Outsourcing to wiele potencjalnych korzyści dla firmy: nie mamy ludzi na umowach o pracę czy zlecenie, nie ponosimy ryzyk osobowych i prawnych – stąd jego popularność. Jednak trzeba pamiętać, że obrany przez nas model współpracy z insourcerem może okazać się prawdziwym polem minowym, a ostatecznie, jak pokazuje wyrok sądu w Sieradzu, nawet doprowadzić do nałożenia kary pozbawienia wolności. O tym, jak bezpiecznie korzystać z outsourcingu rozmawiamy z dr Maciejem Chakowskim, Partnerem Zarządzającym w kancelarii C&C Chakowski & Ciszek.
Wyraźne wyodrębnienie procesu
Outsourcing jest w pełni legalny, ale nieprawidłowe wdrożenie może skutkować zarówno karami finansowymi jak i karnymi. Ryzyka związane z korzystaniem z tego rozwiązania, to te związane z ZUS, podatkami (głównie kwestie VAT-u) i prawem pracy.
W jaki sposób Urząd stwierdza nieprawidłowości w modelach outsourcingowych? Dr Maciej Chakowski z kancelarii C&C Chakowski & Ciszek mówi, że najczęstszym zarzutem przy kontrolach jest podważenie samego istnienia usługi. Jego zdaniem, aby uniknąć posądzenia o fasadowość procesu, firma korzystająca z usług outsourcingowych powinna przede wszystkim skupić się na poprawnym określeniu:
- przedmiotu usługi – outsourcing wymaga wyodrębnienia procesu, który przekazujemy do wykonania na zewnątrz,
- sposobu wykonania usługi – zleceniobiorca umożliwia dołączenie zleceniodawcy do zespołu zleceniobiorcy razem ze swoim kierownikiem; niedopuszczalna jest sytuacja, w której zleceniobiorca kieruje ludźmi z zatrudnienia zewnętrznego.
Świadomość pracowników równie ważna co dobra konstrukcja umów
Jak mówi dr Maciej Chakowski, wyrok sądu w Sieradzu dostarcza nam informacji, które mogą być wskazówką, jakich działań unikać, aby zapobiec nałożeniu kar finansowych i pociągnięcia do odpowiedzialności karnej. Jego zdaniem przede wszystkim trzeba zwrócić uwagę na:
- zbudowanie właściwego modelu/ relacji biznesowej; lepiej, żeby to był outsourcing procesowy, a nie pracowniczy,
- zadbanie o odpowiednio skonstruowane dokumenty,
- wytłumaczenie pracownikom, czym różni się wykonywanie przez nich pracy w ramach outsourcingu od działania na zasadach pracy tymczasowej.
Jeżeli jesteśmy outsourcerem i nie chcemy zostać oskarżonym o pozorną relację z insourcerem, powinniśmy również zadbać o uregulowanie kwestii związanych z korzystaniem z majątku insourcera. Maciej Chakowski radzi zawrzeć umowę barteru lub toolingu (ta ostatnia zwolniona jest z opodatkowania VAT-em).
Znacząca rola sygnalistów
Tym, co może pomóc wykryć zawczasu błędy w modelu outsourcingowym firmy, jest pomoc sygnalistów, czyli pracowników, których zadaniem jest zgłaszanie nieprawidłowości w firmie. Sygnalista zawczasu wykryje i poinformuje o błędach w we wdrażaniu modelu zarząd i dział compliance, dając czas na przygotowanie zmian w firmie przed kontrolą Urzędu.
Praca tymczasowa nie rozwiąże problemu
Gdy dostrzegamy, że nasz model outsourcingowy zawiera niepokojące luki, kuszącą alternatywą wydaje się być praca tymczasowa. Jednak jak podkreślał Maciej Chakowski, wyrok sądu w Sieradzu pokazuje, że nie jest to właściwa droga: – Oskarżony myślał, że praca tymczasowa może być swoistym listkiem figowym, jednak sąd bardzo szybko wyprowadził go z błędu. Na tym przykładzie widać, że linia obrony przez pracę tymczasową nie zdaje egzaminu.
Kogo może dotyczyć odpowiedzialność karna?
Nie tylko najwyższy szczebel zagrożony karą więzienia, a więc nie tylko właściciele firm czy członkowie zarządu spółek. Odpowiedzialnością mogą zostać obarczeni również dyrektorzy, a nawet managerowie projektów. Oni wszyscy powinni się zastanowić, czy nie są zagrożeni karą więzienia.
Autor: dr Maciej Chakowski, Partner Zarządzający w kancelarii C&C Chakowski & Ciszek
