Plany nie mogą być ani zbyt ambitne, ani zbyt szczegółowe – Łukasz Gągała [wywiad]

Bo współzałożyciel biura rachunkowego Piasecki Gągała wie, o czym mówi. Po godzinach spędzonych w biurze znajduje czas na sport i na nagrywanie kolejnych odcinków podcastu „Fit za biurkiem”. Do tego zanim ruszył z własnym biznesem, rozwijał firmę po godzinach.

Wcześniej bowiem pracował przy wycenie funduszy inwestycyjnych oraz w banku Pekao S.A. Jak więc godził pracę na etacie z pracą nad własnym biurem rachunkowym? O to właśnie zapytałem Łukasza w pierwszej kolejności.

Łukasz Gągała: Pracując po godzinach, co nie było prostym zadaniem, bo na co dzień zajmowałem się wyceną funduszy inwestycyjnych, a to niemal całkowicie pochłaniało mój czas. Poza tym na początku działalności nie miałem zbyt wielu klientów, więc godziłem obie funkcje, no i szukałem wolnego czasu, który mógłbym przeznaczyć na rozwój swojego biznesu.

W efekcie dokonałem ewidencji dnia pracy. Spojrzałem na listę zadań i zastanowiłem się, co mogę oddelegować – tak zdobyłem kilka godzin. Do tego nie pracowałem w weekendy, więc 80% sobotniego i niedzielnego czasu poświęciłem własnej firmie. W międzyczasie zatrudniłem się w Banku Pekao S.A., gdzie moi przełożeni dbali, bym nie pracował więcej niż 8 godzin dziennie.

Adam Sawicki, MamStartup: Ostatecznie jednak rzuciłeś bezpieczny i wygodny etat. 

Dokładnie pod koniec lipca 2017 roku. Byłem wówczas w drodze na wesele przyjaciela, które odbyło się w Czechach, i zdałem sobie sprawę, że znów mam coraz mniej czasu. 

Mimo że biuro rachunkowe rozwijało się we właściwym kierunku, to nie miałem chwili dla siebie. Podpisałem więc wypowiedzenie i wziąłem je ze sobą do Czech z myślą, że zaraz po powrocie do Polski wręczę je przełożonemu. I faktycznie tak zrobiłem. Prosto z lotniska pojechałem do firmy, złożyłem wypowiedzenie i przepracowałem jeszcze jeden miesiąc. 

Trudno było podjąć tę decyzję?

Chciałbym powiedzieć, że nie, ale bym skłamał. Miałem przecież stabilną pracę w dobrej firmie, z dobrym wynagrodzeniem i wygodnymi godzinami pracy. Kto rezygnuje z takiego życia? Poza tym wahałem się, czy to oby na pewno dobry moment. Może warto poczekać i odłożyć trochę pieniędzy. Nie poczekałem, podjąłem decyzję – trudną, ale jednocześnie najważniejszą decyzję w moim życiu. I jej nie żałuję.

Ani przez chwilę nie żałowałeś? 

Przez pierwsze pół roku codziennie myślałem, żeby wrócić na etat, bo wciąż nie byłem przekonany o słuszności podjętej decyzji. Głównie dlatego, że zostawiłem otwartą furtkę – pracodawca znów by mnie zatrudnił – i dlatego, że zaraz po przejściu na swoje, sprawy w firmie zaczęły się komplikować. 

Przed odejściem z Pekao rozpocząłem współpracę z kilkoma większymi podmiotami, ale ze względu na brak czasu zatrudniłem podwykonawcę, który prowadził księgi dla jednego z moich klientów. Wkrótce potem okazało się, że robił to na tyle niestarannie, że przez trzy miesiące musiałem korygować roczne zapisy, przez co pracowałem jeszcze więcej niż na etacie. A dopiero co przeszedłem na swoje. Byłem sfrustrowany i zrozpaczony. Mimo to starałem się nie tracić celu z oczu, bo wciąż chciałem prowadzić biznesu.

Czy coś poza chęcią posiadania firmy także trzymało Cię przy działalności? 

Mój wspólnik. Mimo różnic między mną a Piotrkiem uzupełniamy się na różnych polach. Motywujemy się nawzajem. Gdy mam słabszy dzień, wiem, że mogę liczyć na wsparcie Piotrka. Kiedy on z kolei ma gorszy okres, może liczyć na moją pomoc. Przyjaźnimy się. 

I z tego powodu razem prowadzimy biznes. Już podczas studiów wiedzieliśmy, że chcemy mieć własną firmę. Nie wiedzieliśmy jaką. Po prostu wiedzieliśmy, że chcemy mieć firmę. Życie podsunęło nam pomysł. Piotrek skończył prawo, ja finanse i rachunkowość. Pojawił się punkt styku i tak razem stwierdziliśmy, że uruchomimy biuro rachunkowe. 

Poza tym ufamy sobie. Nie dlatego, że wiąże nas umowa, ale dlatego, że mamy podobne wartości. Oczywiście na niektóre aspekty prowadzenia biznesu patrzymy zupełnie inaczej, niemniej właśnie przez pryzmat wartości znajdujemy wspólny mianownik. Dzięki temu tak skutecznie działamy w tandemie.

Po czym poznać, że ma się ze wspólnikiem te same wartości? 

Spędzając czas razem. Poznając reakcje i zachowania partnera w rozmaitych sytuacjach. Wątpię, żeby ankiety albo testy osobowości przyniosły pozytywne rezultaty. Jak w każdej relacji, także w relacji biznesowej, potrzeba czasu. Poza tym nad relacją trzeba pracować.

Na zdjęciu: Łukasz Gągała | fot. mat. pras.

To znaczy, że z Piotrkiem musieliście się docierać?

Tak, wciąż się docieramy. Bo każdy z nas co innego widzi, patrząc w tym samym kierunku. Niemniej zawsze szukamy kompromisu przez wcześniej wspomniany pryzmat wspólnych wartości i celów. Wychodzimy poza ego, nie spieramy się który z nas ma większą władzę. Zamiast tego próbujemy wejść w buty drugiej osoby i spojrzeć na biznes jej oczami. 

Ostatnio rozmawiałem z Piotrkiem na temat upadku biznesów i doszedłem do wniosku, że większość firm upada nie dlatego, że mają słabe produkty i nie potrafią zarządzać, ale przez to, że wspólnicy się nie dogadują. Ich wartości się rozjeżdżają i w efekcie tworzą różne wizje biznesu. To rodzi konflikty. My natomiast szukamy wspólnego mianownika i nie wchodzimy sobie w kompetencje. Podzieliliśmy obowiązki i tego podziału się trzymamy.

W ten sposób wyróżniliśmy dwa główne obszary naszej działalności. Pierwszy to obszar techniczny, a drugi proceduralny. Ja zajmuję się pierwszym, odpowiadam za księgowość i rozliczenia klientów; Piotrek zaś drugim, pozyskuje klientów, odpowiada za rozwój firmy, a także za kontakty z klientami. 

Jak w związku z tym wygląda Twój dzień pracy?

Każdy kolejny dzień pracy jest raczej podobny do poprzedniego. Dzień wcześniej ustalam zadania, które mam wykonać nazajutrz i potem po prostu je realizuję. Każdy dzień staram się dzielić na trzy segmenty. Pierwszy segment nazywam segmentem technicznym. W tym czasie zajmuję się sprawami księgowymi, czyli na przykład prowadzę księgi dla klientów i robię rozliczenia. Drugi segment to segment optymalizacyjny. W tej części dnia poszukuję rozwiązań, które pomogą mi przyspieszyć prace księgowe. Ostatni, trzeci segment dnia to segment biznesowy – to czas na nawiązywanie i budowanie relacji z klientami. 

Nie jest to jednak sztywny podział, bo w trakcie miesiąca zdarzają się tzw. gorące okresy – zwłaszcza między 15. a 25. – kiedy głównie pracuję nad księgowością klientów.

Oprócz pracy ważna jest także higiena pracy. Robię więc regularne przerwy i wstaję od biurka, żeby zrobić sobie kawę lub nalać szklankę wody. Przerwy są bardzo ważne, bo pozwalają otrząsnąć głowę z myśli i zwiększyć wydajność. 

A co robisz, gdy plan dnia się rozjeżdża?

Po latach prowadzenie działalności wiem, że plany nie mogą być ani zbyt ambitne, ani zbyt szczegółowe. Oznacza to, że nie rozpisuję planu dnia co do minuty, bo zawsze może wydarzyć się coś niespodziewanego i pilnego do wykonania. Staram się więc konstruować dzień w taki sposób, żeby zostawić sobie czas na realizację nieprzewidzianych zadań.

Kiedy właśnie takie zadanie się pojawia, najpierw przeglądam plan dnia i zastanawiam się nad priorytetami i obowiązkami, których wykonanie mogę odpuścić, przełożyć na później lub przekazać któremuś z pracowników. Niezależnie jednak od tego, co niespodziewanego pojawi się w danym dniu, staram się pracować nie więcej niż 10 godzin. Oczywiście bywa tak, że czasami muszę nagiąć tę zasadę i zostać w biurze dłużej, ale nie jest to norma.

I mimo to znajdujesz czas na sport… 

Abraham Lincoln powiedział kiedyś, że gdyby miał osiem godzin na ścięcie drzewa, sześć spędziłby na ostrzeniu siekiery. Planowanie jest istotne w każdej dziedzinie życia, zarówno jeśli chodzi o biznes, jak i o zdrowie. Jeśli więc chcesz utrzymać dobrą formę prowadząc firmę, musisz wkomponować zdrowe posiłki i aktywność fizyczną w harmonogram dnia.

Najczęściej jednak ludzie tego nie robią; szukają wymówek, broniąc się brakiem czasu, ale brak czasu doskwiera mniejszości. Są przecież przedsiębiorcy, którzy prowadzą kilka firm, wykładają na uniwersytetach, mają rodziny i mimo to znajdują czas na sport. Ich priorytety są po prostu inne. Zamiast oglądać telewizję, wolą pobiegać lub pójść na siłownię. 

Jeśli ktoś mi mówi, że bardzo chce uprawiać sport, ale nie ma na niego czasu, a w trakcie weekendu obejrzał sezon ulubionego serialu, to coś jest nie tak. Co? Właśnie priorytety.

Jak więc dbasz o zdrowie?

Zdrowo się odżywiam i ćwiczę na siłowni.

Nie jestem fanem żadnej „religii dietetycznej”. Wychodzę z założenia, że powinno się jeść z umiarem i znać potrawy, które służą i szkodzą zdrowiu. Na tej podstawie dopiero można się zabrać za planowanie jadłospisu – samemu lub pod okiem dietetyka. Jeśli skarżysz się na brak czasu, sięgnij po pomoc fachowca. Inaczej czeka cię lektura opasłych książek. 

W moim przypadku sprawdza się pięć posiłków dziennie, z czego trzy to konkretne, mięsne posiłki z dodatkiem warzyw, dwa pozostałe to owocowe przekąski. Dzień zawsze zaczynam od jajecznicy na boczku, bo posiłki białkowo-tłuszczowe po prostu mi służą.

Poza tym utrzymuję formę dzięki wizytom na siłowni, na której codziennie się pojawiam na 30-40 minut. Wcześniej ćwiczyłem cztery razy w tygodniu, ale teraz testuję nową formułę.

Znajduję na to czas, bo każdy trening wpisuję w harmonogram mojego dnia. W związku z tym, że rozpoczął się rok szkolny, a co za tym idzie na ulicy pojawiło się więcej pojazdów, przyjeżdżam do biura na godzinę 10:00, o godz. 18:30 jestem poza i w drodze na siłownię. Tak oszczędzam czas. Niemniej trening na siłowni nie jest jedyną aktywnością, której się podejmuję. Poza tym biegam, za czym nie przepadam. 

Po co więc to robisz? 

Z dwóch powodów. Po pierwsze bieganie podnosi wydolność tlenową organizmu i po drugie buduje wytrzymałość psychiczną. Bo żeby biegać nie wystarczą silne nogi lub pojemne płuca. Musisz umieć powiedzieć sobie „dam radę, pobiegnę dalej”, mimo że kompletnie nie masz na to ochoty. I chociaż nie lubię biegać, to biegam. Robię to w nocy, kiedy ulice pustoszeją. Zakładam słuchawki i biegnę przed siebie. 

Żeby być dobrym w jakimkolwiek sporcie, czy to w bieganiu, pływaniu, czy podnoszeniu ciężarów, potrzebujesz trzech elementów: nakładu czasu, coraz wyższej poprzeczki i systematyczności. Jeśli przez dłuższy czas będziesz regularnie podnosić poprzeczkę w dowolnej dziedzinie, osiągniesz w niej sukces. Dotyczy to nie tylko sportu, ale i biznesu.