Na co uważać podpisując umowę z zagranicznym kontrahentem

Podpisując umowę z drugą stroną kontraktu zawsze trzeba dokładnie przeanalizować treść poszczególnych zapisów umowy. Bez względu na jej rodzaj (umowa o pracę, umowa cywilnoprawna – np. o dzieło autorskie, umowa menedżerska itp.) jest kilka pułapek prawnych, na które trzeba uważać. W niniejszym artykule pokazuję kilka z nich.

Stosunki cywilnoprawne kształtowane są przez podmioty zawierające je na drodze umownej. Jeżeli w umowie wyszczególnione są strony, wzajemne prawa i obowiązki tych podmiotów oraz określony jest przedmiot umowy wtedy mówimy o zobowiązaniu. Zobowiązanie może być wyrażone w formie ustnej albo pisemnej. Umowy zawierajmy zawsze w formie pisemnej. Dokument przyda się w przyszłości na wypadek egzekwowania swoich praw bądź dochodzenia roszczeń.

Zdjęcie royalty free z  Fotolia | Autorką tekstu jest Beata Marek

Jeżeli umowa jest szczególnego rodzaju to przepisy prawa wskazują formę prawną zastrzeżoną dla celów dowodowych (np. forma pisemna dla umowy pożyczki powyżej 500 zł) bądź dla ważności umowy (np. forma aktu notarialnego dla nowotworzonej spółki z o.o.). Na jakie jeszcze elementy kontraktu warto zwrócić szczególnego rodzaju uwagę?

1. Język umowy

Język kontraktu powinien być dla Ciebie jasny i zrozumiały. Jeżeli dokument nie jest przejrzysty albo wręcz wydaje się, że jest kompilacją kilku różnych umów, nanieś swoje poprawki na dokumencie i negocjuj podpisanie umowy w nowym brzmieniu. Nie ma prawnych przeciwwskazań do tego, by umowa była napisana w języku obcym. Najważniejsze jest jednak byś Ty albo Twój prawnik dobrze znali ten język.

2. Umocowanie prawne do podpisania umowy

W Twoim interesie leży zweryfikowanie z kim zawierasz umowę oraz kto ją faktycznie podpisuje. W praktyce umowy z kontrahentami zagranicznymi podpisywane są przez pełnomocników z przedstawicielstw krajowych bądź regionalnych (w tym celu podmiot posiada stosowne pełnomocnictwo szczególne do podpisywania umów). Jeżeli umowa zostanie podpisana przez osobę niemającą stosownego umocowania prawnego bądź z przekroczeniem granic zakreślonych w pełnomocnictwie (osobę taką nazywamy pełnomocnikiem rzekomym, łac. falsus procurator), kontrakt będzie co do zasady nieważny, choć nie bezwzględnie. Oznacza to, że jeżeli reprezentowany (kontrahent, z którym zawierasz umowę) potwierdzi jej ważność, stanie się ona prawnie wiążąca.

3. Zakres umowy

Oczywiście zakres wzajemnych zobowiązań oraz oświadczeń powinien być możliwie precyzyjnie opisany. Jeżeli jakieś twierdzenia bądź pojedyncze słowa są dla Ciebie zbyt abstrakcyjne (np. stwierdzenie „siła wyższa“ ; „dyspozycyjność“ itp.) warto uściślić ich znaczenie w słowniku umowy albo opisać je w stosownym punkcie.

4. Zapis na sąd polubowny

Zapis na sąd polubowny powinien być dobrze opisany w umowie. Warto określić:

• jakiego rodzaju spory objęte są zapisem (np. wszystkie bądź wyszczególnione),
• w jakim języku ma być prowadzone postępowanie polubowne w przyszłości,
• liczbę arbitrów dla każdej ze stron, jak i sposób ich powołania,
• miejsce arbitrażu,
• prawo właściwe, na podstawie którego zapadnie rozstrzygnięcie (jeżeli w umowie jest zakreślone prawo właściwe dla zobowiązania to zapis ten nie jest konieczny),
• tryb postępowania,

W skrajnych przypadkach kontrahent może zapisać wyłączenie możliwości zabezpieczenia roszczeń. Warto jednak przeanalizować wysokość ewentualnych przyszłych sporów, które mogą powstać, by zdecydować się na pozostanie przy tym zapisie bądź zrezygnowanie z niego w całości albo pod pewnymi warunkami.

5. Właściwość sądu

Zwróć uwagę na właściwość miejscową sądu państwowego oraz sądu arbitrażowego (o ile w umowie znalazł się zapis na sąd polubowny).

6. Prawo właściwe dla zobowiązania

Bardzo ważny zapis dotyczy także określenia prawa właściwego dla zobowiązania. To na jego podstawie strony, jak i sąd interpretują zapisy umowy (jej ważność, wzajemne prawa i obowiązki itp.). Treść umowy nie może być sprzeczna z prawem właściwym określonym dla zobowiązania. Najlepiej jeżeli oczywiście jest to prawo znane zarówno Tobie, jak i Twojemu kontrahentowi.

7. Szczegółowość umowy

Styl pisania umów jest często zależny od systemu prawnego, a niekiedy wręcz kultury prawnej przyjętej w danym kraju. Przykładowo w systemie anglosaskim (ang. common law) umowy są na ogół dużo bardziej rozbudowane (niekiedy wręcz sztucznie rozwlekłe) niż w systemie kontynentalnym (ang. civil law). Warto by umowa była rozbudowana i szczegółowa, ale tylko w takim zakresie w jakim jest to konieczne i zapewnia Tobie bezpieczeństwo prawne.

Podsumowanie

Każda umowa jest źródłem praw i obowiązków co oznacza, że nie powinno podpisywać się jej pochopnie. Każdy zapis, każde słowo ma znaczenie w języku prawnym. Umowy warto negocjować nie tylko w kwestii wysokości wynagrodzenia, ale przede wszystkim w odniesieniu do zapisów, które nie zapewniają nam odpowiedniej ochrony bądź nakładają na nas więcej niż jesteśmy w stanie się na to zgodzić.

Dobrą praktyką jest posiadanie własnych wzorników umów (różnych w zależności od przedmiotu umowy) i przedkładanie ich kontrahentom. W przypadku współpracy z korporacjami czy też większymi firmami przyjęte procedury w tych organizacjach zakładają prace na własnych szablonach. W takiej sytuacji dokładnie przeanalizujmy każdy szczegół otrzymanego projektu umowy. Jak to bywa przy projektach niezbędnym może bowiem okazać się wprowadzenie zmian.

Beata Marek

IT&IP Lawyer, cyberlaw.pl

Specjalizuje się w prawie nowych technologii ze szczególnym uwzględnieniem prawa własności intelektualnej, ochrony danych osobowych oraz prawa kontraktowego. Od 4 lat zajmuje się problematyką cyberprzestepczosci, cyberzagrożeń oraz bezpieczeństwem informacji. Aktywnie działa w ISSA Polska – Stowarzyszeniu do spraw Bezpieczeństwa Systemów Informacyjnych, Cloud Security Alliance Polska, International Cyber Threat Task Force, a także w Fundacji Bezpieczna Cyberprzestrzeń. Redaktor Naczelna kwartalnika naukowego „Przegląd Prawa Technologii Informacyjnych. ICT Law Review”.