W startupach najważniejsi są ludzie. To ich wiedza, umiejętności i osobowość są kluczowe dla powodzenia projektu, szczególnie w jego początkowej fazie. Co jednak, gdy w grupie brakuje osoby z odpowiednimi kompetencjami? Wtedy należy ją znaleźć, a mówiąc konkretnie zrekrutować.
fot. Fotolia | Autorką tekstu jest Dominika Łobodzińska
Jeżeli zespół jest odpowiednio dobrany i wzajemnie się uzupełnia, to istnieje duże prawdopodobieństwo, że pomysł okaże się „strzałem w dziesiątkę”.
O tym jak ważne są zasoby ludzkie w startupach można przekonać się wysłuchując wywiadu w stacji TVN CNBC udzielonego przed kilkoma miesiącami przez Michała Sadowskiego i Karola Wnukiewicza, współzałożycieli brand24. Podkreślają oni, że dzięki zaangażowaniu i pracy wszystkich członków zespołu, a także posiadanym przez nich kompetencjom i umiejętnościom, udało się zbudować projekt, który już w kilka miesięcy po uruchomieniu przynosił zyski. Takim osiągnięciem może się pochwalić niewielu młodych przedsiębiorców. Bierzmy więc przykład od najlepszych i dobierajmy zespół w taki sposób, aby był dla nas najcenniejszym zasobem – inwestycją, a nie kosztem.
Po pierwsze: analiza potrzeb rekrutacyjnych
Zapewne sporo osób widząc ten podpunkt patrzy z niedowierzaniem: „Po co mi jakaś analiza, jeśli wiem kogo potrzebuję? Szkoda mi czasu na takie bzdury”. Początkowo można odnieść wrażenie, że dokonując analizy potrzeb rekrutacyjnych marnujemy czas. Jednakże w mojej opinii jest to jeden z ważniejszych etapów w procesie rekrutacji. Jeśli na tym poziomie odpowiednio zidentyfikujemy swoje potrzeby oraz sprecyzujemy swoje wymagania, to istnieje duża szansa, że w dalszym procesie rekrutacji nie popełnimy błędów. Efektem tego będzie wybranie najlepszego kandydata.
Od czego warto zacząć wspomnianą analizę?
Rozejrzyj się po swoich współpracownikach. Czy któryś z nich nie posiada pożądanych przez Ciebie kwalifikacji? Może wystarczy zmienić zakres jego obowiązków albo zwiększyć etat? Czasami takie rozwiązania są bardzo efektywne, gdyż niektóre kompetencje są trudne do znalezienia. Jeżeli jednak zabieg ten jest niemożliwy, kolejnym krokiem powinno być przygotowanie listy wymagań i kryteriów. Można stworzyć coś w rodzaju stanowiskowej karty pracy. Nie musi to być bardzo formalny dokument, ale warto go spisać, ponieważ ułatwi on nam rekrutację, zarówno obecną, jak i te w przyszłości. W takim dokumencie powinny się znaleźć:
- nazwa stanowiska,
- opis zadań,
- wymagania formalne co do osoby zajmującej dane stanowisko (wykształcenie, doświadczenie, dodatkowe kwalifikacje),
- wymagane kompetencje i ich poziom,
- zakres odpowiedzialności osoby zajmującej dane stanowisko,
- miejsce w hierarchii.
Dzięki tak przygotowanej karcie stanowiskowej łatwiej jest stworzyć ogłoszenie rekrutacyjne, by następnie dokonać selekcji oraz wdrożyć pracownika w startup.
Po drugie: strategia działań rekrutacyjnych
Gdy już wiemy jakich kompetencji oczekujemy, możemy przystąpić do przygotowania strategii działań rekrutacyjnych. W tym miejscu powinniśmy przede wszystkim skupić się na kanałach, których będziemy używać do rekrutacji. Możliwości jest wiele i, w zależności od potrzeb, można je dowolnie wykorzystywać i łączyć.
Możemy czerpać z własnych kontaktów i poleceń znajomych, stworzyć zakładkę kariera na stronie naszego startupu, korzystać z potencjału social mediów albo poszukiwać współpracowników na imprezach branżowych i poświęconych startupom. Dobrym rozwiązaniem są również bardziej tradycyjne kanały rekrutowania pracowników – portale z ogłoszeniami, fora branżowe czy, powoli zapominane w branży nowych technologii, gazety. Talenty znajdziemy też na Targach Kariery. Jest wiele możliwości, a dobór ich zależy przede wszystkim od naszych potrzeb. Nie zapominajmy w tym miejscu o MamStartup – wystarczy, iż w zakładce „Oferty pracy” umieścimy nasze ogłoszenie rekrutacyjne.
Po trzecie: przygotowanie się do rekrutacji
Na tym etapie powinniśmy sporządzić ogłoszenie rekrutacyjne, wyznaczyć osobę zajmującą się rekrutacją oraz przygotować dedykowany adres e-mail. Przygotowanie adresu znacznie usprawnia pracę i pozwala na łatwą weryfikację nadesłanych zgłoszeń, w szczególności gdy prowadzimy kilka rekrutacji w jednym czasie.
Ogłoszenie powinno być przede wszystkim czytelne i zrozumiałe dla potencjalnego odbiorcy. Wymagane jest, aby zostały w nim zawarte nasze wszystkie kluczowe wymagania, a także to, co możemy zaoferować w zamian. Ponadto należy opisać stanowisko i zakres przyszłych zadań oraz dodać termin zakończenia przyjmowania aplikacji i formułkę dotyczącą udostępnienia danych osobowych. Nie zapominajmy o umieszczeniu informacji o sposobach kontaktu z nami (adres e-mail, telefon, czy dane adresowe)! Zdarza się to nawet doświadczonym konsultantom, choć z drugiej strony może być to dobrym sposobem na sprawdzenie zaangażowania potencjalnych kandydatów.
Po czwarte: działania rekrutacyjne
Po zakończeniu fazy przygotowań nadchodzi pora na główne działania rekrutacyjne. Jeśli używasz social mediów musisz pamiętać, że powinieneś być aktywny i reagować na to co się w tej sferze dzieje. Nie dotyczy to jedynie procesów rekrutacyjnych, a wszystkich działań w mediach społecznościowych. Warto skorzystać z funkcji autorespondera ustawianego na poczcie e-mail, w którym będziesz dziękować za nadesłane zgłoszenia i poinformujesz, że skontaktujesz się tylko z wybranymi kandydatami.
Na tym etapie głównym naszym zadaniem jest dokonanie przeglądu dokumentów aplikacyjnych i wybranie najbardziej interesujących kandydatów. Zawodowi rekruterzy na przejrzenie każdego CV poświęcają kilkanaście sekund. Jeśli dysponujesz czasem, możesz poświęcić go trochę więcej.
Po piąte: zebranie grupy potencjalnych kandydatów poprzez wstępną selekcję
Po wyłonieniu interesujących nas CV warto zawęzić grupę potencjalnych kandydatów. Dobrym sposobem jest wysłanie do wybranej osób maila, w którym pojawią się kluczowe kwestie:
- wynagrodzenie,
- możliwość podjęcia pracy (od kiedy) lub dyspozycyjność czasowa,
- opis największego sukcesu,
- pytania o ścieżkę rozwoju,
- co najbardziej ceni w pracy,
- dlaczego chce u nas pracować,
- dodatkowe wymagania kandydata,
- krótki case sprawdzający umiejętności.
Inną możliwością wstępnej weryfikacji kandydata jest przeprowadzenie z nim rozmowy telefonicznej, podczas której poruszymy interesujące nas zagadnienia. Musimy pamiętać, że kontakt telefoniczny nie zastąpi spotkania. Ma tylko zawęzić grono potencjalnych rekrutowanych. Dzwoniąc powinniśmy zadbać o to, żeby kandydat miał odpowiednie warunki do rozmowy. Jeśli słyszymy w słuchawce, że nie jest to najlepszy moment, zaproponujmy telefon w innym terminie. Czasami ubiegający się o stanowisko boją się być asertywni w obawie przed utratą szansy na zatrudnienie.
Dzięki wymienionym wyżej zabiegom zmniejszysz liczbę potencjalnych kandydatów, sprawdzisz ich wymagania i umiejętności, a następnie skonfrontujesz uzyskane informacje z Twoimi możliwościami i potrzebami. Na rozmowę zaprosisz już dobrze dopasowanych kandydatów.
W startupach najważniejsi są ludzie. To ich wiedza, umiejętności i osobowość są kluczowe dla powodzenia projektu, szczególnie w jego początkowej fazie. Co jednak, gdy w grupie brakuje osoby z odpowiednimi kompetencjami? Wtedy należy ją znaleźć, a mówiąc konkretnie zrekrutować.
Po szóste: rozmowa kwalifikacyjna
Kolejnym krokiem jest przeprowadzenie rozmowy rekrutacyjnej z wybranymi kandydatami. Planując spotkanie warto dobrze rozplanować jego trwanie, pozostawiają sobie bezpieczny margines czasowy. Rozmowy w kilka minut zazwyczaj się nie sprawdzają, więc poświęć na każdą osobę chociaż z 30-40 minut. Tradycyjne spotkania z ubiegającymi się o stanowisko, przeprowadzane przez profesjonalistów są kilkukrotnie dłuższe.
Ważną sprawą jest Twoje odpowiednie przygotowanie do przeprowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej Nie czytaj CV po raz pierwszy dopiero podczas spotkania z kandydatem. To bardzo nieprofesjonalne. Dodatkowo, sporządź listę pytań, które chcesz zadań. Nie powielaj też kwestii, które zostały zawarte bezpośrednio w CV. Kandydat może to uznać za marnotrawstwo jego czasu, a przecież nikt z nas tego nie lubi.
Również miejsce w którym ma się odbyć rozmowa kwalifikacyjna powinno zostać odpowiednio przygotowane. Wystarczająca liczba krzeseł, ciepłe i zimne napoje, odpowiednia temperatura i światło to minimum, o które należy zadbać.
Podczas spotkania źle widziany jest dzwoniący telefon lub częste spoglądanie na zegarek. Jeśli chcesz być odbierany jak profesjonalista, zachowuj się jak profesjonalista.
Po każdej rozmowie warto sporządzić notatki na temat danego kandydata. Pamięć jest zawodna, a to co zapisane, zawsze pozostanie. Dzięki takim notatkom łatwiej będzie nam porównywać rekrutowanych i podjąć ostateczną decyzję.
Po siódme: wybranie naszego nowego pracownika
Po rozmowach kwalifikacyjnych dochodzi do kluczowego etapu w naszym procesie poszukiwania pracownika – wyboru tego najlepszego. Pamiętaj, że decydując się na daną osobę musisz uważać na kilka najczęściej spotykanych błędów oceny kandydata:
- efekt halo (zwany także efektem aureoli) – przypisywanie na podstawie zaobserwowanej pozytywnej cechy innych cech pozytywnych, często również powiązane z niedostrzeganiem wad. Efekt halo może również działać w przeciwną stronę, gdy na podstawie jednej negatywnej odpowiedzi kandydata oceniamy go niekorzystnie.
- efekt wejścia i wyjścia (zwany także efektem pierwszeństwa i świeżości) – najlepiej zapamiętujemy to, co na początku i na końcu rozmowy. W praktyce więc lepiej będziesz pamiętać tych kandydatów, którzy przyszli jako pierwsi i ostatni.
- podstawowy błąd atrybucji – gdy postrzegamy zachowania kandydatów jedynie poprzez ich cechy charakteru, a ignorujemy wszystkie czynniki zewnętrzne.
- efekt tendencji centralnej – unikamy ocen skrajnych i uśredniamy oceny, przez co zacierają się nam różnice pomiędzy kandydatami. Ludzie wydają nam się bardziej podobni do siebie niż to ma miejsce w rzeczywistości.
- efekt kontrastu – jeśli jeden kandydat wypadł źle, to inni na jego tle mogą prezentować się bardzo dobrze, co nie oznacza, że spełniają nasze wymagania.
- błąd zamrożenia – kierujemy się początkowo nabytą opinią o danym kandydacie i ignorujemy sygnały, który mogłyby wpłynąć na jej zmianę.
- błąd idealnego kandydata – próbujemy znaleźć kogoś, kto tak naprawdę nie istnieje i jest tworem wyimaginowanym na potrzeby ogłoszenia rekrutacyjnego. Nie ma idealnego kandydata, są tylko osoby o zbliżonym profilu do poszukiwanego.
- błąd presji czasu – bardzo częsty błąd, gdy decyzję podejmujemy szybko, bez dokonania odpowiednich analiz, oceniając kandydata jedynie w sposób powierzchowny. Takie działania mogą zwiększyć ryzyko wyboru złego kandydata.
Decyzję o zatrudnieniu należy podjąć po przemyśleniach, nie kierując się emocjami. Dobrym sposobem jest również poszukanie opinii o danym kandydacie. Może ktoś z Twoich współpracowników lub kontrahentów go zna? Im więcej będziesz mieć informacji, tym lepsza będzie Twoja decyzja. Bardzo popularnym zabiegiem w erze Internetu jest monitorowanie serwisów społecznościowych. Dzięki temu możemy sprawdzić czy to jak dana osoba zaprezentowała się podczas rozmowy kwalifikacyjnej jest faktycznie jej prawdziwym obliczem. Warto również przejrzeć portal dla profesjonalistów i poczytać referencje.
Po ósme: wdrożenie do pracy
Po zatrudnieniu pracownika nie możemy zapomnieć o wdrożeniu go do pracy. Wyjaśnienie kto jest kim i czym się zajmuje oraz przed kim nowy pracownik bezpośrednio odpowiada jest bardzo ważne. Dodatkowy istotny czynnik to, aby nowy pracownik przychodząc do pracy posiadał przygotowane swoje stanowisko. Startupy mają czasem trochę inną specyfikę działania i podejścia do pewnych spraw. Ze względu na ograniczone fundusze pracownicy pracują na własnych komputerach, często w zaciszu swojego domu. Jednak co do zasady dla nowego pracownika powinien być przygotowany gotowy do pracy komputer oraz krzesło i biurko. Nic nie działa tak zniechęcająco na nowego pracownika jak brak własnej przestrzeni i niewiedza co z sobą począć. Dodatkowo taka sytuacja nie wpływa pozytywnie na odbiór nas jako pracodawców. Po co zaczynać współpracę od takiego niedociągnięcia?
Przez pierwsze kilka dni nowy pracownik porusza się po firmie jak we mgle, nie do końca kojarzy kto jest kim i czym się zajmuje, jeszcze nie wdrożył się w pełni w swoje obowiązki. Daj mu chwilę na przystosowanie się do nowej sytuacji.
Ostatnie i najważniejsze: szacunek
Na każdym z etapów rekrutacji, a także już po zatrudnieniu kandydata, ludziom należy się szacunek. Nie jest na pewno to nic odkrywczego, jednakże wiele osób o tym zapomina.
Po wstępnej selekcji (telefonicznej lub mailowej) poinformujmy każdego z kandydatów o tym, czy przeszedł do dalszego etapu. Również już po rozmowie kwalifikacyjnej powinniśmy dać feedback wszystkim osobom, które się na nią stawiły. Takie działania bardzo dobrze świadczą o firmie i osobie zajmującej się rekrutacją. Traktuj innych tak, jak sam chciałbyś być traktowany. Szanuj czas Twoich potencjalnych pracowników, staw się punktualnie na rozmowę, nie odbieraj telefonów w jej trakcie, bądź przygotowany. Zachowuj się tak, aby nawet kandydat, który nie otrzymał pracy u Ciebie, miał o Tobie jak najlepsze zdanie. Wszystkie takie działania kiedyś zaprocentują.
O czym musisz jeszcze pamiętać – Ochrona Danych Osobowych
Nie zapomnij już na etapie planowania ogłoszenia zamieścić informacji o wymaganej klauzuli dotyczącej zgody na przetwarzanie danych osobowych. Najpopularniejsza brzmi następująco: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w mojej ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji (zgodnie z ustawą z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych: Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 ze zm.)”. Jeśli w dokumentach aplikacyjnych kandydata nie znajdzie się taki lub podobny zapis, dokument powinieneś odrzucić, gdyż nie spełnia wymogów ustawy i nie masz prawa go przetwarzać. Co więcej według stanowiska GIODO dane osobowe kandydatów, którzy nie przeszli pozytywnie selekcji i nie zostali zatrudnieni powinny zostać zniszczone lub odesłane po zakończeniu rekrutacji. Jednakże ta kwestia nie została prawnie uregulowana ani w kodeksie pracy, ani w ustawie o ochronie danych osobowych. W związku z tym postępowanie z niewykorzystanymi aplikacjami może być dowolne, pod warunkiem zapewnienia odpowiedniego bezpieczeństwa dla tych dokumentów.
Słowem podsumowania
Powyższy tekst jest ogólnym schematem przeprowadzania procesów rekrutacyjnych w firmie. Można go rozbudowywać i dostosowywać do potrzeb przedsięwzięcia. Nie poruszane tu były takie kwestie jak Assessment Centre czy testy psychologiczne. Nie wspomniałam również o podejściu do rekrutacji od strony cech osobowościowych, które może być bardzo ciekawe. Nie używałam języka branżowego, gdyż chciałam w sposób prosty i przyjemny przedstawić najważniejsze elementy istotne podczas poszukiwania kandydata. Mam nadzieje, że będzie to przydatny poradnik dla osób, które chcą się samodzielne zająć rekrutacją. A na koniec zapamiętaj: Człowiek – najważniejszy zasób Twojego przedsięwzięcia.
Dominika Łobodzińska
Właścicielka firmy doradczej konsulti.pl i współorganizatorska trójmiejskiej społeczności Geek Girls Carrots.
Zawodowo doradza zarówno osobom prywatnym, jak i firmom. Interesuje ją szeroko pojęte zarządzanie zasobami ludzkimi oraz coaching kariery. Pomaga w wyszukiwaniu mocnych stron i kreowaniu nowej ścieżki kariery. Stawia na rozwój i wciąż podnosi swoje kwalifikacje. Dzielenie się wiedzą i pomoc innym osobom jest dla niej bezcenne, w związku z tym pisze bloga, współpracuje z portalami internetowymi i prowadzi warsztaty. Obecnie poza działalnością zawodową skupia się na przedsięwzięciach promujących rozwój, przedsiębiorczość i wzajemną współpracę.
