Jak zaplanować budżet w firmie? 6 podstawowych kroków

Z pewnością słyszałeś o budżecie firmowym. Być może nawet świadomie go planowałeś! Przemyślane planowanie budżetu firmowego to nie tylko domena mądrego zarządzania finansami, ale także bardzo przydatne narzędzie, które warto wykorzystywać podczas podejmowania kluczowych decyzji w biznesie. Zanim jednak pójdziemy o krok dalej i zaplanujemy budżet na następny miesiąc, kwartał lub rok, warto, byś wiedział więcej na temat budżetu firmowego.

Czym jest budżet firmowy? 

Najprościej rzecz ujmując, budżet to zestawienie planowanych wpływów i wydatków. Możesz sobie go wyobrazić jako swojego rodzaju finansową mapę firmy.

Dzięki takiej mapie zaplanujesz kolejny ruch i podejmiesz przemyślaną decyzję biznesową, która przyczyni się do zwiększania finansowej efektywności Twojego przedsiębiorstwa. Określenie budżetu pomoże Ci także przygotować plan finansowy lub, jak wolisz, prognozę finansową.

Po co planować budżet w firmie? 

Odpowiednio zaplanowany budżet w firmie oznacza większą kontrolę nad firmą. Najważniejsze korzyści płynące z planowania budżetu firmowego to:

• oszacowanie zapotrzebowania na finansowanie i minimalizowanie do ryzyka utraty płynności finansowej,
• koncentrowanie się na zwiększeniu efektywności prowadzonego biznesu,
• obiektywna i miarodajna ocena opłacalności planowanych inwestycji/podjętych decyzji zarządczych,
• opracowanie planu motywacyjnego i premiowego dla pracowników.  

Kiedy należy przygotować plan finansowy dla swojej firmy? 

Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie. Jedno natomiast jest pewne! Dla dobra firmy należy rozpocząć przygotowanie budżetu jak najszybciej, na przykład wtedy, gdy zaczynasz gromadzić dane, dzięki którym dokonasz weryfikacji założeń prognostycznych.

Częstotliwość przygotowywania i aktualizacji prognozy finansowej należy dostosować do indywidualnego charakteru działalności. Biznes, który generuje stabilne wpływy i wydatki, w zupełności może przygotowywać prognozy finansowe raz w roku. Przykładem może być działalność w branży wynajmu nieruchomości. 

Bardziej złożona sytuacja dotyczy biznesu, w którym podejmowane są m.in. nowe decyzje zarządcze, realizowane inwestycje, a  bliższe i dalsze otoczenie działalności jest bardzo zmienne. Wypisz, wymaluj obraz startupu. Aby w takiej działalności móc w pełni czerpać wartość z prognozowania, należy aktualizować prognozę finansową przynajmniej raz na kwartał. 

Precyzyjniej określając, dzień rozpoczęcia prognozowania to dzień, w którym posiadam wszystkie dane za ostatni okres wykonania usługi.

Dla przykładu, mając dane operacyjne i finansowe za sierpień 2019 roku do 25 sierpnia, następnego dnia warto rozpocząć przygotowanie prognozy finansowej. Im ten proces jest bardziej poukładany, tym sprawniej przebiega aktualizacja prognozy. 

Najtrudniejszy jest ten pierwszy krok, po którym z niecierpliwością wyczekujemy kwantyfikacji zdarzeń w formie liczbowej. Prognozowanie staje się wówczas nawykiem, który prowadzi biznes do nowych rozwiązań i słusznych decyzji.

Wiedząc, z jaką częstotliwością należy aktualizować prognozę i kiedy ją wykonywać, możemy przejść do clou. 

Oto 6 kroków, które musisz podjąć, by opracować prognozę finansową.

Krok 1. Wyznacz osoby, które warto zaangażować w planowanie 

W tym kroku należy wydzielić obszary odpowiedzialności w firmie, a następnie wyznaczyć lidera każdego obszaru. 

Czego warto się ustrzec wybierając konkretne osoby? Mianowicie angażowania jedynie osób pracujących w księgowości. 

Dlaczego? Specyfika pracy księgowości oraz powtarzalne działania sprawiają, że osoby o takich kompetencjach podchodzą do zadań z nastawieniem na dane historyczne firmy, bez znajomości jej celów i strategii działania. 

Nie warto także angażować wyłącznie zarządu firmy, z uwagi na koncentrację przy prognozowaniu na odwzorowaniu założeń strategicznych bez wejścia w szczegóły każdego z obszarów biznesu.

Kto zatem powinien uczestniczyć w tworzeniu planu finansowego? Wszyscy pracownicy wyższego szczebla, odpowiadający za kluczowe obszary biznesu, czyli między innymi za marketing, sprzedaż, logistykę, HR, finanse, rozwój biznesu i administrację.

Gdy wiesz już, kto będzie uczestniczyć w procesie, możesz przejść do kolejnego kroku, jakim jest wskazanie zmiennych wyników finansowych i operacyjnych, na które ma wpływ każda osoba.

Krok 2. Zidentyfikuj zmienne mające wpływ na wyniki finansowe 

Każdy biznes ma swoją specyfikę, z tego względu należy indywidualnie ocenić czynniki wpływające na ponoszone koszty oraz generowane przez biznes przychody. Każdorazowo należy rozpocząć od analizy lejka sprzedażowego oraz przypisania osób zaangażowanych na każdym z jego etapów. 

Dla działalności rozwijanej w modelu SaaS (Software as a Service) lejek sprzedaży może składać się z:

• liczby handlowców
• liczby leadów pozyskanych przez handlowca
• czasu konwersji [miesiące]
• konwersji z leada na klienta [%]
• liczby nowych klientów pozyskanych przez handlowców
• wskaźnika odejść klientów [%]
• średniej liczby użytkowników aplikacji na klienta
• łącznej liczby użytkowników
• średniej opłaty za użytkownika 
• przychodów netto

Kolejnym ważnym obszarem wartym szczególnej koncentracji jest realizacja usług, a w jej ramach m.in. zidentyfikowanie czynników wpływających na koszty zmienne.

Dla prezentowanego przykładu działalności w modelu SaaS mogą to być:

• koszty utrzymania serwera
• liczba użytkowników obsługiwanych przez jedną osobę z działu obsługi klientów
• koszty obsługi klienta
• koszty obsługi technicznej
• koszty administratorów 

Pamiętaj, aby zidentyfikować te zmienne, dla których można gromadzić dane liczbowe. Mając zidentyfikowane zmienne biznesu, można przejść do kolejnego kroku.

Krok 3. Przygotuj model finansowy oraz formatki prognostyczne

Wypracowanie modelu finansowego dla działalności w dużym stopniu usprawnia aktualizację prognozy finansowej oraz istotnie skraca czas przygotowania finalnych kalkulacji. Na bazie mojego doświadczenia, aktualizacja modelu finansowego o aktualne dane nie powinna zająć dłużej niż 2 godziny.

Formatki prognostyczne umożliwią skoncentrowanie się każdej osobie jedynie na wybranych zmiennych, dla których posiadają najlepszą i wystarczającą wiedzę.

Krok 4. Opracuj strategię rozwoju działalności 

Wiesz już, że jednym z celów prognozowania jest między innymi podnoszenie finansowej efektywności biznesu. Pomocne w osiągnięciu zakładanych celów jest wyznaczenie celów strategicznych, operacyjnych i taktycznych. 

• Cele strategiczne to duże, długoterminowe cele, na przykład ekspansja na nowy rynek. 
• Cele operacyjne określają sposób, w jaki zamierzasz osiągnąć cel strategiczny, na przykład zbudowanie zespołu odpowiedzialnego za ekspansję zagraniczną.
• Cele taktyczne to poszczególne, konkretne działania, zbliżające firmę do realizacji celów operacyjnych, na przykład wypracowanie procesu rekrutacji, wdrożenie nowych osób, dostosowanie aplikacji do preferencji klientów na nowym rynku.

Nad sprawnym ukierunkowaniem działań powinien czuwać zarząd. Tylko w ten sposób można świadomie:

• zaplanować niezbędne inwestycje rzeczowe,
• przygotować prognozę przychodów i kosztów działalności,
• wskazać najbardziej odpowiednie źródła finansowania,
• alokować nadwyżki pieniężne w inwestycje kapitałowe.

Warto mieć świadomość, że decyzje i działanie jednego działu wpływają na funkcjonowanie drugiego. Z tego względu duże znaczenie ma sprawny przepływ informacji i danych między obszarami firmy.

Załóżmy, że dział marketingu wraz z działem finansowym obliczył dotychczasowy koszt pozyskania 50 klientów w miesiącu na poziomie 17 000 złotych. W efekcie działy podjęły decyzję o zaplanowaniu dodatkowego budżetu marketingowego w wysokości 8 500 złotych miesięcznie. Przy takim budżecie mogą pozyskać nawet 75 nowych klientów miesięcznie. Ale ta zmiana niesie za sobą konsekwencje. Wpływa bowiem między innymi na dział obsługi klienta, który na przykład musi zatrudnić dwóch nowych pracowników, żeby obsłużyć dodatkowych 25 klientów w miesiącu.  

Poniżej znajdziesz przykładowe pytania, które pomogą Ci wyznaczyć cele w poszczególnych obszarach biznesu:

Strona przychodowa:

• Jakie nowe kanały pozyskiwania klientów warto przetestować?
• Jakie działania ukierunkowane na cross-selling i up-selling warto wdrożyć?
• Która grupa klientów jest najbardziej dochodowa?
• Który rynek jest najbardziej perspektywiczny?

Strona kosztowa

Koszty pozyskania klienta:

• Który kanał pozyskanie klientów jest najbardziej opłacalny?
• Jakie elementy wiralności w pozyskaniu klientów warto zaadaptować w aplikacji?
• O ile zwiększyć budżet marketingowy?  

Koszty realizacji usługi:

• Jak zoptymalizować pracę obsługi klientów?
• Które z realizowanych zadań można zautomatyzować?
• Które koszty można można zoptymalizować?

Powyższe zestawienie stanowi tylko wybrane pytania, na które warto sobie odpowiedzieć, planując strategiczne decyzje. Kolejne kroki są najbardziej analityczną części całego prognozowania. 

Krok 5. Przygotowanie prognozy finansowej

Założenia strategiczne należy przekazać kluczowym pracownikom firmy wyznaczonym w pierwszym kroku. Dla każdej aktualizacji prognozy finansowej warto wyznaczyć ramy czasowe, aby trzymać w ryzach czas od momentu rozpoczęcia do otrzymania finalnych danych. Czas pozyskania informacji zarządczej jest tutaj niezwykle ważny. Ile zatem trwa proces prognozowania? Maksymalnie 2 tygodnie – z takim spotkałem się w firmie zatrudniającej 38 tys. pracowników. W firmie z sektora MSP proces aktualizacji prognozy finansowej powinien zająć 3 dni robocze.

Kolejny elementem wartym uwagi podczas planowania finansowego jest trzymanie się uprzednio przygotowanych formatek prognostycznych z wypracowaną prognozą finansową.

Błędy podczas planowania budżetu w firmie

Planowanie budżetu w firmie to skomplikowany proces. Szczególnie trudno określić, jak będzie kształtowała się struktura przychodów. W związku z tym przedsiębiorcy popełniają szereg błędów podczas prognozowania. Oto 4 najczęściej spotykane pomyłki.

1. Życzeniowe prognozowanie 

Po udanym ubiegłym roku planujesz w obecnym wygenerować przychód większy o 20%. Zwykle okazuje się, że albo przestrzeliłeś i nie osiągnąłeś celu, albo poprawiłeś wyniki finansowe nawet o 30%. I oczywiście drugi scenariusz jest korzystniejszy. Niemniej, jeśli nie wiesz, dlaczego przychody zmalały albo wzrosły, popełniasz błąd. Pewnie nie przeanalizowałeś finansowych aspektów biznesu i rzuciłeś liczbę, która wydawała się słuszna.

Takiego życzeniowego prognozowania w zasadzie nie można nazwać prognozowaniem. Nie przynosi ono żadnych wartościowych wniosków.

2. Opieranie się wyłącznie na historycznych danych 

Zakładasz, że skoro w poprzednich latach koszty prowadzenia biznesu rosły rok do roku o 5%, to w kolejnym urosną o ten sam procent. Nie wziąłeś pod uwagę jednak inwestycji na przykład związanej ze zmianą strategii marketingowej, wejściem na nowy rynek albo z zatrudnieniem nowych osób do zespołu. Każda biznesowa decyzja wpływa na strukturę kosztów i przychodów. Dlatego nie opieraj się wyłącznie na historycznych danych. Weź pod uwagę także swoje cele biznesowe i sytuację na rynku.

3. Niezaangażowanie kluczowych osób 

Zaplanowałeś budżet w pojedynkę? Wiesz już pewnie, że to błąd. Niezaangażowanie osób odpowiadających za kluczowe obszary biznesu skutkuje brakiem pełnej informacji, a to z kolei jest życzeniowym prognozowaniem (patrz: błąd nr 1). 

4. Kurczowe trzymanie się firmowego budżetu 

Kurczowe trzymanie się prognozy finansowej przez dłuższy czas to również powszechny błąd. Dlaczego? Ano dlatego, że sytuacja na rynku zmienia się dynamiczne albo jesteś w fazie wzrostu, więc i firmowe potrzeby się zmieniają. Być może nie przewidziałeś, że do osiągnięcia kolejnego pułapu nie wystarczy organiczny wzrost, ale zastrzyk gotówki z zewnątrz. Trzymając się kurczowo budżetu, pewnie nawet nie pomyślisz o inwestorze. 

Krok 6. Analiza prognozy finansowej i wyznaczenie planu działań

Ostatni krok to kwintesencja prognozy finansowej. Podczas tego kroku oceniasz, jaki będzie wpływ planowanych działań strategicznych, operacyjnych i taktycznych na prognozowane wyniki finansowe biznesu. Dzięki temu możesz już dzisiaj podjąć nowe decyzje, które przyczynią się do uzyskania jeszcze korzystniejszych wyników finansowych od tych prognozowanych. Takie działania nie byłyby możliwe bez poznania z wyprzedzeniem konsekwencji swoich decyzji. 

Prognoza finansowa. Podsumowanie

Dając sobie przestrzeń na stworzenie prognozy finansowej własnego biznesu, otrzymujesz niezwykle cenną wartość: możliwość samodzielnego sterowania przyszłością firmy. Świadomie zarządzając budżetem w firmie, należy zawsze pamiętać, że nie warto skupiać się jedynie na wynikach historycznych firmy (na to, co było nie mamy już wpływu), ale wykorzystywać wyniki prognozy finansowej do podejmowania odpowiednich decyzji w przyszłości.

–

Krzysztof Janik

Partner Zarządzający w Enterprise Startup.

Absolwent UEK w Krakowie, mający przeszło 12 lat doświadczenia w rozwijaniu kompetencji w zarządzaniu finansami przedsiębiorstw. Misja jaką sobie wyznaczył jest pomoc przedsiębiorcom w zarządzaniu finansami biznesu, który przetrwa pokolenia. W ramach prowadzonej działalności zrealizował usługi dla przeszło 200 klientów w formie: Dyrektora finansowego na godziny, wdrożenia nowoczesnego controlling, wycen przedsiębiorstw oraz kursów online z finansów.

–

Zdjęcie główne artykułu powstało na bazie grafiki, której autorem jest Freepik z serwisu flaticon.com