilościowej i jakościowej . Nasz kierownik ma do dyspozycji ograniczenia w postaci ilościowego aspektu ludzi w organizacji, może zaś decydować o tym w jaki sposób pozyskiwać i planować rozwój swojego zespołu mając na uwadze sferę jakościową.

W pierwszym ujęciu , rozpatrywać należy liczbę zatrudnionych osób i strukturę kadr. Z tego punktu widzenia, czynnikami wpływającymi na charakter zasobów ludzkich będą:

• charakter działalności przedsiębiorstwa (rodzaj produkcji i jej skala),
• wykorzystywane technologie,
• dostępność kadry, koszty osobowe,
• uwarunkowania społeczno-ekonomiczne,
• normy prawne dotyczące warunków pracy,
• polityka zatrudnienia w firmie (dostosowanie poziomu kwalifikacji zatrudnionych, do wielkości i rodzaju realizowanych zadań),

Ujmując zaś zasoby ludzkie w aspekcie jakościowym, należy wskazać takie ich cechy jak:

• wiedza,
• kwalifikacje,
• umiejętności,
• cechy osobowościowe (inteligencja, kreatywność, innowacyjność, zdolność komunikowania się, twórcze podejść do problemów, asertywność, gotowość podjęcia ryzyka, postawy, zachowania, motywacja do pracy, itp.)

Rozpoczynając planowanie doboru personelu do zespołu kierownik powinien w pierwszej kolejności:

1. Zdefiniować potrzebę doboru nowego pracownika lub zastąpienia osób obecnie pełniącej daną funkcję w firmie (rozmowy z pracownikami, własne obserwacje, decyzje zarządu, potrzeby związane z wzrostem sprzedaży, produkcji itp., problemy z pracownikiem)
2. Ustalić profil potencjalnego kandydata (wykształcenie, doświadczenie, cechy osobowościowe, umiejętności) na podstawie uwarunkowań firmy (kultura organizacyjna, sposób funkcjonowania firmy i komunikowania się między działami, zasady odpowiedzialności i struktura organizacyjna, budżet na zatrudnienie dodatkowego personelu) i wytycznych zarządu.
3. Opracować szczegółowy zakres odpowiedzialności i obowiązków biorąc pod uwagę charakter wykonywanej pracy, „historię” związaną z danym stanowiskiem (jeśli już inny pracownik wypełniał dany zakres obowiązków, warto przeanalizować czy aktualny do tej pory podział i zakres był efektywny i zasadny).
4. Zaplanować budżet na zatrudnienie nowego pracownika.
5. Określić jego miejsce w zespole i zaplanować ścieżkę rozwoju jego potencjału ( plan rozwoju, który będzie modyfikowany w zależności od rzeczywistego potencjału, zapału, możliwości jakie będzie reprezentował nowo zatrudniony pracownik).
6. Opracować plan, etapy rozmów rekrutacyjnych, które mają na celu wyłonienie konkretnego kandydata (jeśli kierownik poszukuje osoby na stanowisko sprzedażowe warto zweryfikować jego postawę do Klienta, asertywność, optymizm w kontakcie z innymi, umiejętności prezentacji pomysłu itp.).

   W tym miejscu bardzo ważny jest dobór metod rekrutacji i sposób weryfikacji posiadanych przez kandydata umiejętności i nabytej wiedzy. W małych i średnich firmach podczas rekrutacji kierownik bardzo często zaprasza innych pracowników zespołu, aby czyli jaki ważną rolę pełnią w kwestii rozwoju teamu w jakim pracują i jak istotne jest dla szefa ich zdanie. Jest to oczywiście element motywacji, ale także bardzo praktyczne narzędzie rekrutacji, gdyż to właśnie pracownicy firmy znają najlepiej rzeczywistość obsługi Klienta, problemy z jakimi się borykają podczas obsługi i pytania jakie często padają z słów odbiorców produktów firmy.

7. Ustalić metody pozyskania pracownika (ogłoszenia w gazecie, na portalu pracy, pośrednictwo agencji zatrudnienia, baza kandydatów, rekomendacje pracowników itp.)
8. Wyselekcjonować najlepszych kandydatów i w zależności od konieczności przeprowadzić z nimi ponowne, indywidualne rozmowy, poprosić o przygotowanie zadania dodatkowego lub zaprosić do wspólnej burzy mózgów na której kierownik ma szansę zaobserwowania wielu cech, których nie byłby w stanie poznać podczas spotkań face-to-face (przywództwo, komunikatywność, praca w grupie, asertywność itp.).
9. Profesjonalnie podziękować i poinformować kandydatów, którym nie udało się zyskać jego finalnej akceptacji, aby tym samym zostawić po sobie wizerunek firmy szanującej czas i poświęcenie kandydatów.

   Wiele firm zapomina o tak prostym, ale jakże istotnym kroku. Wystarczy e-mail z stosowną informacją lub telefon z podziękowaniem za poświęcony czas. Podczas procesów rekrutacji, w których brałam udział bardzo często obiecywano kontakt, który nie następował, przesyłano kilkakrotnie dodatkowe zadania do zrobienia, o czym wcześniej nie informowano, zapraszano na wspólne case study, czerpano pomysły na koncepcje marketingowe po czym nie wybierano nikogo. Są to działania, które zrażają kandydata do firmy i tym samym budują jej wizerunek jako nierzetelnego pracodawcy. Firmy zapominają, że w przyszłości mogą się z danym kandydatem spotkać w zupełnie innych okolicznościach.

10. Wdrożyć nowego pracownika do pracy, czyli przedstawić go zespołowi, poinformować szczegółowo o zadaniach i roli jaką pełni w firmie, przydzielić odpowiednie narzędzia pracy.
11. Obserwować pracę, rozwój, możliwości nowego pracownika, aby umiejętnie zweryfikować działania jakie musi podjąć organizując pracę już działających pracowników z możliwościami nowego rekruta, by osiągnąć spodziewane efekty.

Podsumowując, podchodząc rzetelnie i profesjonalnie do pierwszego etapu pozyskiwania talentów, kierownik powinien brać pod uwagę dobro firmy i swojego zespołu. Nie może wychodzić z założenia, że zatrudniając najlepszych może stracić swoje stanowisko i władzę w firmie (niestety jest to ogromny problem z jakim borykają się średnie firmy, w przypadku gdy kompleksowo procesem rekrutacji zajmuje się kierownik, z pominięciem zarządu, powoduje to często „utratę na etapie planowania i rekrutacji” cennych dla firmy ludzi).

Jeśli jest pracowity, a właściciel go docenia nie ma podstaw, by wychodzić z takiego założenia. Szczególnie, że od tego nowego pracownika zależy także jego sukces i zespołu jakim zarządza. To on sam pokieruje jego rozwojem, wykorzysta jego potencjał. Kierownik więc ma ważną misję w planowaniu ludzi do swojego zespołu: określić, zweryfikować, znaleźć i zrekrutować takich ludzki, którzy będą z sukcesem realizowali wytyczoną strategię, będą przy tym zaangażowani, zmotywowani, otwarci na wiedzę i rozwój i co ważne będą wiązali z firmą swój rozwój i przyszłość.

Agnieszka Śliwka

Pracuje w Studio marki „Brand Soul”. Jest absolwentką Akademii Ekonomicznej w Poznaniu, urodzoną pracoholiczką i pasjonatką pracy w sprzedaży i Marketingu. Pozytywnie nastawiona do życia „pracoholiczka”. Od wielu lat współpracuje z Klientami zewnętrznymi (Kontrahenci, Klienci, Partnerzy) jak i wewnętrznymi (Pracownicy) w małych i średnich firmach z różnych branż, dzięki czemu udało jej się pozyskać praktyczną wiedzę z zakresu zarządzania przedsiębiorstwem, ludźmi, marketingiem i sprzedażą, kreowania wizerunku, prowadzenia szkoleń, rekrutacji, wdrażania nowych marek na rynek czyli kompleksowej opieki nad rozwojem i funkcjonowaniem firmy. Stawia na profesjonalizm, wysoką jakość komunikacji i kompleksowość proponowanych rozwiązań. Pomysłodawczyni projektu rozwoju dla małych i średnich firm – Marka Sukcesu oraz szkolenia integracyjnego dla działów sprzedaży i Marketingu: Synergia MS. Autorka bloga o Marketingu i sprzedaży: www.marketingowo.info.