Oto pięć pomysłów na to, jak ograniczyć koszty w różnych obszarach funkcjonowania nowej firmy.
Co roku w Polsce działalność rozpoczyna około 340 tys. nowych firm, co oznacza, że nasi rodacy należą do jednych z najbardziej przedsiębiorczych obywateli Unii Europejskiej. Niemal 96% z tych podmiotów gospodarczych to małe firmy. W jaki sposób można zoptymalizować koszty funkcjonowania takiego przedsiębiorstwa? Poniżej przedstawiamy pięć rozwiązań, jakie warto wdrożyć w nowej firmie.
1. Biuro coworkingowe
Koszty związane z wynajmem powierzchni biurowej nie należą do najmniejszych i nie jest to sytuacja charakterystyczna tylko dla naszego kraju. W ostatnich latach coraz silniejszą tendencją, zarówno w Polsce, jak i na świecie, jest bardzo dynamiczny rozwój biur coworkingowych. W 2016 roku nad Wisłą funkcjonowało ich już ponad 195, z czego 74 znajdowały się w Warszawie, 20 biur – w Krakowie, a 15 – w Gdańsku. Tego rodzaju powierzchnie udostępniają coraz częściej nie tylko wyspecjalizowane firmy, dysponujące siecią biur, ale także galerie handlowe, a nawet banki. Standardem w takich miejscach jest dostęp nie tylko do biurka, ale również coraz częściej do sali konferencyjnej, Wi-Fi oraz do usług dodatkowych (np. obsługa korespondencji, drukowanie, skanowanie itp.)
Biura coworkingowe najczęściej powstają tam, gdzie istnieje duże zapotrzebowanie na tego rodzaju usługi, czyli najczęściej w miastach, w których działa wiele start-upów i nowych firm. Dzięki coworkingowi można nie tylko ograniczyć koszty związane z wynajmem tradycyjnej powierzchni biurowej, lecz także przy okazji nawiązać nowe kontakty, a czasami również skorzystać z pomocy prawnej lub księgowej.
2. Wynajem długoterminowy samochodu
Coraz częściej samochód jest nie tylko narzędziem pracy, ale również traktowany jest jako wizytówka przedsiębiorcy. Niestety, zakup pojazdu firmowego wiąże się często ze znacznymi kosztami. Problemem może być także uzyskanie kredytu przez nową firmą na samochód. Część przedsiębiorców decyduje się na leasing pojazdów, inni wybierają wynajem długoterminowy aut. Warto dodać, że w Polsce już co piąta mała i średnia firma korzysta z tego ostatniego rozwiązania, jak wynika z badań Instytutu Keralla Research, a rynek wynajmu długoterminowego powiększył się w 2015 roku o 16,6% w stosunku do 2014 roku. Przedsiębiorcy doceniają ten sposób pozyskiwania samochodów dla firmy ze względu na duże korzyści kompleksowej obsługi i finansowania oraz przewidywalność kosztów. Należy podkreślić, że w porównaniu do leasingu, przedsiębiorca nie ponosi kosztów ubezpieczania pojazdów w wynajmie długoterminowym (pakiet ubezpieczeniowy wykupuje firma wypożyczająca samochód), nie ma tu również limitu kilometrów, a użytkownik ma zapewnioną pomoc w przypadku awarii auta i nie ponosi również kosztów zakupu opon oraz ich wymiany sezonowej. Dzięki takiemu rozwiązaniu można skutecznie zoptymalizować wydatki na firmową flotę.
3. Pakiet biurowy w modelu SaaS
Technologia SaaS, czyli Software as a Service (oprogramowanie jako usługa) to kolejny sposób na ograniczenie kosztów w firmie. Tego rodzaju rozwiązanie polega na udostępnianiu zainteresowanym przedsiębiorcom oprogramowania za pomocą internetu i chmury obliczeniowej. Technologia SaaS to przede wszystkim oszczędność czasu, większa mobilność pracowników, ale również korzyści biznesowe i oszczędność. Przedsiębiorca nie musi ponosić dużych kosztów inwestycji we własną infrastrukturę informatyczną, nie musi jednorazowo wydawać dużych środków na licencje, ponieważ usługi w modelu SaaS dostępne są w formie abonamentu.
Przykładem może być pakiet aplikacji biurowych, bez których trudno wyobrazić sobie funkcjonowanie jakiejkolwiek nowoczesnej firmy. Wybierając usługi Microsoft Office 365, otrzymujemy dostęp do najbardziej znanych programów niezbędnych w przedsiębiorstwie, jak Word, Excel, PowerPoint. Outlook i OneNote. Aplikacje te dostępne są zarówno online, jak i offline, dlatego bez problemu można korzystać z nich z dowolnego miejsca w Polsce i dowolnego urządzenia – smartfona, tabletu, komputera zarówno z systemem Windows, iOs jak i Android. . W ten sposób można mieć biuro zawsze pod ręką.
Warto jednak dodać, że Office 365 to w rzeczywistości dużo więcej niż pakiet biurowy. Użytkownicy otrzymują stały dostęp do firmowej poczty e-mail o wielkości 50 GB, mogą korzystać z dysku w chmurze obliczeniowej (pojemność 1 TB), przechowując tam i jednocześnie współdzieląc firmowe pliki oraz dokumenty, a także z usług SharePoint Online i OneDrive. To pozwala pracować nad jednym projektem osobom znajdującym się w różnej lokalizacji. Office 365 umożliwia również korzystanie ze Skype dla Firm (np. nawiązywanie połączeń głosowych, organizowanie spotkań online itp.). Dla optymalizacji kosztów ważna jest również możliwość dostosowania abonamentu usług do potrzeb konkretnej firmy (plany dostępne na stronie https://products.office.com/pl-pl/business/office).
4. Księgowość internetowa
Mały przedsiębiorca często albo sam poświęca czas i energię na prowadzenie spraw księgowych jego firmy, albo decyduje się na ponoszenie wysokich kosztów zatrudnienia odpowiedniego specjalisty lub skorzystanie z usług biura rachunkowego. Od kilku lat dostępna jest jednak wygodna i przede wszystkim tańsza alternatywa dla powyżej wymienionych rozwiązań – księgowość internetowa. To idealna propozycja dla tych przedsiębiorców, którzy szukają oszczędności, a jednocześnie chcą mieć pod kontrolą wszystkie procesy finansowo-księgowe.
Księgowość internetowa to łatwe w obsłudze i intuicyjne narzędzia w postaci aplikacji pozwalającej samodzielnie prowadzić księgowość ze wsparciem odpowiedniego oprogramowania. W ten sposób można samodzielnie wystawiać faktury i rachunki, wprowadzać koszty, prowadzić KPiR, a także wypełniać deklaracje podatkowe. Często aplikacje księgowe udostępniane są w opisywanym wcześniej modelu SaaS z abonamentem, a gdy zachodzi taka potrzeba, można skorzystać z dodatkowych usług, jak wsparcie profesjonalnego księgowego. Koszt księgowości internetowej to średnio kilkadziesiąt złotych miesięcznie, czyli o wiele mniej niż wynajęcie księgowej z biura rachunkowego.
5. Optymalizacja składek ZUS
Na koniec warto jeszcze zwrócić uwagę na obszar, który w każdej działalności gospodarczej generuje duże koszty bez względu na to, czy firma przynosi zysk, czy wręcz przeciwnie – składki ZUS. W internecie można znaleźć wiele ogłoszeń „ekspertów” proponujący optymalizację składek ZUS, ale w rzeczywistości wiele z takich rozwiązań prowadzona jest na granicy prawa. Składki ZUS można jednak zupełnie legalnie zoptymalizować w przypadku nowej firmy i warto szukać w tym obszarze oszczędności, ponieważ w 2016 roku wysokość miesięcznej składki ZUS wynosi aż 1121,52 zł. Przedsiębiorcom, którzy rozpoczynają działalność przysługuje tzw. ZUS preferencyjny, czyli składka miesięczna w wysokości 465,28 zł w 2016 roku. Aby jednak płacić niższy ZUS, należy spełniać następujące warunki:
- w okresie 60 miesięcy kalendarzowych przed prowadzeniem działalności gospodarczej nie można wykonywać pozarolniczej działalności;
- nie można prowadzić działalności na rzecz byłego pracodawcy.
Niższe składki ZUS przysługują przez 24 miesiące od rozpoczęcia funkcjonowania nowej firmy nawet, jeśli działalność gospodarcza zostanie zawieszona na pewien okres. Warto dodać, że niższe składki ZUS obowiązują również, gdy prowadzi się działalność gospodarczą i jednocześnie pracuje się na umowę o pracę, umowę zlecenie (nie może się dublować z wykonywaną działalnością) lub jest się emerytem. W każdym z tych przypadków płacona jest tylko składka zdrowotna w wysokości 288,95 zł
Optymalizacja kosztów to ważny aspekt prowadzenia firmy. Należy jednak mieć świadomość, że redukcja wydatków nie może odbywać się kosztem ograniczania potencjału biznesowego firmy. W przeciwnym przypadku zamiast zdobywać przewagę konkurencyjną na rynku i zyskiwać nowych kontrahentów, przedsiębiorstwo stanie się nieefektywne, a nie o to przecież chodzi w optymalizacji kosztów.
