Jak zrobić skuteczny i zgodny z prawem cold mailing. Dowiesz się z tego poradnika

fot. unsplash.com

Zaczynając od początku

Czym jest cold mailing?

Cold email (zimny email) to pewna forma kontaktu z potencjalnym klientem. Jest to wiadomość skierowana do odbiorcy, z którym wcześniej nie miało się kontaktu mailowego. Jego celem jest głównie sprzedaż ale także utrzymanie relacji biznesowych, nawiązanie kontaktu/relacji oraz otrzymanie odpowiedzi na konkretny temat czy uzyskanie pomocy w jakiejś sprawie.

Jak zacząć?

Zanim wyślesz do kogoś maila z informacją o ofercie czy prośbą o kontakt – przygotuj się. Sprawdź, czy osoba, do której zamierzasz napisać, korzysta już z konkurencyjnego produktu. Jeśli tak, to z jakiego, jakie ma on wady oraz zalety.

Zobacz, co udostępnia ta osoba (w jakim jest wieku i w jaki sposób nawiązać kontakt np. na ty, per Pani bądź Pan) czym się interesuje, może gdzieś się wybiera np. na konferencję, na której też zamierzasz być. W social mediach można znaleźć mnóstwo informacji, a nie korzystanie z nich to marnotrawstwo doskonałej okazji. W kontaktach biznesowych szczególnie polecam wypróbować LinkedIn, gdzie łatwo jest zidentyfikować konkretną osobę z firmą.

Skorzystaj z narzędzi

Współcześnie możesz używać wielu narzędzi, które wspomogą Twój cold mailing. Przykładowo polecam wysłać wiadomość z systemu do email marketingu zamiast z klienta pocztowego, jak Outlook czy Gmail.

Daje Ci to przewagę w postaci sprawdzenia, czy ktoś otworzył Twoją wiadomość i czy kliknął w zamieszczony przez Ciebie link.

Pamiętaj jednak, że na wysyłkę wiadomości z ofertą powinno się mieć wcześniej zgodę na przesyłanie informacji handlowych i marketingowych. Zatem wgranie adresów pobranych ze stron internetowych, a następnie wysyłka wiadomości jest działaniem niezgodnym z prawem.

Kolejnym narzędziem, które daje dużo możliwości jest Datanyze Insider.

Pozwala on spojrzeć niemal w środek systemu konkretnej firmy. Dzięki temu dowiesz się, jakich narzędzi używa, czy są to narzędzia konkurencji i wiele innych, cennych informacji. Jeśli z konkretnych rozwiązań nie korzysta, łatwiej będzie Ci przekonać do wybrania proponowanej przez Ciebie oferty. Z kolei gdy jest odwrotnie, znając słabości swojej konkurencji – masz więcej argumentów w ręce pisząc kolejne wiadomości.

Narzędzie to szczególnie przyda się osobom, które pracują w modelu B2B.

Okres testowy jest bezpłatny. Następnie cena zależy od ilości osób korzystających z produktu. Więcej informacji znajdziesz tutaj.

Co pisać?

Po sprawdzeniu, czym interesuje się osoba, do której zamierzasz napisać i wiesz z jakich narzędzi korzysta, czas usiąść do komputera i napisać na tyle interesującego maila, by osoba po drugiej stronie monitora była zachęcona do przedstawionego produktu.

Nie rozpisuj się o zaletach swojej firmy, jak prześciga konkurencję i dlaczego firma, do której piszesz, nie może żyć bez proponowanego rozwiązania. Taka formuła odstręcza i nie jest dobrze widziana. Na czym warto się skupić?

Zastosuj intrygujący temat i personalizuj wiadomość

A takim tematem na pewno nie jest: “Oferta handlowa firmy XYZ”. Raczej nikt nawet takiej wiadomości nie otworzy.

Wyważ pomiędzy intrygującym tematem wiadomości, a tym co faktycznie zawrzesz w mailu. Pamiętaj, że efektem końcowym ma być odpisanie na Twoją wiadomość lub pozostawienie kontaktu.

Służyć temu będzie również personalizacja maila. Zwróć uwagę, jak jest to zrobione w przykładzie poniżej.

Temat jest intrygujący i zachęca do zapoznania się z wiadomością. Następnie Pawan nawiązuje do ostatniego artykułu Elizy – czyli zanim napisał zapoznał się z jej aktywnością na blogu. Prosząc o jej udział w artykule, pokazuje, że nie zajmie jej to dużo czasu, a jej wkład będzie dla niego ważny.

Pamiętaj, by nie pisać maili na zasadzie “kopiuj wklej”. Jeśli traktujesz swoich odbiorców i ofertę poważnie – tak potraktuj pisanie tego maila.

Znajdź punkt zaczepienia

Mam na myśli, że zanim napiszesz “Nazywam się Anna Kowalska i reprezentuję firmę Y” znajdź punkt zaczepienia, do którego nawiążesz na samym początku. Przykładowo będąc firmą oferującą projektowanie stron internetowych, przeglądnięcie witryny firmy, do której piszesz cold maila, to moment, w którym możesz wyłapać, co warto poprawić, by usprawnić ich funkcjonowanie. Oczywiście wytykanie błędów to nie metoda na zdobycie klienta. Chodzi o umiejętne pokazanie, że jako firma jesteście ekspertem od tego, by takich “kwiatków” na stronie nie było. To właśnie sposób na pierwszy punkt zaczepienia. Dopiero później możesz opisać kogo reprezentujesz, jakimi klientami (najlepiej podobnymi do firmy, do której piszesz) możecie się pochwalić. Tą metodą spowodujesz, że pierwszy moment, gdy musisz zaciekawić drugą stronę, jest za Tobą.

Czy to wszystko?

Przeciętnie na skrzynkę firmową Internauta otrzymuje ponad 120 maili dziennie. Nie wspominając o wiadomościach np. w social mediach. W takim gąszczu informacji łatwo jest przegapić Twoją wiadomość. Dlatego nie zapomnij zastosować follow-upu. Dobrze przygotowany follow up to taktyka, która przynosi zamierzony efekt – Jason Zook zauważył, że ponad 75% sprzedaży uzyskał właśnie dzięki metodzie follow up.

Stosując follow up, postaraj się o to, aby Twój drugi i każdy kolejny mail różnił się od poprzedniego. Skopiowana treść co do słowa może źle wpłynąć na Twoją reputację oraz zirytować niektórych odbiorców, a co za tym idzie – na dobre zamknąć drogę do uzyskania odpowiedzi.

Pierwszy follow-up powinien wiązać się z pytaniem, czy dana osoba miała czas, by zapoznać się z wiadomością. Zainteresowanie się, czy w ogóle wiadomość dotarła (zawsze mogła wpaść do skrzynki SPAM), jest dobrze widziane i odbiorca nie czuje, że ponownie chcesz “wcisnąć” swój produkt, tylko nawiązać rozmowę.

Zobacz na przykładzie zaprezentowanym przez Bernie Reeder, jak wypunktowanie powodów braku odpowiedzi (w lekkim tonie) i prośba o odpisanie sprawiło, że wiadomość ta uzyskała aż 46% odpowiedzi.

Jak widać kreatywne podejście do pisania maili potrafi być wyjątkowo skuteczne i warto pokusić się o mniej formalne podejście do cold mailingu.

Co jeszcze warto podkreślić to to, że follow-up można stosować na wiele sposobów. Nie warto wysyłać 5 maili, czy ktoś miał okazję się zapoznać z wiadomością. Follow-upem może być również wykorzystywanie social mediów przez lajkowanie umiejętności czy też postów – szczególnie jeśli wcześniej nawiązaliśmy relacje przez taki portal.

Jeśli chcesz o sobie przypomnieć, warto np. potwierdzić umiejętności na LinkedIn. Znajdziesz to w zakładce “Umiejętności” na dole profilu. Gdy zatwierdzasz jedną z umiejętności danej osoby, przychodzi do niej powiadomienie, na które może odpowiedzieć podziękowaniem.

Cold mailing a RODO

Wiele osób pyta nas, jak robić dobry cold mailing po wprowadzeniu RODO. Co warto podkreślić od 25 maja 2018 roku sytuacja prawna nie zmieniła się znacząco. Już wcześniej zgodnie z ustawą nie można było wysyłać niezamówionych informacji handlowych. Jednak, aby to jeszcze raz klarownie wyjaśnić – w jakich przypadkach można wysyłać maile, a w jakich już nie?

• Chcemy wysłać wiadomość na ogólny adres znaleziony na stronie firmy – w tym wypadku nie wszystko jest oczywiste. Na taki adres nie możemy wysyłać ofert typowo handlowych lub wpisać go na listę newsletterową. Jednak nie jest jednoznacznie określone, że nie można wysłać wiadomości w celu nawiązania kontaktu – np.  z prośbą o informację, kiedy można się skontaktować w celu przedstawienia oferty. Dodatkowo jeśli na stronie jest umieszczona informacja, typu: w celu przesyłania ofert handlowych, prosimy kontaktować się na adres [email protected],możemy na ten adres wysłać ofertę. Zgodnie z RODO powinniśmy wysyłać maile zgodne z celem, w którym je pozyskaliśmy.
• Byliśmy na konferencji, gdzie potencjalni partnerzy biznesowi lub klienci przekazali nam wizytówki – możemy wysłać do nich wiadomość, ale tylko wtedy, gdy jest ona zgodna z celem przekazania wizytówki. Czyli jeśli rozmawialiśmy z kimś o danej ofercie i w związku z nią otrzymaliśmy kogoś adres, powinniśmy się trzymać tego celu. Nie powinniśmy wysyłać też większej liczby wiadomości, niż to uzasadnione.

Podsumowując

Choć nie ma jednej reguły, co działa, a co nie w pisaniu zimnych maili, na skuteczność tego typu wiadomości wpływa co najmniej kilka czynników. Odpowiednie rozpoznanie odbiorcy, spersonalizowana wiadomość i intrygujący temat maila – wszystko to warto testować i próbować różnych metod. Wypunktowanie w dosłownie kilku zdaniach korzyści, jakie czytelnik ma osiągnąć po skorzystaniu z przedstawianej oferty oraz follow up, który w lekkich słowach namówi do odpisania na wiadomość to garść rad, która powinna Ci pomóc w pisaniu skutecznych zimnych wiadomości, które rozgrzeją serca odbiorców 🙂

–

Renata Gajoch-Bielecka

Content Designer

We FreshMailu objęła stanowisko Content Designera. Posiada 3 letnie doświadczenie w branży B2B. Zafascynowana m.in. Real Time Marketingiem, Augmented Reality i trendami marketingowymi w B2B. Zwolenniczka kreatywnego podejścia do email marketingu.