Tekst pochodzi z blogu www.emiliaostapowicz.pl
Decydując się na prowadzenie własnego biznesu internetowego macie do wyboru szeroki wachlarz form działalności: od indywidualnej po spółki osobowe, a kończąc na spółkach kapitałowych. Jedne są bardziej bezpieczne dla interesów właścicieli, drugie mniej, ale inne w ogóle. Startupowcy często decydują się na założenie spółek z ograniczoną odpowiedzialnością. Z jednej strony daje ona bezpieczeństwo majątku osobistego właścicieli, gdyż ma ograniczoną odpowiedzialność tylko do majątku firmy (co do zasady, bo nie zawsze). Ale z drugiej strony narzuca konieczność prowadzenia pełnej rachunkowości. Naturalnie zlecicie te wszystkie papiery księgowej i przestaniecie się nad tym zastanawiać, bo i po co, skoro macie osobę za to odpowiedzialną. A może powinniście?
Ustawa o rachunkowości precyzuje, że odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości odpowiada kierownik jednostki, a nie księgowa Taką osobą w przypadku spółek jednoosobowych jest prezes, a przy spółkach wieloosobowych to najczęściej członek zarządu do spraw ekonomicznych. Jeśli takiej osoby nie ma w zarządzie, to jest to odpowiedzialność zbiorowa wszystkich członków zarządu. I nikogo wtedy nie będzie obchodziło, czy się znacie na księgach rachunkowych, czy nie.
Czy da się uniknąć odpowiedzialności?
Nie. Jako spółka będziecie zawsze odpowiedzialni, ale… możecie zmniejszyć kwotę kary i otrzymać rekompensatę. Trzeba tylko pamiętać o dwóch istotnych rzeczach.
Jako CEO w swoich firmach, możecie przekazać obowiązki związane z rachunkowością zatrudnionej księgowej lub biuru rachunkowemu. Pomyślicie pewnie.. ale przecież to już zrobiliście. Ale czy na pewno? Sama umowa z biurem rachunkowym, czy umowa zatrudnienia osoby na stanowisko głównej księgowej, nic nie oznacza. Mówi to tylko o tym, że „ktoś zajmuje się tym w Waszej firmie”, a nie że jest za to odpowiedzialny. Aby nie było żadnych niedomówień, najlepiej stworzyć odrębny dokument, który jednoznacznie stwierdza, że od wyznaczonego dnia osoba/podmiot przyjmuje powierzenie jej odpowiedzialności za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą. Takie pismo powinno być podpisane przez tę osobę/podmiot łącznie z datą, a także podpisane przez wszystkich członków zarządu. Dopiero taki dokument w oczach sądu jest bezspornym powierzeniem obowiązków. Co to powoduje? Spółka nadal jest odpowiedzialna, więc i tak będzie musiała tę karę zapłacić. Jednak ze względu na dokument powierzenia odpowiedzialności, może otrzymać odszkodowanie od firmy ubezpieczeniowej, z którym biuro rachunkowe ma podpisaną umowę (każde biuro musi takie ubezpieczenie posiadać). W przypadku pracownika, możemy na drodze sądowej żądać od niego odszkodowania ze względu na jego niekompetencję.
Ale to jeszcze nie wszystko. Jeśli wystąpią błędy w księgach rachunkowych, to spółka zostanie ukarana podwójnie: za to, że księgowa się pomyliła i jeszcze za to, że zarząd jej nie dopilnował, że ona się pomyliła. Dlaczego? Kierownik jednostki jest bowiem odpowiedzialny za nadzór, nawet wtedy, gdy powierzy obowiązki komuś innemu. Aby uniknąć dodatkowych kar, należy przygotować oddzielny dokument, który stwierdza, że nadzór zarządu odbywa się poprzez procedurę raportowania tj. w przypadku gdy księgowa/biuro ma z czymś problem lub wynika jakiś błąd, to jest ona zobowiązana zaraportować to pisemnie do zarządu, a Wy wtedy reagujecie. W ten sposób sąd stwierdzi, że obowiązek nadzoru jest spełniony i nie narzuci Wam dodatkowej kary.
Generalnie, sankcje karne w świetle ustawy o rachunkowości nie są jeszcze dotkliwe, inaczej widzi to prawo podatkowe, które może skazać „biednego” CEO na karę pozbawienia wolności… ale o tym, innym razem.
Emilia M. Ostapowicz – studiowała Informatykę oraz Ekonomię na Uniwersytecie w Białymstoku i Uniwersytecie w Oldenburgu w Niemczech. Od 3 lat zawodowo zajmuje się obszarem analizy i prognozowania finansowego; sporządza projekty do UE, przygotowuje modele finansowe dla startupów i prowadzi blog STARTUP w liczbach.
