Historia tego produktu może pokazać osobom, które zastanawiają się nad stworzeniem startupu, jak zrobić to krok po kroku. Zachęcam przede wszystkim osoby początkujące do prześledzenia etapów powstaniania produktu, a w szczególności tego, w jaki sposób zespół Intra robił research na temat problemów, jakie ich narzędzie ma rozwiązać. Przeczytajcie, jak powstało narzędzie Intra, które dziś budzi zainteresowanie wśród polskich, jak i zagranicznych klientów.
Na zdjęciu: część zespołu Future Processing
– Podstawowym problemem, który rozwiązuje Intra jest ułatwienie dostępu do informacji i umożliwienie wyszukiwania ich za pomocą tagowania bądź przy użyciu wyszukiwarki. W pewnym momencie naszego rozwoju zatrudnialiśmy prawie 40 nowych osób miesięcznie, dlatego Intra była nam potrzebna do uporządkowania naszych wewnętrznych procedur, całej wiedzy organizacji oraz po to, aby nowi pracownicy zawsze wiedzieli tym co i dlaczego dzieje się w naszej firmie – mówi Filip Kałamaga, Growth Manager w Future Processing.
Naturalny proces tworzenia
Decyzja o stworzeniu produktu z naszego intranetu zapadła w 2016 roku i wtedy oficjalnie narodziła się Intra. Zaczęło się od pomysłu wprowadzenia intranetu, czyli wewnętrznego systemu do zarządzania informacjami, w dużej firmie jaką jest Future Processing (zatrudnia 800 pracowników w dwóch siedzibach). – Zależało nam na narzędziu, które pomogłoby utrzymać kulturę naszej organizacji oraz wspierałoby nas w naszej codziennej pracy – dodaje Kałamaga.
Zespół testował różne narzędzia, od forum dyskusyjnego, przez newslettery czy gazetki firmowe, ale żadne z nich nie sprawdziło się. Dlatego zamiast dokładać kolejną platformę do zestawu narzędzi, z których korzystała firma na co dzień, stwierdził, że warto byłoby stworzyć coś, co pomogłoby je zintegrować. – Mając na miejscu specjalistów ds. komunikacji, programistów SharePoint oraz mnóstwo pomysłów, stworzenie intranetu z ich pomocą wydało nam się naturalne – mówi Filip Kałamaga.
30 pomysłów
Tak powstał pomysł na Intra, aplikację webową określaną jako „nowoczesny portal do komunikacji i organizacji pracy zespołu”. FP stworzenie produktu potraktował jak kolejne wyzwanie, dlatego pracę nad nim zaczął od organizacji licznych warsztatów i burzy mózgów, podczas których spotykały się osoby najbardziej zainteresowane tematem – zespół komunikacji wewnętrznej, specjaliści ds. użyteczności, graficy, programiści i użytkownicy końcowi w postaci kliku najbardziej zaangażowanych pracowników FP.
Na zdjęciu: Filip Kałamaga, Growth Manager w Intra
– Po zbadaniu naszych wewnętrznych potrzeb oraz ustaleniu wspólnej wizji na intranet, wybraliśmy około 30 pomysłów, do których przypisaliśmy wagi, a potem wybraliśmy te najważniejsze – mówi. Po trzech miesiącacach powstały pierwsze projekty Intry, które ocenili wszyscy współpracownicy. Wtedy rozpoczął się etap zbierania opinii, proponowania usprawnień, ale jak mówi, zespół tak naprawdę ten etap trwa cały czas. Każdy członek zespołu może w dowolnej chwili zgłosić swoje propozycje, a po analizie zostaną one wdrożone.
Zamiast bawić się w papierologię, lepiej dyskutować
Tak właśnie było z modułem, który pokazuje procent zrealizowania celów strategicznych. – Na początku zajmował on zupełnie inne miejsce na głównej stronie intranetu, ale po zebraniu opinii użytkowników, jego miejsce zajął moduł z najważniejszymi narzędziami, które, jak się okazało, nasi pracownicy lubią mieć zawsze pod ręką – mówi Filip Kałamaga z Intra. Właśnie dzięki takim uwagom pracowników Intra przeszła metamorfozę, korzystną dla użytkowników końcowych aplikacji.
Ze statycznego intranetu, który służył głównie do konsumowania treści, z biegiem czasu Intra stała się platformą społecznościową, która pozwala na tworzenie treści, dyskusje czy załatwianie różnych spraw wewnątrz FP. –Dążymy do tego, by Intra nie przeszkadzała w zaangażowaniu w to, co jest w firmie naprawdę ważne – wykonywanie codziennych zadań. Ale także, by dała przestrzeń na to, by zamiast bawić się w papierologię, móc przedyskutować ważne tematy wewnętrzne i budować relacje z innymi pracownikami – dodaje.
Stworzyć markę od podstaw
Gdy zespół przetestował w swoich strukturach produkt, zaczął zastanawiać się, czy nie powinien zostać udostępniony publicznie. W końcu spełniał wymagania firmy, dlaczego nie miałby pomóc w spełnianiu potrzeb innych zespołów na całym świecie? Zespół Intra pracę nad dopracowaniem produktu, by mogły z niego korzystać inne firmy niż FP, rozpoczął od analizy rynkum zestawienia pomysłu z tym, co już robi konkurencja oraz przyjrzenie się trendom dotyczącym intranetom.
– Po licznych analizach i raportach stwierdziliśmy, że ruszamy w styczniu 2017 roku. Uformowaliśmy zespół, który gromadził w sobie kompetencje z różnych obszarów – technologii, sprzedaży i marketingu. Wspólnymi siłami udało nam się stworzyć strategie działań oraz zaplanować pierwsze pół roku pracy – mówi Growth Manager. Dodaje, że chyba największą trudnością z jaką się spotkał, było stworzenie marki od podstaw na rynku, który już wtedy był bardzo konkurencyjny.
Bez zmian
– Wiązało się to z ciągłym próbowaniem nowych technik, kanałów oraz narzędzi, ale udało nam się. Dziś naszym rozwiązaniem interesują się zarówno Polskie organizacje jak i firmy z Europy czy Stanów Zjednoczonych – mówi. Czym dzisiaj jest Intra? – Zależy nam na tym, by nasz intranet nie był czymś co wprowadza ogromną zmianę kulturową w organizacji czy wstrzymuje jej wzrost, chcemy by z pomocą Intry firmy rozwijały się i budowały długotrwałe relacje z i między swoimi pracownikami – dodaje.
Z tego polskiego produktu korzysta dzisiaj 1650 pracowników, nie tylko w FP, a już trwają prace nad wdrożeniem kolejnych firm zainteresowanych takim rozwiązaniem.
