Najważniejsze błędy w reprezentacji spółki. Jak się ich wystrzegać?

Jak jednak wnioskujemy z wielu przeprowadzonych czy koordynowanych procesów due diligence (o których pisaliśmy już trochę tutaj), founderkom i founderom bardzo często zdarza się popełniać przy reprezentacji spółek błędy.

Poniżej przedstawiamy podstawowe zasady reprezentacji spółek kapitałowych, a na końcu krótko omawiamy najczęstsze błędy i proponujemy sposoby ich uniknięcia.

Podstawowe zasady reprezentacji

Jeśli zarząd spółki jest 1-osobowy to spółkę reprezentuje ten jedyny członek/-ini organu.

Jeśli chodzi o zarządy wieloosobowe, to Kodeks spółek handlowych („KSH”) dla każdej ze spółek kapitałowych przewiduje analogiczną zasadę: jeżeli umowa/statut spółki nie stanowi inaczej, to do reprezentacji spółki są uprawnieni 2 członkowie/-nie zarządu albo 1 członek zarządu działający wraz z prokurentem[1].

Powyższa zasada bywa modyfikowana w umowie spółki/statucie najczęściej w taki sposób, że spółkę może/mogą reprezentować:

• każdy członek/-ini wieloosobowego zarządu samodzielnie – reprezentacja jednoosobowa;
• 2 osoby ze składu zarządu, przy czym jedną z tych osób zawsze musi być konkretna osoba wskazana z imienia i nazwiska albo członek organu pełniący daną funkcję: prezesa / wiceprezesa zarządu czy wiceprezeski zarządu ds. finansowych;
• 2 prokurenci działający łącznie;
• prokurent działający łącznie z członkiem zarządu.

[1] Porównaj art. 205 § 1 KSH dla spółki z ograniczoną odpowiedzialnością; art. 373 KSH dla spółki akcyjnej i art. 300⁶⁶ dla prostej spółki akcyjnej; celowo pomijamy kwestię reprezentacji prostej spółki akcyjnej przez radę dyrektorów, bo póki co nie jest to zbyt często powoływany organ prostej spółki akcyjnej.

Umowy z członkami/-iniami zarządu

Reprezentacja spółki wygląda inaczej przy zawieraniu umów (albo sporach sądowych) z członkiem/-inią zarządu. W takim przypadku spółkę reprezentuje pełnomocnik powołany uchwałą wspólników/akcjonariuszy albo rada nadzorcza[1].

Takim pełnomocnikiem/-czką nie może być inny członek/-ini zarządu[2], ale może być np. wspólniczka, która nie wchodzi w skład zarządu.

Opisywana zasada ma dużą wagę, bo umowy, które zawarto bez jej zachowania, są bezwzględnie nieważne (czyli mówiąc „nie po prawniczemu”: nie istnieją w obrocie prawnym – tak jakby nie zostały nigdy zawarte) i nie mogą być później konwalidowane (naprawione) przez ich późniejsze potwierdzenie[3].

[1] Porównaj art. 210 § 1 KSH dla spółki z ograniczoną odpowiedzialnością; art. 379 dla spółki akcyjnej i art. 300⁶⁷ dla prostej spółki akcyjnej.

[2] Istnieją odmienne, mniejszościowe poglądy na tę kwestię, których nie analizujemy w tym artykule.

[3] Omawiamy przeważający pogląd. Nie omawiamy mniejszościowego poglądu, który dopuszcza możliwość konwalidacji, ponieważ nawet Sąd Najwyższy wypowiada się w tej kwestii niejednolicie.

Reprezentacja przez pełnomocnika/-czkę

Z wyjątkiem umów z członkami/-iniami zarządu spółkę może też reprezentować „zwykły” pełnomocnik, czyli taki, którego powołuje zarząd (zgodnie z zasadami reprezentacji przyjętymi w danej spółce), a nie zgromadzenie wspólników czy akcjonariuszy.

Takim pełnomocnikiem/-czką może być osoba wchodząca w skład zarządu, przy czym w komparycji umowy powinna być wtedy określona właśnie jako pełnomocnik a nie członek zarządu, bo w tym konkretnym przypadku występuje w innej roli.

Najczęstsze błędy

1. Niewskazywanie w dokumentach sposobu reprezentacji spółki

Nie jest to błąd formalny ani taki, który spowoduje nieważność zawieranej umowy, ale utrudnia analizę zawieranej umowy. Wskazanie w dokumentach sposobu reprezentacji pomaga uniknąć chociażby: (a) błędów merytorycznych przy sposobie reprezentacji spółki, czy (b) wątpliwości spowodowanych np. tym, że podpisy pod umową są nieczytelne i po upływie wielu miesięcy od zawarcia danej umowy nie jesteśmy w trakcie badania due diligence jednoznacznie potwierdzić, czy umowa została zawarta w prawidłowy sposób.

Dobrą praktyką jest wpisywanie zawsze w komparycji umowy (czyli przy wskazaniu, kto ją zawiera) formułki:

„XYZ Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem […], reprezentowana przez np.:

• X – prezesa zarządu oraz Y – członka zarządu, uprawnionych do łącznej reprezentacji XYZ; albo
• X – członka zarządu uprawnionego do samodzielnej reprezentacji XYZ; albo
• X – pełnomocniczkę powołaną w trybie art. 210 KSH, tj. na podstawie uchwały wspólników nr 1 z dnia Y, która stanowi załącznik 1 do Umowy
• X – pełnomocnika XYZ, kopia pełnomocnictwa stanowi załącznik nr 1 do Umowy.

2. Niepoprawna reprezentacja spółki w umowach z członkami/-iniami zarządu

Niepoprawny jest każdy sposób reprezentacji spółki w umowach z członkami/członkiniami zarządu inny niż przez pełnomocnika/-czkę powołaną przez zgromadzenie wspólników/akcjonariuszy albo przez radę nadzorczą.

Na marginesie warto pamiętać, że jeśli stron umowy jest więcej (poza spółką i osobami z zarządu) – spółka powinna być również reprezentowana zgodnie z zasadami reprezentacji jak wskazano w pkt 1 – w takim przypadku połączymy dwa z zaproponowanych powyżej opisów sposobu reprezentacji spółki, np.:

(…) reprezentowana przez X – prezeskę zarządu oraz Y – członka zarządu, uprawnionych do łącznej reprezentacji XYZ, a w odniesieniu do X i Y przez C – pełnomocnika powołanego w trybie art. 210 KSH (…)

Warto zaznaczyć, że reprezentacja spółki przez radę nadzorczą niekoniecznie oznacza, że wszystkie osoby wchodzące w skład tego organu muszą podpisać się pod daną umową: rada nadzorcza może powołać w uchwale swojego przedstawiciela/reprezentanta, kwestia ta może również zostać uregulowana w regulaminie rady nadzorczej.

Warto jeszcze sprecyzować, że sposób reprezentacji określony w ww. przepisach dotyczy wszystkich umów z członkami/-iniami zarządu, czyli nie tylko tych związanych z funkcją pełnioną w organie, ale też np. umowach najmu, pożyczki czy przeniesienia praw własności intelektualnej na spółkę.

3. Członek/-ini zarządu występujący przy zawarciu danej umowy jako pełnomocnik opisany w komparycji jako „członek/-ini zarządu”

Członek/-ni zarządu może przy zawarciu umowy występować w dwóch rolach: jako członek zarządu, ale też jako „zwykły” pełnomocnik, upoważniony przez zarząd spółki np. do zawarcia konkretnej umowy (tzw. pełnomocnictwo do poszczególnej czynności, pełnomocnictwo szczegółowe) czy danego rodzaju umów, np. umów zlecenia ze współpracownikami spółki (tzw. pełnomocnictwo rodzajowe[1]).

W takim przypadku w komparycji umowy taką osobę opisujemy jako pełnomocnika – bo w tej konkretnej sytuacji występuje w tej roli, a fakt, że wchodzi w skład organu spółki nie jest istotny.

Osoba trzecia, która widzi, że daną umowę podpisał 1 członek zarządu (pomimo, że w danej spółce obowiązuje reprezentacja dwuosobowa), ma prawo zakładać, że była to błędna reprezentacja spółki, a nie działanie przez pełnomocnika.

Dobrą praktyką jest też załączanie kopii pełnomocnictwa upoważniającego do zawarcia danej umowy do jej skanu – po pierwsze dlatego, że osoba/podmiot z którymi zawieramy daną umowę powinna mieć do niego wgląd, a po drugie – dzięki temu unikniemy szukania skanów pełnomocnictw przy okazji np. due diligence.

Podsumowanie

Reasumując – reprezentacja spółek kapitałowych nie jest szczególnie skomplikowanym zagadnieniem, ale istnieje kilka wyjątków od ogólnych zasad, które warto znać. Najskuteczniejsze są najprostsze metody, czyli wpisywanie sposobu reprezentacji w komparycji umowy i łączenie skanów pełnomocnictw z umowami, które są zawierane na jego podstawie.

[1] Wyróżniamy też pełnomocnictwo ogólne, ale jego udzielenie członkowi zarządu przez spółkę jest kontrowersyjne, bo może służyć obejściu zasady reprezentacji danej spółki przez 2 członków zarządu.

Szymon Syp – Założyciel kancelarii prawnej SSK&W (najaktywniejszej kancelarii VC w regionie CEE według Pitchbook w 2022 r.). Specjalizuje się w transakcjach M&A.

Katarzyna Bąkowska – Prawniczka w kancelarii SSK&W. Specjalizuje się w transakcjach M&A, VC i private equity.