Kandydat był, ale się zmył. Z setki aplikujących do pierwszego dnia pracy dociera tylko 12 proc.

Firmom nie zawsze brakuje kandydatów. Problemem coraz częściej jest to, że duża liczba aplikacji nie przekłada się na realne zatrudnienie.

Z przykładowych procesów rekrutacyjnych Grupy Progres wynika, że spośród wszystkich osób, które aplikują na dane stanowisko, do rozmowy kwalifikacyjnej dociera ok. 38 proc., ofertę otrzymuje 23 proc., przyjmuje ją 17 proc., a pierwszego dnia w pracy pojawia się zaledwie 12 proc. Kandydaci odpadają na każdym etapie – część nie odbiera telefonu, inni rezygnują po poznaniu warunków, a jeszcze inni – mimo przyjęcia oferty – wybierają ostatecznie inną pracę.

Duża liczba aplikacji może sprawiać wrażenie, że znalezienie pracownika jest dziś stosunkowo łatwe. W praktyce między kliknięciem „aplikuj” a pojawieniem się kandydata na stanowisku pracy znajduje się kilka etapów, na których część osób rezygnuje z procesu. Dlatego o skuteczności rekrutacji coraz częściej decyduje nie liczba otrzymanych CV, ale to, jaki odsetek kandydatów można przeprowadzić przez cały proces.

Pokazuje to przykładowy model Grupy Progres, przygotowany na podstawie procesów prowadzonych dla atrakcyjnych zakładów pracy w dużych miastach w ciągu miesiąca. Spośród 100 proc. wszystkich osób, które aplikują na dane stanowisko, ok. 38 proc. dociera do rozmowy kwalifikacyjnej, 23 proc. otrzymuje ofertę, 17 proc. ją przyjmuje, a zaledwie 12 proc. faktycznie rozpoczyna pracę.

Największe wyzwanie zaczyna się po otrzymaniu aplikacji

Oznacza to, że z każdych 100 osób rozpoczynających proces rekrutacyjny tylko około 12 dociera do jego finału w postaci pierwszego dnia pracy. Nie wszystkie pozostałe osoby odrzucają ofertę – część odpada wcześniej, np. nie odpowiada na kontakt rekrutera lub nie pojawia się na umówionej rozmowie.

W przypadku kandydatów zaproszonych na rozmowę Grupa Progres obserwuje ok. 30 proc. nieobecności. Z kolei wśród osób, które zaakceptowały ofertę, 10 – 15 proc. nie pojawia się pierwszego dnia pracy. W procesach produkcyjnych i logistycznych zatrudnienie zwykle może dojść do skutku w ciągu tygodnia, jeśli stanowisko nie wymaga dodatkowych badań. W przypadku badań sanepid proces może wydłużyć się o około dwa tygodnie.

– Samo zainteresowanie ofertą nie oznacza jeszcze gotowości do podjęcia pracy. Szczególnie w okresach, gdy na rynku pojawia się dużo ofert, kandydaci mają możliwość prowadzenia kilku procesów jednocześnie i zabezpieczają sobie kilka opcji. Mogą zaakceptować więcej niż jedną propozycję, a ostatecznie wybrać tę, która najlepiej odpowiada ich aktualnej sytuacji. Wysokość wynagrodzenia jest ważna, ale równie istotne mogą być zmiany, dojazd, charakter pracy czy marka pracodawcy. Dlatego firmy powinny patrzeć na rekrutację nie jak na pojedynczą kampanię, ale jak na cały proces, w którym każda kolejna decyzja kandydata może przesądzić o tym, czy wakat zostanie rzeczywiście obsadzony – mówi Łukasz Przesmycki, Dyrektor Regionu w Grupie Progres.

Oferta jest, ale kandydat nie zawsze zostaje

Wysoki poziom odpadania kandydatów nie musi oznaczać jednego konkretnego problemu. Powody są różne w zależności od stanowiska i branży. W przypadku prac związanych z pakowaniem jednym z głównych powodów rezygnacji jest wynagrodzenie oscylujące wokół płacy minimalnej. W branży mięsnej z kolei aż 70 proc. rezygnacji ma wynikać z charakteru pracy.

Według Justyny Lach, Dyrektor Linii Progres HR Logistics w Grupie Progres, średnio 20 – 30 proc. kandydatów rezygnuje z procesu przed rozpoczęciem pracy, a odsetek ten nie jest obecnie wyższy niż rok wcześniej. Najczęściej do rezygnacji dochodzi przy przedstawianiu oferty, jeszcze przed podpisaniem umowy. Wśród powodów, które mają największe znaczenie, ekspertka wskazuje przede wszystkim wynagrodzenie, następnie system zmianowy oraz czas dojazdu i warunki pracy:

– Kandydat podejmuje decyzję o pracy znacznie szerzej niż tylko na podstawie samego ogłoszenia. Jeżeli w trakcie procesu pojawiają się nowe informacje albo okazuje się, że rzeczywiste warunki różnią się od jego oczekiwań, może bardzo szybko zmienić decyzję. Dlatego szczególnie istotna jest spójność komunikacji – od pierwszego kontaktu aż po moment rozpoczęcia pracy. Nie chodzi wyłącznie o to, żeby przekonać kandydata do przyjęcia oferty, ale żeby miał on jasność, na jakie warunki się decyduje. Im mniej rozbieżności między obietnicą a rzeczywistością, tym większa szansa, że kandydat nie wypadnie z procesu tuż przed jego zakończeniem.

Rekrutacja to proces, w którym obie strony mogą „zniknąć”

Dane Grupy Progres z badania „Rynek pracy 360” pokazują, że doświadczenia związane z rekrutacją są wyzwaniem zarówno dla kandydatów, jak i pracodawców. Po stronie kandydatów jednym z istotnych problemów jest komunikacja. Tylko 27 proc. badanych wskazało, że ich doświadczenie obejmowało otrzymywanie informacji na temat przebiegu rekrutacji i podjętej przez pracodawcę decyzji.

Jednocześnie 11 proc. kandydatów spotkało się z sytuacją, w której pracodawca wycofał się z propozycji zatrudnienia, mimo że wcześniej deklarował przyjęcie ich do pracy. Zdarza się również sytuacja odwrotna – 3 proc. badanych przyznało, że samodzielnie zrezygnowało z rekrutacji bez poinformowania pracodawcy.

Także firmy wskazują na problemy pojawiające się po stronie kandydatów. 68 proc. pracodawców biorących udział w badaniu jako wyzwanie rekrutacyjne wskazało niewystarczające kompetencje kandydatów. Z kolei 49 proc. mierzy się z rezygnacją kandydata z rozmowy kwalifikacyjnej.

– Wyniki badania pokazują, że rekrutacja nie jest procesem jednostronnym. Pracodawcy mają swoje oczekiwania wobec kandydatów, ale również kandydaci oceniają sposób, w jaki firma prowadzi rekrutację. Informacja o kolejnych etapach, dotrzymywanie wcześniejszych deklaracji czy sprawna komunikacja wpływają na doświadczenie kandydata i jego decyzję o pozostaniu w procesie. W sytuacji, gdy firmy konkurują o pracowników, każdy z tych elementów może mieć znaczenie dla tego, czy rekrutacja zakończy się faktycznym zatrudnieniem – dodaje Łukasz Przesmycki.

Mniej aplikacji, ale większa szansa na zatrudnienie

Jednym ze sposobów na ograniczenie przypadkowych aplikacji może być większa transparentność już na etapie ogłoszenia. Po nowelizacji Kodeksu pracy z 24 grudnia 2025 r. wiele firm zdecydowało się prezentować widełki wynagrodzeń już w ofertach pracy. Według obserwacji Grupy Progres przełożyło się to na mniejszą liczbę aplikacji, ale jednocześnie poprawę konwersji całego procesu rekrutacyjnego.

– To ważna zmiana sposobu myślenia o skuteczności rekrutacji. Mniejsza liczba CV nie musi oznaczać słabszego procesu, jeżeli większy odsetek osób, które aplikują, jest rzeczywiście zainteresowany ofertą i ostatecznie podejmuje pracę. Dla firm oznacza to konieczność patrzenia nie tylko na koszt pozyskania aplikacji czy ich liczbę, ale również na to, ile z nich zamienia się w realne zatrudnienie – mówi Justyna Lach.

W praktyce właśnie ten ostatni etap może dziś przesądzać o powodzeniu całego procesu. Firma może wygenerować setki zgłoszeń, przeprowadzić dziesiątki rozmów i przedstawić kandydatom oferty, a mimo to nadal mieć nieobsadzone stanowisko. Dlatego coraz większego znaczenia nabiera nie samo pozyskanie kandydata, lecz utrzymanie jego zainteresowania i zaufania aż do momentu rozpoczęcia pracy.