Kiedy i jakie wydatki związane z mieszkaniem stanowią koszty firmowe?

Zdjęcie główne artykułu pochodzi z pl.depositphotos.com

Amortyzacja mieszkania

Wprowadzenie mieszkania lub jego części do ewidencji środków trwałych implikuje możliwość dokonywania odpisów amortyzacyjnych od ustalonej wartości początkowej budynku. Amortyzacja oznacza stopniowe ujęcie wartości mieszkania w kosztach.

Wartość początkową lokalu ustalamy w oparciu o cenę nabycia. Cena nabycia nieruchomości to suma jego ceny oraz innych opłat poniesionych przed wprowadzeniem go do ewidencji środków trwałych takich jak taksa notarialna, opłata sądowa czy prowizje dla pośrednika w obrocie nieruchomościami i prawnika.

W dniu przyjęcia do użytkowania mieszkanie musi być kompletne i zdatne do użytkowania, jest to warunek konieczny, aby uznać składnik majątku za środek trwały. W związku z powyższym wartość początkową mieszkania podwyższają również wydatki poniesione na remont przed ujęciem go w ewidencji środków trwałych.

Jakie są najczęstsze pytania przedsiębiorców do doradcy podatkowego na temat rozliczania mieszkania w działalności gospodarczej?

Część mieszkania przeznaczona na cele działalności gospodarczej

W przypadku, gdy przedsiębiorca chce przeznaczyć tylko część lokalu na cele działalności, a z pozostałej części korzystać prywatnie, należy wydzielić jedno lub więcej pomieszczeń. Warunkiem koniecznym do wprowadzenia części mieszkania do majątku firmowego jest wydzielenie całych pomieszczeń, które nie mogą być wykorzystywane prywatnie.

Oznacza to, że typ mieszkania kawalerka nie daje możliwości rozliczenia amortyzacji ani wydatków na jego utrzymanie w działalności. Nie ma wówczas możliwości wyodrębnienia części wydatków przeznaczonych na cele firmowe od innych.

Decydując się na przeznaczenie tylko części mieszkania na cele firmowe, wartość mieszkania rozliczamy proporcjonalnie do wielkości całego mieszkania.

Mieszkanie w firmie – jakich formalności należy dopełnić? 

Wprowadzenie mieszkania do ewidencji środków trwałych oznacza konieczność zgłoszenia tego faktu do urzędu miasta lub gminy, wówczas może zostać naliczony wyższy podatek od nieruchomości.

W przypadku, gdy nie zmieniamy funkcji mieszkalnych lokalu to od decyzji o wyższym podatku można się odwołać. Urzędy skarbowe często zgadzają się na opłacanie niższego podatku przez przedsiębiorcę.

Ujęcie wydatków związanych z mieszkaniem w kosztach podatkowych

Przedsiębiorca posiadający lokal w ewidencji środków trwałych ma prawo rozliczać również inne wydatki z nim związane takie jak czynsz, energia elektryczna, gaz, ogrzewanie, woda czy wywóz śmieci. Na podstawie otrzymanych faktur i rachunków sporządzany jest wówczas dowód wewnętrzny. W dokumentacji księgowej przechowywać należy zarówno dowody wewnętrzne jak i pozostałe dokumenty.

Wątpliwości wśród przedsiębiorców budzi możliwość ujęcia w kosztach wydatków związanych z ubezpieczeniem mieszkania. Nie ma żadnych przeciwwskazań by rozliczyć taki koszt (w przypadku przekazania części mieszkania na cele działalności gospodarczej tylko zgodnie z wyznaczoną proporcją). Takie same zasady obowiązują w stosunku do podatku od nieruchomości i podatku gruntowego.

Czy wydatki poniesione na wyposażenie i dekorację biura stanowią koszty uzyskania przychodów? 

Przedsiębiorcy prowadzący działalność w mieszkaniu ponoszą nie tylko nakłady na jego utrzymanie, konieczne jest odpowiednie umeblowanie biura czy zakup sprzętów potrzebnych do prowadzenia firmy np. komputera i drukarki.

Nie ma też przeciwwskazań do rozliczenia elementów dekoracyjnych – kwiaty doniczkowe, plakaty czy fotografie, ale tylko w sytuacji, gdy w biurze przyjmowani są klienci. Trzeba jednak zachować szczególną ostrożność ponieważ w razie zakupu drogich przedmiotów urzędnicy mogą uznać, że są to koszty reprezentacji, które znajdują się w katalogu wydatków wykluczonych z kosztów podatkowych.

W przypadku przeznaczenia tylko części mieszkania na cele działalności gospodarczej, nie należy ujmować wydatków związanych z dekoracją jako koszty uzyskania przychodów. Są one kwestionowane przez urzędy argumentujące decyzję tym, że koszty dekoracji służą raczej urządzeniu mieszkania a nie uzyskaniu przychodów, co oznacza że mają charakter prywatny.

Kredyt na mieszkanie w kosztach podatkowych

Mieszkanie firmowe kupione na kredyt implikuje możliwość obniżenia podatku dochodowego nie tylko o odpisy amortyzacyjne i wszystkie wydatki zamieszczone w artykule, ale również o koszt samego kredytu. Odsetki od kredytu hipotecznego zapłacone przed ujęciem mieszkania w ewidencji środków trwałych wliczane są do jego wartości początkowej, od której dokonywane są odpisy amortyzacyjne. Te, które zostały zapłacone po dacie przyjęcia lokalu do użytkowania ujmujemy na bieżąco jako koszty firmowe.

Oczywiście w razie przekazania części mieszkania na cele działalności gospodarczej, odsetki stanowią koszty uzyskania przychodów tylko w ustalonej proporcji. 

–

Karolina Szopa

Absolwentka kierunku Matematyka w finansach i ekonomii na Politechnice Krakowskiej. W inFakcie od 2015 roku pełni funkcję doradcy ds. księgowości. Zajmuje się również pisaniem artykułów o tematyce księgowej, publikowanych na blogu dla przedsiębiorców inFakt. Czas wolny spędza głównie w gronie znajomych. Lubi podróżować, gotować, a także muzykę punk rockową i musicale.