Wybór odpowiedniej licencji może zadecydować o elastyczności, kosztach oraz dalszym rozwoju twojej firmy. Pamiętaj jednak, że w rzeczywistości startup nie będzie podpisywał umowy, a po prostu wyrażał zgodę na udostępnione warunki licencyjne wybranego narzędzia. Mimo braku klasycznej umowy, warunki te mają istotny wpływ na działalność startupu, dlatego ich zrozumienie jest kluczowe.
Czym jest w ogóle umowa licencyjna?
Umowa licencyjna to umowa, na mocy której jedna ze stron – licencjodawca – udziela drugiej stronie, czyli licencjobiorcy (w tym przypadku startupowi), prawa do korzystania z wybranego narzędzia AI. Umowa ta reguluje zakres, warunki oraz sposób korzystania z danego oprogramowania, jak również ewentualne ograniczenia i zasady rozliczenia.
Pamiętaj, że umowa licencyjna nie przenosi praw autorskich do oprogramowania na licencjobiorcę, a jedynie daje mu prawo do użytkowania go na zasadach określonych w warunkach licencyjnych (zwykle w
regulaminie/warunkach użytkowania wybranego narzędzia AI).
Licencja niewyłączna czy wyłączna?
W większości przypadków będą to licencje niewyłączne (ponadto w przypadku polskiego prawa do zawarcia umowy licencyjnej wyłącznej niezbędne jest zachowanie formy pisemnej). Licencja niewyłączna oznacza, że narzędzie AI może być licencjonowane wielu podmiotom jednocześnie na tych samych zasadach, bez wyłącznych praw dla konkretnego użytkownika. Taki model licencyjny jest zazwyczaj bardziej opłacalny, ale startup nie ma pełnej kontroli nad oprogramowaniem i jego możliwościami.
Wobec tego, zanim zaakceptujesz warunki licencji niewyłącznej, sprawdź, czy są one zgodne z potrzebami twojego startupu. Czy liczba użytkowników, zakres działania (np. lokalizacja geograficzna) oraz możliwości modyfikacji oprogramowania spełniają twoje oczekiwania? Warto też zastanowić się, czy bardziej elastyczna licencja nie będzie w przyszłości korzystniejsza.
Zakres użytkowania oprogramowania: ograniczenia
Akceptując warunki licencyjne, startup zgadza się na określony zakres użytkowania oprogramowania. To kluczowy element, który określa, w jakim stopniu firma może korzystać z narzędzia oraz jakie działania są dozwolone. Na co należy zwrócić uwagę?
- Prawa do modyfikacji i adaptacji
Ważne jest, aby sprawdzić, czy startup ma prawo do dostosowania narzędzia AI do swoich potrzeb. Często warunki licencyjne ograniczają możliwość modyfikowania oprogramowania, zwłaszcza w przypadku narzędzi SaaS (Software as a Service).
- Ograniczenie liczby użytkowników lub urządzeń
Umowy mogą ograniczać liczbę użytkowników mogących korzystać z oprogramowania, lub liczbę urządzeń, na których oprogramowanie może być zainstalowane. Dla startupów rozwijających się w szybkim tempie ważne jest, aby takie ograniczenia były elastyczne i umożliwiały łatwe rozszerzenie licencji.
- Sublicencjonowanie
Należy zweryfikować, czy licencja pozwala ci na udzielanie dalszych licencji (tzw. sublicencji) – których udzielenie przy niektórych projektach może okazać się niezbędne do realizacji założeń naszego projektu.
Przed zaakceptowaniem licencji upewnij się więc, że spełnia ona nie tylko twoje obecne, ale też i przyszłe potrzeby (planowany rozwój startupu). Sprawdź, czy narzędzie pozwala na skalowanie działalności i czy ograniczenia dotyczące liczby użytkowników lub lokalizacji nie będą problemem w miarę rozwoju.
Opłaty licencyjne: jednorazowe vs. abonamentowe
- Opłaty jednorazowe
W tym modelu startup płaci jednorazowo za stały dostęp do oprogramowania. To dobre rozwiązanie, jeśli firma planuje długoterminowe korzystanie z AI bez konieczności stałych opłat. Jest raczej rzadkością i ma większe zastosowanie w przypadku, gdy zlecasz stworzenie rozwiązania AI pod twoje, dedykowane potrzeby i przy wyłącznych licencjach.
- Opłaty abonamentowe
Najpopularniejszy model subskrypcyjny, w którym płatności są regularne (np. miesięczne lub roczne). Taki model często obejmuje także aktualizacje oprogramowania oraz wsparcie techniczne.
Wybór modelu opłat zależy od twojego budżetu i strategii. Opłaty abonamentowe są często bardziej elastyczne dla startupów, które nie chcą ponosić dużych kosztów początkowych. Upewnij się, że umowa jasno określa, co jest zawarte w abonamencie, a za co trzeba zapłacić dodatkowo (np. wsparcie techniczne, nowe funkcje etc.).
Odpowiedzialność za błędy i aktualizacje oprogramowania
Każde oprogramowanie, w tym narzędzie AI, może zawierać błędy lub wymagać regularnych aktualizacji. Ważnym aspektem warunków licencyjnych jest odpowiedzialność dostawcy za usuwanie błędów czy dostarczanie wspomnianych aktualizacji.
Dostawcy często oferują kilka poziomów wsparcia technicznego, które mogą różnić się w zależności od planu subskrypcyjnego.
- Standardowe wsparcie
W ramach standardowego wsparcia startup zwykle może otrzymać jedynie ograniczony support techniczny, obejmujące np. dostęp do dokumentacji online, forów pomocy czy bazy wiedzy. W efekcie pomoc może być ograniczona do samodzielnego rozwiązywania problemów.
- Rozszerzone wsparcie
W ramach bardziej zaawansowanych planów licencyjnych dostawcy mogą oferować rozszerzone wsparcie techniczne, które obejmuje bezpośredni kontakt z zespołem technicznym, szybkie odpowiedzi na zgłoszenia czy dedykowanych menedżerów technicznych do obsługi bardziej złożonych problemów.
Dodatkowa kwestia to tzw. czasy reakcji. Warto pamiętać o różnicy pomiędzy czasem reakcji (jest to zwykle czas na przyjęcie zgłoszenia) a czasem naprawy (czyli np. od przyjęcia zgłoszenia do jego faktycznej realizacji, tj. usunięcia zgłaszanego błędu).
W związku z tym, jeżeli masz zagwarantowany tylko czas reakcji, to w efekcie nie masz gwarancji natychmiastowego rozwiązania problemu.
Podsumowując, na co zwrócić uwagę przy licencjach wybranego narzędzia AI?
- Zakres licencji
Upewnij się, że licencja odpowiada twoim potrzebom pod względem liczby użytkowników, lokalizacji oraz możliwości modyfikacji narzędzia, jak również czy nie posiada innego rodzaju ograniczeń w korzystaniu z narzędzia. W szczególności sprawdź, czy będziesz uprawniony do korzystania z narzędzia w celach komercyjnych, czy przysługuje ci wsparcie techniczne etc.
- Model płatności
Sprawdź, który model opłat najlepiej odpowiada twoim potrzebom – opłata jednorazowa czy abonament? Upewnij się, że rozumiesz, co obejmują opłaty i czy nie ma dodatkowych, ukrytych kosztów.
- Bezpieczeństwo danych
Upewnij się, że warunki licencyjne jasno określają obowiązki dotyczące ochrony danych osobowych zgodnie z RODO, oraz że narzędzie zapewnia odpowiednie bezpieczeństwo takich danych. Sprawdź również, co dostawca dalej robi z twoimi danymi. Czy są wykorzystywane do trenowania modelu, czy można tę opcję wyłączyć. To wszystko rzutuje na zakres danych, które wprowadzisz do systemu.
- Zgodność z AI Act
Sprawdź, czy narzędzie, z którego korzystasz, spełnia wymogi AI Act i jakie dodatkowe obowiązki musisz spełnić jako startup, szczególnie jeśli działasz w sektorze wysokiego ryzyka.
- Poziom wsparcia
Startupy powinny rozważyć, jaki poziom wsparcia technicznego jest dla nich niezbędny i czy oferowane przez dostawcę opcje supportu spełniają ich potrzeby operacyjne. Jeśli oprogramowanie AI jest krytyczne dla działania biznesu, warto zainwestować w plan, który oferuje szybszy czas reakcji i dedykowane wsparcie.
- Warunki wypowiedzenia umowy
Umowa powinna jasno określać, w jakich sytuacjach i na jakich warunkach każda ze stron może wypowiedzieć umowę. Ważne jest, aby startup miał możliwość wypowiedzenia umowy w sytuacjach, gdy oprogramowanie AI nie spełnia jego potrzeb, licencjodawca nie dostarcza odpowiedniego wsparcia technicznego lub narusza inne kluczowe postanowienia umowy. Z drugiej strony, licencjodawca może zastrzec sobie prawo do rozwiązania umowy w przypadku naruszenia przez startup warunków licencji, np. używania oprogramowania w sposób niezgodny z przeznaczeniem. Stąd też, jeżeli wybrane narzędzie stanowi podstawę pracy w startupie, umowa powinna przewidywać rozsądny okres wypowiedzenia, który da startupowi czas na dostosowanie się do nowej sytuacji, np. na znalezienie alternatywnego oprogramowania.
