W zrozumieniu, dlaczego tak trudno jest nam efektywnie wykorzystywać czas, pomaga neuronauka. Nasz mózg jest z pewnością najważniejszym narzędziem naszej pracy. Jednak obok swoich ogromnych możliwości, posiada on też sporo ograniczeń, z których nie zawsze zdajemy sobie sprawę. Warto więc je poznać.
Jak dużo pracujemy?
W 2016 roku w Wielkiej Brytanii postanowiono sprawdzić, ile czasu pracownicy biurowi są rzeczywiście produktywni. Badanym zadano dwa pytania:
- Czy uważasz, że jesteś produktywny/a podczas swojego standardowego dnia pracy?
- Ile czasu w ciągu dnia spędzasz na produktywnej pracy?
Wyniki okazały się dla wielu zaskakujące. Aż 79% pracowników oceniło negatywnie swoją produktywność w trakcie dnia. Taki wynik nie jest przypadkowy, ponieważ średni czas pracy ocenianej jako produktywna wyniósł… 2 godziny i 53 minuty. To mniej niż 50% standardowego, 8-godzinnego dnia pracy.
Pogoń za niedoścignionym
Warto w tym miejscu wyjaśnić, jak powinniśmy definiować swoją „produktywność”. To określenie jest często używane, ale każdy rozumie je trochę inaczej. Dlatego niezależnie od tego, jak definiujemy swoją własną produktywność, załóżmy, że jest to czas, w którym w pełnym skupieniu wykonujemy swoje najważniejsze zadania i przynoszą one jakiś konkretny efekt.
Kiedy spojrzymy na własny styl pracy, możemy dojść do podobnych wniosków co respondenci wspomnianego badania. Na efektywną pracę przeznaczamy mniej czasu niż byśmy chcieli.
Powoduje to stres i frustrację, często wiąże się z prokrastynacją, czyli odkładaniem wszystkiego na później. Ciąży na nas presja czasu i poczucie nadmiaru obowiązków. Szukając rozwiązania, często skłaniamy się ku wydłużeniu godzin pracy. Gonimy za niedoścignionym ideałem – perfekcyjnym dniem produktywnej pracy.
To jednak nie rozwiąże naszych problemów, ponieważ dużo ważniejsze od tego ile pracujemy, jest to, jak pracujemy – a właściwie, jak wykorzystujemy do pracy możliwości naszego mózgu. Naszym celem powinno być optymalne jego wykorzystanie – nawet w ograniczonym czasie.
Nasz mózg w codziennej pracy
Powody problemów z codzienną produktywnością są ściśle związane z ograniczeniami naszego najważniejszego narzędzia pracy – mózgu.
Świadome myślenie – najbardziej zaawansowane, które wykorzystujemy podczas pracy umysłowej, to dla naszego mózgu olbrzymi wydatek energetyczny. Mimo to, że nasz „centralny komputer” stanowi jedynie 2% masy całego ciała, zużywa aż 20% całej energii organizmu. Z czego najwięcej przeznaczone jest właśnie na wykonywanie skomplikowanych zadań wymagających świadomego myślenia.
Aby skupić się na produktywnej pracy, potrzebujemy bardzo dużo energii, która szybko jest zużywana. Możliwości naszego mózgu nie są wykorzystywane optymalnie, ponieważ nie jest on przystosowany do stylu i środowiska naszej pracy.
Co nam przeszkadza?
Pod względem biochemicznym nasz mózg nie zmienił się od setek tysięcy lat. Nasze otoczenie zmienia się jednak bardzo szybko. Warunki, które dla nas są czymś normalnym, dla naszego mózgu są dużo bardziej wymagające i zmuszające do adaptacji, która nie zawsze jest możliwa.
Dwa najważniejsze wnioski płynące z badań z zakresu neurobiologii i psychologii są dla naszego stylu pracy druzgocące i warto potraktować je bardzo poważnie.
Multitasking nie istnieje
Wykonywanie kilku zadań jednocześnie jest niemożliwe. To, co na pierwszy rzut oka może wydawać się nam wyjątkowo produktywne, w rzeczywistości jest niezwykle męczące dla naszego mózgu. Nie jest on w stanie utrzymać w swoim wąskim polu uwagi dwóch czynności wymagających skupienia i świadomej pracy umysłowej.
Za to również odpowiedzialna jest nasza kora przedczołowa – nie jest ona w stanie przetworzyć tak dużej ilości informacji jednocześnie. David Rock, jeden z ekspertów z dziedziny neuroprzywództwa, podaje w swojej książce następująca analogię: „Jeżeli możliwości przetwarzania informacji przez nasza korę przedczołową są równowartością monet w kieszeni przeciętnego Amerykanina, to możliwości reszty naszego mózgu są równowartością całej amerykańskiej gospodarki”.
Zamiast wykonywania kilku zadań jednocześnie, nasza uwaga przeskakuje z jednego zadania na drugie. Odbywa się to kosztem dużej ilości energii i naszego skupienia.
Jeżeli chcemy działać efektywnie i podnosić produktywność, musimy zrezygnować z multitaskingu. To po prostu nie działa.
Rozpraszamy się zbyt często
Jak dużym problemem w codziennej pracy są dystraktory, czyli rozpraszacze, sprawdzili badacze z firmy Microsoft. Okazało się, że kiedy już uda nam się skupić na zadaniu, pierwszy rozpraszacz, który całkiem wyprowadzi nas ze stanu koncentracji, pojawia się średnio po 11 minutach. To jednak nie jest najgorsze. Od tego momentu powrót do pełnego skupienia zajmuje średnio aż 25 minut!
To w dużej mierze tłumaczy, dlaczego w ciągu standardowego dnia pracy, produktywni jesteśmy tak krótko. Przeszkodą może być w zasadzie wszystko, ale warto wymienić te najważniejsze.
Zapytani w pierwszym wymienionym badaniu pracownicy, stwierdzili, że najwięcej czasu tracą na:
- korzystanie z mediów społecznościowych,
- czytanie newsów,
- rozmowy towarzyskie ze współpracownikami.
To oczywiście tylko przykład, a rodzaj i częstotliwość występowania konkretnych dystraktorów będzie zależna od charakteru wykonywanej przez nas pracy umysłowej. Są jednak pewne uniwersalne rozpraszacze, które są dla naszego skupienia wyjątkowo destrukcyjne. Możemy do nich zaliczyć media społecznościowe, powiadomienia na naszym smartfonie, nagminnie przychodzące maile czy zaczepianie przez innych ludzi.
Istnieją jednak rozwiązania, które pomagają zniwelować te problemy na poziomie organizacyjnym.
Jak sobie z tym poradzić?
Z wniosków płynących z badań nad naszym mózgiem stworzyć można zestaw porad pozwalających na lepsze wykorzystanie naszych naturalnych możliwości.
Bazuje on na filozofii „pracy głębokiej” i obejmuje kilka zasad, które można wdrożyć w swojej organizacji.
- Dzień na pracę głęboką – dobrym przykładem jest firma Spark & Mortar. W czwartki w kalendarzu przez 6 godzin mamy tzw. deep work. Czas, w którym każdy może poświęcić się pracy nad najważniejszymi zadaniami. Poza wyjątkowymi sytuacjami, jest to też czas bez spotkań. Na biurkach każdy może ustawić sobie specjalny znacznik, który informuje innych o tym, że pracujemy w pełnym skupieniu.
- Słuchawki na uszach, czyli nie przeszkadzaj mi – to nic innego jak wprowadzenie „znaku”, który będzie informował innych, że pracujemy w skupieniu. Jeżeli taki znak ustalimy odgórnie w całej firmie, wszyscy będą wiedzieli w jakich momentach niewskazane jest podchodzenie i przeszkadzanie współpracownikom.
- Maile o określonej godzinie – jeżeli charakter naszej pracy na to pozwala, warto wyznaczyć sobie konkretne bloki czasowe przeznaczone na odpowiadanie na maile. Często mamy wrażenie, że na wszystkie wiadomości powinniśmy odpowiedzieć natychmiast. W praktyce jednak okazuje się, że niektóre sprawy mogą poczekać aż skończymy ważniejsze zadania.
- Spotkanie samemu ze sobą – jeżeli nie ma możliwości wprowadzenia odgórnie godzin pracy głębokiej, można zarezerwować sobie w kalendarzu spotkanie samemu ze sobą, które poświęcimy na produktywną pracę. Nikt nie powinien nam w tym czasie przeszkadzać.
- Wyłączenie wszystkich powiadomień – na czas głębokiej pracy wskazane jest wyłączenie wszystkich powiadomień. Zarówno na naszym smartfonie, jak i na komputerze, na którym pracujemy.
- Blokada dostępu – tak jak wspomniałem wcześniej, olbrzymim problemem jest rozproszenie uwagi związane z korzystaniem z mediów społecznościowych czy z czytaniem newsów. W czasie wykonywania swoich najważniejszych zadań, warto skorzystać z narzędzi do blokowania konkretnych stron internetowych np. wtyczki do przeglądarki Chrome „StayFocusd”.
Jest o co walczyć
Przetworzenie ilości informacji, która dociera do nas każdego dnia i podsycana jest przez nasze przyzwyczajenie do „multitaskingu” oraz przez uległość wobec rozpraszaczy, to dla naszego mózgu ekstremalnie trudne zadanie.
Mając na uwadze wiedzę z zakresu neuronauki i stosując zasady związane z optymalizacją pracy mózgu, możemy jednak znacznie ograniczyć negatywny wpływ otoczenia.
Jest o co walczyć, bo większa produktywność i lepsze wykorzystanie – i tak ograniczonego – czasu, przyniesie efekty w postaci lepiej wykonanej pracy, mniejszej ilości stresu i zdrowszego mózgu. A to w dzisiejszym świecie jest wartość nie do przecenienia.
Adam Bartkiewicz
Product Evangelist w Brainsociety, wykładowca Brain Academy, pomaga zrozumieć jak praca mózgu wpływa na osobistą produktywność. Absolwent Uniwersytetu Medycznego w Łodzi. Zainteresowany optymalizacją mózgu, biohackingiem i lifehackingiem. Wierzy, że zdrowe ciało i dobre życie zależą od zdrowia mózgu.
