Jak wyskalować swój zespół, nie posiadając działu rekrutacji? Kilka praktycznych wskazówek

Wyzwanie pojawia się, kiedy mowa o małych podmiotach lub startupach, nie posiadających wewnętrznego działu odpowiedzialnego za wzrost zatrudnienia oraz optymalizację struktur organizacyjnych.

Niemal połowa szybko rozwijających się firm z branży technologicznej wskazuje, że największym wyzwaniem w budowaniu i skalowaniu zespołu jest odpowiednie dopasowanie kandydatów do już istniejących struktur w firmie. Znalezienie właściwego człowieka na właściwe miejsce jest zatem zarówno newralgiczne dla rozwoju biznesu, ale również bardzo trudne. Weźmy głęboki oddech…

Trudne nie znaczy niemożliwe! Jak zdobyć „idealnego” pracownika?

Rozgrzewka najważniejsza!

Wielu twierdzi, że rozgrzewka nie jest potrzebna… i kończy z urazem. Zadaj sobie kilka zasadniczych pytań:

• Co chcesz przekazać kandydatom?
• Czego i kogo potrzebujesz?
• Co jesteś w stanie zaoferować w zamian?

Jasno precyzując to już na początku, minimalizujesz ryzyko wyboru niewłaściwej osoby.

Profil kandydata

Każde stanowisko ma swoją specyfikę i wymagania. W oparciu o zakres obowiązków oraz kwalifikacje potrzebne do ich zrealizowania, wyobraź sobie ”idealnego pracownika” i na tej podstawie stwórz jego wstępny szkic.

Składać się na niego powinny zarówno kompetencje twarde takie jak wiedza, wykształcenie, doświadczenie, kursy, certyfikaty, etc., jak i kompetencje miękkie, czyli umiejętności interpersonalne (np. praca w zespole) i osobiste (np. radzenie sobie pod presją czasu).

Następnie ustal priorytety. Co jest obligatoryjne, a co może działać na korzyść kandydata, ale nie jest niezbędne. Pamiętaj, aby Twoje oczekiwania miały sensowne przełożenie na budżet jakim dysponujesz.

Persona kandydata

Wyobraź sobie jakim człowiekiem jest Twój wymarzony pracownik, „poznaj go”. Co jest dla niego ważne w życiu zawodowym i prywatnym, czego się boi, co go motywuje, daje poczucie zadowolenia i bezpieczeństwa, co przekonuje, a co zniechęca.

Do współpracy przy takim projekcie warto zaprosić członków zespołu, aby poznać różne perspektywy. Szczególnie, jeśli tworzysz profil idealnego kandydata do ich działu. Doskonałym źródłem inspiracji może być również osoba, która jest już w strukturach Twojej firmy i performuje.

Zdefiniowanie wartości

Kandydat powinien wyznawać te same wartości co firma. Przekonania wewnętrzne przekładają się bowiem na zachowania, także w miejscu pracy. W efekcie kształtują samą organizację. Pogłębiony wywiad z kandydatem pozwala określić, czy jego przekonania są podobne. Żeby jednak wymagać od obecnych i przyszłych pracowników kierowania się określonymi wartościami, trzeba je najpierw zdefiniować.

Przykładowo: firma wytwarza najlepszej jakości oprogramowanie, a każdy zespół developerski ma dedykowanych do projektu testerów. Klient płaci za kompleksowy produkt, jednak wymaga, aby działał w 100% poprawnie. Jeśli jedną z firmowych wartości jest jakość, a zrekrutowany pracownik jej nie wyznaje w takim stopniu, jakiego oczekuje firma, mamy do czynienia w konfliktem wartości, a co za tym idzie, niezadowoleniem klienta, stratami finansowymi, etc.

Przygotowanie oferty

To nic innego jak zebranie i spisanie danych, które uzyskałeś analizując poprzednie punkty. W zależności od kanału informacji, treść będzie różna, dlatego warto przygotować ofertę w kilku wersjach. Inaczej będzie w przypadku aktywnych, odpowiadających na ogłoszenie kandydatów, a inaczej w przypadku doświadczonych specjalistów, do których docierać będziemy bezpośrednio np. na LinkedIn.

Bez względu na to, kogo i jak zamierzasz rekrutować:

• przekaż kluczowe informacje na temat firmy,
• dokładnie opisz stanowisko – tzw. „samo mięso” (jeśli szukasz specjalisty IT, dostarcz informacje o całej architekturze systemu),
• pamiętaj o key selling pointach – jakie korzyści oferujesz w zamian. Jakie są mocne strony firmy?

Dowiedz się, co przekonało obecnych pracowników do pracy dla Ciebie, co aktualnie uważają za wartość dodaną. Sprawdź jak wypadasz na tle konkurencji. Przejrzyj oferty i znajdź coś, co Cię wyróżnia, co zainteresuje i przyciągnie kandydata.

W przypadku startupów dobrą praktyką jest komunikowanie wynagrodzenia. Podobnie sprawa wygląda w branży IT. Zatajenie tych informacji znacząco wydłuży proces i nie wpłynie na plus dla Twojej firmy.

Gotowi do startu… START!

Kiedy jesteśmy już „rozgrzani”, możemy ustawić się na linii startu wyścigu o najlepszego pracownika dla naszej firmy. Plusem jest możliwość jednoczesnego ścigania się na różnych trasach i dystansach.

Zastanówmy się jakie mamy do wyboru?

Ogłoszenia

Istnieje wiele różnych metod docierania do kandydatów. Możemy zwrócić się do biur karier na uczelniach wyższych, skorzystać z usług zewnętrznej firmy HR (np. w przypadku direct search) lub poprosić o polecenie kandydata pracowników firmy. Sam Internet, podstawowe dzisiaj źródło informacji i komunikacji, daje nam bogaty wybór możliwości:

• publikowanie ofert w serwisach ogłoszeniowych,
• publikowanie ofert na oficjalnej stronie firmy w zakładce „Kariera”,
• publikowanie ofert w firmowych mediach społecznościowych,
• publikowanie ofert na grupach społecznościowych np. lokalnych,
• zajmujących się tematyką związaną z naszym biznesem czy poszukiwaniem pracy,
• publikowanie oferty przy pomocy reklam internetowych.

Employee advocacy

Pracownik ambasadorem naszej firmy! Organizacja, którą polecają osoby w niej zatrudnione, zyskuje w oczach potencjalnych kandydatów i buduje sobie markę „Superpracodawcy”. Nikt lepiej, nie wypromuje nasze firmy, jak zadowolony pracownik!

W jaki sposób? Employee advocacy, to zmotywowani i zaangażowani pracownicy, którzy stają się ambasadorami marki, promując ją wśród znajomych. Pracownicy, którzy chętnie dzielą się firmowymi treściami w social mediach, udostępniając i komentując treści są na wagę złota.

Eventy i wydarzenia branżowe

Połącz przyjemne z pożytecznym! To doskonała metoda, aby nie tylko wypromować swoją firmę, ale i wyłowić talenty. Jeżeli zorganizowanie eventu, wykracza poza Twój aktualny budżet, skorzystaj z możliwości, które daje rynek. Uczestniczyć możesz w wydarzeniach branżowych poprzez wolontariat, stoisko na targach, rolę eksperta (dzieląc się swoją wiedzą) lub sponsora (np. fundując gadżety na kongresach).

Zwyczajne „bywanie na salonach” już samo w sobie daje możliwość dotarcia do ludzi i wyłapania wśród nich potencjału, a przede wszystkim zwiększenia zasięgów i budowania pozytywnego wizerunku firmy. Ile to wspólnych projektów czy biznesów zaczęło się od przysłowiowej „przerwy na papierosa”? I absolutnie nie namawiamy tu do palenia!

Baza kandydatów

Czy każda rekrutacja do Twojej firmy zakończyła się podpisaniem umowy? Nie? A może wśród osób, które nie weszły w szeregi organizacji był ktoś z potencjałem, kogo widziałbyś na poszukiwane obecnie stanowisko? Baza kandydatów może okazać się kopalnią talentów, a jeśli do tej pory o tym nie pomyślałeś, warto wprowadzić do swojej firmy taką praktykę.

Budowanie bazy, nie kończy się jednak na wracaniu do archiwalnych procesów rekrutacyjnych. Każdy z nas posiada mnóstwo kontaktów – bliscy, dalsi znajomi, firmy i osoby, z którymi współpracowałeś, wymieniłeś się wizytówkami, o kontaktach w mediach społecznościowych (typu LinkedIn) już nie wspomnę.

Idąc o krok dalej, sprawdź, kto wykazywał się jakąkolwiek aktywnością w mediach społecznościowych firmy. Przejrzyj swoje źródła, użyj poczty pantoflowej, rozpuść wici między pracownikami, znajomymi, znajomymi znajomych, może się okazać, że znają idealnego kandydata. W ten sposób tworzymy bazę danych, z której będziemy mogli korzystać długofalowo.

Personal branding/employer branding

Nie bez kozery znowu wracamy do budowania marki. Kreowanie spójnego i przede wszystkim pozytywnego wizerunku to w dzisiejszych czasach absolutna konieczność, nie tylko podczas pozyskiwania klientów, ale również talentów. Rozróżniamy dwa typy – wewnętrzny i zewnętrzny – oba równie ważne. Ten pierwszy dotyczy osób już zatrudnionych – zadowolony pracownik, będzie (nawet nieświadomie) promował firmę, opowiadając o zaletach pracy w niej.

Employer branding to natomiast nic innego jak komunikacja między Tobą a kandydatami. Można do nich zaliczyć targi pracy, eventy, aktywności w mediach społecznościowych itp. Spraw aby to kandydat wybrał Ciebie. Skuteczne działania pomnożą ilość napływających ofert, a co kluczowe zwiększą liczbę zgłoszeń jakościowych, co zaowocuje efektywniejszą rekrutacją.

Aktywny udział w community lub budowanie własnego

Społeczność to podstawa. Uczestnicz w grupach branżowych, pisz, komentuj, podejmuj dyskusje, wspieraj radą, prezentuj swój punkt widzenia, a jeśli tylko czujesz się na siłach stwórz coś własnego. Im bardziej będzie Cię „widać” tym większe szanse na to, że zobaczy Cię osoba, której szukasz.

Zatrudnienie rekrutera freelancera/agencji

Czujesz, że potrzebujesz wsparcia?

Możesz zatrudnić działającą w modelu Success Fee agencję rekrutacyjną lub zewnętrznego konsultanta, który zgodnie z otrzymanymi kryteriami selekcji, samodzielne przeprowadzi projekt rekrutacyjny. Osoba ta poprosi o opis stanowiska, budżet oraz dopyta o umiejscowienie roli w strukturze organizacyjnej firmy. Zajmie się rozmowami kwalifikacyjnymi i przygotuje raporty. Model Success Fee zakłada, że klient zapłaci dopiero po zatrudnieniu właściwego kandydata, natomiast prowizja jest wysoka (1,5 do 2,5 krotności miesięcznego wynagrodzenia pracownika).

W przypadku rynku IT, gdzie wynagrodzenia dla specjalistów oscylują średnio w przedziale 12-18 tys., oznacza to między 18 000 – 30 000 PLN za pojedyncze zatrudnienie. Prosta kalkulacja pokazuje, że w przypadku 3 osobowego zespołu będzie to już przedział 54 000 – 90 000 PLN. Spora kwota, za którą można oczekiwać znacznie więcej niż rzadkiej, opartej głównie na mailach komunikacji oraz kilku średnio dopasowanych CV.

Model ten nadal funkcjonuje na rynku, jednak sprawdza się raczej w przypadku gdy do zatrudnienia mamy tylko jedną osobę (koszta).

Usługi zewnętrznej firmy HRowej

Co w sytuacji kiedy planujesz skalować zespół, Twoje wewnętrzne zasoby są ograniczone, a czas i budżet nie są sprzymierzeńcami?

Skorzystaj z bardziej elastycznego rozwiązania, jakim są abonamentowe usługi HRowych firm zewnętrznych. Podobnie jak w przypadku freelancerów/agencji będziesz miał do czynienia z profesjonalistami, którzy z uśmiechem na ustach wykonają za Ciebie całą „czarną robotę”.

Dodatkowo, staną się częścią zespołu, poznają organizację, panującą w niej kulturę, oczekiwania oraz istotne aspekty techniczne. Korzystając ze swojego bogatego doświadczenia, stworzą personę, odkryją wartość firmy, przygotują i podejmą działania w celu wyróżnienia oferty. Następnie zajmą się rekrutacją, przeprowadzając kandydata przez cały proces (łącznie z onboardingiem), wszystko opierając na transparentnej komunikacji i raportowaniu.

Plusem jest, możliwość skorzystania z usługi w dowolnym momencie. Nigdy nie ma pewności, czy za dwa miesiące nadal potrzebne będzie wsparcie. Ponadto, nie jesteś skazany na success fee, są dostępne modele subskrypcyjne – czyli stała i niska opłata miesięczna.

META

Firma to organ, który musi nabywać i kupować kompetencje. Jak to robi?

Zatrudnia odpowiednie osoby, lub szkoli te, które są w niej. To błąd, że często nie mamy świadomości, jakich kompetencji nam w firmie potrzeba, które możemy zlecić na zewnątrz, a które musimy mieć na stałe w firmie. Wyobrażasz sobie człowieka, który rozwija swój biznes jednocześnie nadzorując projekty rekrutacyjne i wszystko co z nimi związane?

Nie jest to realne. Nie da się robić wszystkiego na 100%. Problem polega na tym, że kiedy organizacja się rozwija, to nie wystarczy już tylko pomysł i energia jednego człowieka czy nawet kilku osób, które budują tę firmę wspólnie z nim. Potrzebne jest wsparcie, które sprawi, że organizacja, jako rozbudowany zespół ludzi, będzie działała sprawnie, a Ty skupisz się na wizji i wytyczaniu nowych kierunków.

Siła firmy tkwi w delegowaniu, a ogólnie rozumiany HR to bardzo wdzięczny obszar do delegowania na zewnątrz.

Przeczytaj również 👉 Jak zarządzać startupem, który rośnie? 3 wskazówki od Packhelp