Wynajem biura to ważny etap w rozwoju firmy. Tak, jak podczas podjęcia decyzji o zatrudnieniu kolejnego pracownika, tak i w tym przypadku najważniejsze jest przygotowanie i zrozumienie naszych potrzeb. Na co uważać wynajmując biuro?
Zdjęcie royalty free z Fotolia
Poszukiwanie wymarzonego lokalu zacznij od analizy co jest dla całego teamu najważniejsze. Warto ustawić sobie listę priorytetów i według niej podjąć decyzję o wynajmie danego lokalu. Poniżej kilka czynników, które trzeba wziąć pod uwagę:
1. Metraż
Przyjmuje się, że na osobę powinno przypadać min 6m2 w open space do 15m2, jeśli planujemy sale konferencyjne. Przy 30 osobach powinniśmy poszukiwać biura od 180m2 do ok. 450m2. Na pewno w biurze dobrze mieć aneks kuchenny z, integrującym ludzi, dużym stołem jadalnym, “pokój socjalny” dla relaksu, szatnie, pomieszczenie gospodarcze na szczotki, mopy itp.
Jeśli planujesz salki konferencyjne zadbaj o to, aby były wygłuszone. Jeśli zależy Ci na komforcie rozmowy – przynajmniej jedna z salek nie może być oszklona. Przy obliczaniu metrażu warto zaplanować zapas, aby nie przenosić się do kolejnego biura po pół roku. Zawsze istnieje szansa dogadania się z właścicielem budynku na podnajem naszego lokalu zaprzyjaźnionej firmie.
2. Lokalizacja
Jeśli zależy Ci, aby ludzie z chęcią przychodzili do biura, warto zastanowić się nad dogodną lokalizacją. Zwróć uwagę na demografie w swojej firmie. Jeśli większość mieszka na przedmieściach i potrzebuje zieleni, ciszy i spokoju – warto zainteresować się np. willą pod miastem. Jeśli Twoim pracownikom zależy na dobrym dojeździe komunikacją miejską, pomyśl o centrum miasta, które jest zwykle dobrze skomunikowana z każdą dzielnicą.
Zwróć też uwagę czy budynek posiada parking, jeśli nie, to sprawdź gdzie w okolicy można parkować. Warto kupić kilka miejsc parkingowych na firmę, bo szukanie wolnego miejsca wokół biura na pewno sfrustruje twoich pracowników. Miesięczny abonament za jedno miejsce to ok. 350 zł w Poznaniu. Pomyśl też o osobach dojeżdżających rowerem. Mały stojak na rowery, nawet w samym biurze, będzie wystarczający. Chyba, że masz drużynę kolarską 🙂
Kreatywne przestrzenie możesz obejrzeć na NowyMarketing.pl
3. Zdanie pracowników
Dopytaj swoich pracowników, jakie mają oczekiwania, specjalne życzenia itp. Dla nich jest to biuro i oni powinni mieć wpływ na to, jak będzie ono wyglądało.
Zdjęcie royalty free z Fotolia
4. Budynek
Kamienica z klimatem, mieszkanie, nowoczesny biurowiec? Dopasuj biuro do swoich możliwości finansowych, brandingu, klientów. Wynajęcie biura w kamienicy i mieszkaniu jest tańsze i bardziej elastyczne w warunkach najmu. Biurowce to zwykle długoletni okres najmu oraz dodatkowy koszt za opłaty eksploatacyjne.
Zwróć szczególną uwagę na: otoczenie budynku, widok z okna, bliskie sąsiedztwo restauracji, sklepów – do których można wyskoczyć w czasie pracy, opinię sąsiadów czy ogrzewanie i klimatyzacja jest sprawna. Nie ma nic gorszego niż marznięcie w zimie i pocenie się latem.
5. Internet
Zwróć uwagę jaki dostawca usług jest dostępny i jaka jest maksymalna prędkość. Wolny internet to główny powód, dla którego ludzie wolą pracować w domu. Jeśli żaden z operatorów nie jest w stanie zapewnić Ci do pracy min 20mb/s, wybierz inne biuro lub zainwestuj w światłowód. Zawsze jednak pamiętaj, aby mieć dwa niezależne łącza od różnych dostawców, aby w razie awarii być przygotowanym.
6. Outsourcing
Jeśli w lokalu ma być przeprowadzona rewolucja, burzenie ścian itp., warto zatrudnić architekta wnętrz, który dopilnuje przebiegu prac. Jeśli nie mamy czasu na poszukiwania biura warto zwrócić się do pośrednika, który znajdzie dla nas najlepszą przestrzeń, dopasowaną do naszych potrzeb.
7. Umowa
Negocjuj, im dłuższy okres najmu tym cena powinna być niższa. Jeśli prowadzone są prace adaptacyjne, w umowie zaznacz ostateczny termin oddania lokalu i wysokie kary za zwłokę. Jeśli w budynku są prowadzone inne prace remontowe naciskaj, aby w umowie znalazł się zapis o godzinach, w których mogą być prowadzone. Jeśli właściciel nie chce się zgodzić – nie wynajmuj.
8. Właściciel
Jeśli od początku nie układa się Wam rozmowa, przeczuwasz że coś jest nie tak – zaufaj swojej intuicji i nie wynajmuj lokalu od niego. Szkoda czasu, pieniędzy i nerwów.
Warto poświęcić trochę czasu na poszukiwania. Z perspektywy czasu wiem, że dobre biuro, to lepsza atmosfera pracy. Jeśli w biurze występują problemy z internetem, jest głośno, ciemno, a okolica budzi wstręt, nikt z chęcią nie będzie w nim pracował. Nieważne, jak bardzo masz zintegrowany zespół i ile pracy, i pieniędzy wkładasz w team building. Współpracownicy muszą czuć się w biurze dobrze, aby efektywnie pracować.
Magdalena Tuchowska
Operations Manager w Netguru
Na co dzień zajmuje się administracją i team buildingiem. Jej zdaniem sprawny Office&HR Management przekłada się na wzrost wydajności i zadowolenia z pracy. Od kilku miesięcy prowadzi bloga o tematyce optymalizacji pracy i wydajności, głównie pod katem HR.
